5 Tipps zum Protokollieren von Videokonferenzen

Moderne Technologien ermöglichen die Verwendung der Ausrüstung für fast alle geschäftlichen Anforderungen. Die Kommunikation hat sich also zu einer völlig anderen Form entwickelt als noch vor einem Jahrhundert (oder sogar mehreren Jahrzehnten). Heutzutage bevorzugen die Menschen die Online-Kommunikation gegenüber persönlichen Treffen. Und es macht auf jeden Fall Sinn.

Moderne Fernarbeit und Online-Kommunikation

Wenn man sich die moderne Arbeit ansieht, ist es schwer zu übersehen, dass jede Handlung mit Technologie zusammenhängt. Dies ist seit geraumer Zeit ein häufiges Ereignis, wird aber noch häufiger, seit die Welt mit COVID-19 konfrontiert ist.

Die Menschen bevorzugen massiv Remote-Arbeit. Dies führt zu einer vollständigen Änderung des Formats der Teamarbeit und der Art und Weise, wie Meetings durchgeführt werden. So sind Online-Meetings heute alltäglich geworden, und die Menschen entwickeln diese Art der Kommunikation auf jede erdenkliche Weise weiter, um sie noch komfortabler zu machen. Aber selbst bei solch einem sich schnell ändernden technologischen Fortschritt gibt es immer noch rein menschliche Eigenschaften wie Aufmerksamkeits- und Gedächtnisschwäche. Aber die Technologie steht uns zur Verfügung, um damit umzugehen.

Warum ist es wichtig, Videokonferenzen aufzuzeichnen?

Notizen machen ist das übliche Notizen machen, aber organisierter und gefasster. Es ist äußerst wichtig, das Online-Meeting zu protokollieren, da es hilft, die Hauptthese und die besprochenen Entscheidungen zu strukturieren und zu behalten.

So können Sie und Ihre Kollegen Ihre aktuellen Aufgaben und Verantwortlichkeiten nachvollziehen. Aber um es so effektiv wie möglich zu machen, ist es besser, ein paar Tipps zum Protokollieren zu beachten.

Tipps für effiziente Protokollierung

Wenn Sie die folgenden Tipps beachten, wird die Protokollierung einfacher und produktiver:

• Definieren Sie Ihren Zweck – was ist der Zweck des Treffens? Welches Ergebnis erwarten Sie davon? Verwenden Sie es, um zu bestimmen, was zu beachten ist und was nicht.
• Verwenden Sie die Agenda als Struktur. Haben Sie es vor dem Treffen zur Überprüfung. Aber wenn Sie ohne angefangen haben, fragen Sie zu Beginn der Konferenz nach einem Dokument mit einer Kopie.
• Schreiben Sie nicht alles auf, was Sie hören. Achten Sie auf die Dinge, die für Ihr Ziel und für zukünftige Meetings am wertvollsten sind.
• Haben Sie keine Angst zu unterbrechen. Wenn etwas nicht klar ist, ist es besser, nachzufragen, bevor die Diskussion weitergeht.
• Machen Sie Notizen zugänglich. Ihre Kollegen, die an der Besprechung teilnehmen, sind möglicherweise nicht in der Lage, das Protokoll der Besprechung online zu führen, also teilen Sie es, damit alle informiert sind.

Die Verwendung von Video und Audio zum Teilen von Informationen ist eine effektive Methode zur Durchführung von Geschäftstreffen. Aber manchmal führt es zu Konzentrationsverlust. Somit hilft die Verwendung eines Protokolls, diesen Mangel auszugleichen.

Was wird für die Protokollierung benötigt?

Denken Sie im Voraus darüber nach, was Sie brauchen. Denken Sie darüber nach, wie Sie das Protokoll erstellen und bereiten Sie spezielle Geräte, Software oder ein Blatt Papier mit einem Stift vor. Verwenden Sie die Tools, die Sie verwenden, schneller – dies hilft Ihnen, sich auf den Inhalt Ihres Schreibens zu konzentrieren und nicht auf den Schreibprozess. Um den Prozess zu vereinfachen, verwenden Sie Anwendungen - suchen Sie nach der bequemsten und bequemsten für Sie und arbeiten Sie mit Vergnügen.

Aufzeichnungen: wann es sinnvoll ist und wann nicht

Notizen sind nur dann sinnvoll, wenn sie das Wesentliche enthalten. Kommen wir also zu den wichtigen Informationen:

• Diskussionsthema;
• getroffene Entscheidungen;
• Ort und Namen der Verantwortlichen;
• Datum und Uhrzeit;
• offene Fragen ohne Lösung.

Fügen Sie je nach Zweck Ihres Meetings Punkte hinzu oder entfernen Sie Punkte.

Die Praxis des Notizenmachens ist so alt wie nützlich. Und mit modernen Ressourcen machen wir es zu einem einfachen Prozess. Protokollführung und die richtigen Online-Meeting-Apps sind die perfekte Kombination für Produktivität. Nutzen Sie also Ihre Chance, die iMind-App kostenlos zu erkunden und die volle Funktionalität mit bestimmten Plänen freizuschalten.