Wie entscheiden Sie, wann Sie tatsächlich ein Meeting einberufen, anstatt eine E-Mail zu senden?

Je mehr Menschen ihr Geschäft entwickeln, desto mehr müssen sie kommunizieren. An dem Prozess sind Partner, Kunden, Experten und andere Personen beteiligt. Aber was ist der schmale Grat zwischen einer schriftlichen E-Mail-Nachricht und dem, was in einem Meeting besprochen wird?

Beliebte Kontaktmethoden

Heute sehen wir eine Vielzahl von Kommunikationsmitteln. Die meisten von ihnen sind jedoch abgelegen. Es spiegelt die moderne Lebensweise, allgemeine Trends und den technologischen Fortschritt wider, was die Übertragung von Informationen über beliebige Entfernungen vereinfacht. Heute gibt es also vier am häufigsten verwendete Kommunikationsmethoden:

• Persönliche Kommunikation ist die älteste aller Arten. Es ermöglicht Ihnen, einen vollwertigen Informationsaustausch entweder zu einem Thema oder zu nonverbalen Hinweisen zu erleben.
• Bei Online-Meetings können Sie nur Audio oder in Kombination mit Video verwenden. Sie ahmen persönliche nach, eignen sich aber aufgrund der Funktionalität moderner Anwendungen am besten für professionelle Zwecke.
• Telefonate sind ebenfalls weit verbreitet, werden aber im Gegensatz zu früher heute meist durch Videoanrufe ersetzt. Da sie nur den Austausch von Textinformationen zulassen, erfüllen sie nicht die modernen Anforderungen an den Informationsgehalt. Daher verwenden die Leute sie, um etwas Dringendes im Geschäft zu benachrichtigen oder zu fragen.
• Textnachrichten per E-Mail und Instant Messenger sind noch häufiger als Telefonanrufe. Heutzutage sehen die Leute Benachrichtigungen fast sofort nach ihrer Ankunft und die meisten ziehen es vor, eine SMS zu schreiben, anstatt anzurufen. Einige halten sogar Anrufe ohne Benachrichtigung für schlechte Manieren.

Unter den genannten Kommunikationsmitteln sind Online-Meetings und E-Mail die gängigsten und gefragtesten.

Geschäftsgespräch

Wie man am besten mit Kollegen und Kunden spricht, hängt ganz vom konkreten Fall ab. Beachten Sie das Prinzip „Je kleiner der Wert, desto schneller die Nachrichtenübertragung“. Für kurze Diskussionen, die per E-Mail geführt werden können, müssen keine Videokonferenzgeräte verwendet werden.

Denken Sie aber in jedem Fall an den Ton und die Sprechweise. Es ist immer besser, als Person zu sprechen, nicht nur als Geschäftsvertreter. Bleiben Sie positiv und aufrichtig, um das Beste aus Ihrer Kommunikation zu machen.

Die beliebtesten Wege der Geschäftskommunikation

Wir haben einige der gebräuchlichsten Kommunikationsmittel erwähnt. Genauer gesagt gehören dazu:

• E-Mail - für Marketingkampagnen, Diskussion von Angeboten, Benachrichtigungen und Austausch von Dokumenten;
• Instant Messenger - für eine engere und schnellere zwischenmenschliche Kommunikation;
• Eins-zu-Eins-Anrufe - wenn Sie sich in Instant Messenger unwohl fühlen;
• Gruppen-Videomeetings – regelmäßig oder um Projekte oder Geschäfte zu besprechen.

Je besser Sie diese Kanäle integrieren, desto mehr Ergebnisse bringt Ihre Kommunikation. Durch den Einsatz dedizierter Hardware und Apps können Sie Ihre Produktivität weiter steigern.

E-Mail vs. Online-Meeting: Wann zu verwenden

Die Grundprinzipien des formalen Kommunikationsstils werden entwickelt. Die folgenden Elemente sind die neuesten Ergänzungen:

• Wenn Sie etwas anzubieten, zu sagen oder zu diskutieren haben - schreiben Sie. Sie müssen die Leute nicht stören, weil Sie ein tolles Angebot haben. Geben Sie Ihren Partnern oder Kunden Zeit, sich mit dem Thema zu befassen und schriftlich ihre Meinung zu äußern.
• Leiten Sie Ihren Gesprächspartner nicht zu oft per E-Mail weiter. Wenn Sie verstehen, dass dies möglich ist, laden Sie ihn zu einer Videokonferenz ein, um Ideen mit allen Kollegen zu besprechen, die Sie einbeziehen müssen.
• Nehmen Sie den Großteil Ihrer Nachricht auf einmal und seien Sie prägnant. Heutzutage gibt es einen Trend, das Beste aus dem geringsten Zeitaufwand herauszuholen. Vermeiden Sie übermäßig geschäftige E-Mails und verwandeln Sie sie in Termine. Dasselbe gilt für Besprechungen mit geringem Wert, bei denen es sich um E-Mails handeln kann.

Achten Sie auf diese Punkte und halten Sie die klassischen Regeln der Geschäftskommunikation für am effektivsten.

Allgemeine Regeln für Meetings und E-Mails

Die Regeln, die vor der häufigen Nutzung von Online-Fernkommunikationsmitteln existierten, wurden durch moderne Anforderungen geändert. Sie benötigen also:

• noch genauer als bisher mit der Zeit gehen;
• verwischen Sie den Hintergrund, um Ihr Leben privat zu halten;
• seien Sie nicht zu aufdringlich mit E-Mails; usw.

Befolgen Sie die Logik und die allgemeinen Regeln der Geschäftsetikette, und Sie werden nie etwas verpassen.

Moderne Menschen scheinen offener zu sein. Sie schätzen ihre persönlichen Grenzen jedoch mehr als je zuvor in der Geschichte. Dieser Trend erstreckt sich auch auf die Geschäftskommunikation. Und um einen positiven Eindruck zu hinterlassen, müssen Sie diese Grenzen respektieren. Die Verwendung der iMind-Anwendung für Videokonferenzen ermöglicht es Ihnen, die modernen Kommunikationsregeln zu befolgen, ohne Informationen zu verlieren.