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Juni 24, 2021·7 min reading

8 Tipps zur Beschleunigung der kollaborativen Entscheidungsfindung mit Video

8 Tipps zur Beschleunigung der kollaborativen Entscheidungsfindung mit Videokonferenzen

Wir hatten Angst, während der Pandemie auf Remote-Arbeit umzustellen: Wir waren zu 100 % ein Bürounternehmen. Aber es stellte sich heraus, dass sich unsere kollektive Entscheidungsfindung mit Videomeetings im Gegenteil beschleunigte. So sehr, dass wir Videoanrufe nicht aufgeben, wenn wir zurück ins Büro kommen. Wir teilen unten Lifehacks. Zuerst - der Hauptgeneral, dann - in drei Phasen des Treffens: davor, während und danach.

Beginnen Sie den Tag mit einem Team-Call

Kontaktieren Sie Abteilungen oder Projektteams. Viele haben während der Pandemie mit dieser Praxis begonnen, wir auch! Und wir werden nicht aufhören, wenn wir das Büro verlassen. Wir haben 3 Fragen auf der Tagesordnung, jede beantwortet sie der Reihe nach. Was hast du gestern gemacht? Was machst du heute? Was sind die Herausforderungen oder Erfolge? Alle sind immer auf der gleichen Wellenlänge.

Schlechtes Beispiel:

"Guten Morgen! Hast du gestern Fußball geschaut? Ja, so ein Spiel. Es ist übrigens so heiß, dass ich nicht gut schlafen konnte. Weiß jeder, was wir heute tun? Gut, ok."

Gutes Beispiel:

"Guten Morgen. Nikita, sag mir, was du gestern gemacht hast, was du heute machst. Super, danke. Fragen zu Aufgaben? Nein, okay. Mascha, was ist los mit dir? Okay, gut gemacht, Mash. Und heute mache ich einen Quartalsbericht. Danke, einen schönen Tag noch!"

Vorbereitung auf ein gemeinsames Entscheidungstreffen

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Überprüfen Sie, ob es zusätzliche Mitglieder gibt

Es ist nicht notwendig, alle und jeden zur Kundgebung zu rufen. Laden Sie nur diejenigen ein, die dem Thema nahe stehen oder zum Gespräch beitragen können. Jeff Bezos, CEO von Amazon und einer der reichsten Menschen der Welt, wendet die „ Zwei-Pizza-Regel “ an: Rufen Sie so viele Leute an, wie Sie von zwei Pizzen ernähren können.

Wenn wichtige Teilnehmer es nicht schaffen, verschieben Sie das Meeting – viel besser, als es noch einmal zu tun.

Schlechtes Beispiel:

Diskutieren Sie auf einer Mitgliederversammlung der Personalabteilung mit Personalvermittlern und Personalleitern, die Frist für die Schließung von Stellen zu verkürzen.

Gutes Beispiel:

Auf der Hauptversammlung, um Fragen zu diskutieren, die alle betreffen. Sammeln Sie nur Personalvermittler, um die Frist für die Schließung von Stellen zu verkürzen.

Reichen Sie Ihre Agenda im Voraus ein

Ein Meeting damit zu beginnen, zu erklären, was passieren wird, ist ein todsicherer Weg, viel Zeit zu verschwenden. Es ist notwendig, die Tagesordnung zusammenzufassen und an das Thema zu erinnern, aber wenn Sie Fragen im Voraus senden, haben die Teilnehmer Zeit, sich vorzubereiten.

Senden Sie die Tagesordnung am Tag vor der Sitzung. Diese Zeit reicht für die Vorbereitung: Die Teilnehmer haben Zeit zum Nachdenken, Erkenntnisse können zu ihnen kommen. Aber es bleibt nicht viel Zeit: Die Leute werden ihre Ideen nicht vergessen. Laut einer Studie von Lumen Learning (amerikanische Lehrerfortbildungskurse) vergessen Menschen innerhalb von 24 Stunden nach dem Lernen einen erheblichen Teil neuer Informationen. Dies wird im Abschnitt „ Übertragen von Informationen in das Langzeitgedächtnis “ des Kapitels Gedächtnis und Informationsverarbeitung ihres Studienmaterials beschrieben.

Schlechtes Beispiel:

"Hallo alle! Heute bei unserem Treffen ist das Thema eine Überraschung! Diskussion über Zeitreisen mit einem rasenden Auto und einem Glockenturm!“.

Gutes Beispiel:

„Wie Sie sich aus den gestrigen E-Mails erinnern, diskutieren wir Zeitreisen mit Hilfe eines übertakteten Autos und einer Turmuhr. Herr Zemeckis, was denken Sie darüber?“

Ein Meeting halten

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Brainstorming per Video

Brainstorming in einer Videokonferenz ist bequemer als in einem Besprechungsraum. Ideen sollten aufgeschrieben werden, die Liste sollte von allen einsehbar sein. Informationen zur gemeinsamen Entscheidungsfindung können an die Tafel geschrieben werden – aber beim nächsten Treffen wird alles gelöscht. Und das Kopieren von Text aus dem Board in Arbeitsdokumente funktioniert nicht. Sie können mit Laptops oder Tablets in den Konferenzraum kommen, aber Sie können nicht eine Stelle im Dokument für alle scannen. Was ist, wenn Sie Desktop-Computer haben?

Fragen Sie, besprechen Sie wichtige Dinge per Video – aber was ist mit der Sicherheit? Wenn Sie Mind verwenden, werden Ihre Meetings durch ein von der US-Regierung verwendetes Protokoll geschützt .

Schlechtes Beispiel:

Stellen Sie ein Team aus Umzugshelfern und Programmierern ein, um Ihre stationären PCs in den Besprechungsraum und wieder zurück zu transportieren.

Gutes Beispiel:

Anruf, um Managemententscheidungen per Videolink zu treffen.

Machen Sie sich während des Meetings Notizen

Notieren Sie sich wichtige Punkte - es hilft, ohne etwas zu verlieren, am Ende des Meetings eine Zusammenfassung zu erstellen. Im Falle von Änderungen oder Ergänzungen nach der Kundgebung ist es nur notwendig, die Notizen zu „kämmen“ und nicht zu anderen Personen zu gehen und die bei der Versammlung angesprochenen Themen zu wiederholen.

Dabei helfen Videoanrufe. Erstellen Sie ein Dokument, durchsuchen Sie alle Teilnehmer und bearbeiten Sie es in Echtzeit für einen Beschluss der Mitgliederversammlung. Es könnten Google Docs sein - oder Notizen-Apps wie Apple Notes, MS OneNote, Notion.

Schlechtes Beispiel:

Am Ende der Kundgebung: „Lida, nehmen Sie Änderungen am Verkaufsprozess vor, um alles widerzuspiegeln, was wir besprochen haben.“ Lida vergaß ein paar Momente, missverstand ein paar. Der Geschäftsprozess wird ab dem vierten Mal genehmigt, der Leiter der Verkaufsabteilung verbringt Zeit damit, Lida noch einmal zu erklären, was in der Besprechung besprochen wurde.

Gutes Beispiel:

Lida nimmt Änderungen vor, indem sie sich auf ihre Notizen bezieht. Jeder sah die Notizen während des Meetings – alles, was ungenau oder falsch war, wurde sofort korrigiert. Der Geschäftsprozess ist bereits in der ersten Ausgabe gut: Der Leiter der Vertriebsabteilung nimmt ein paar Änderungen vor und gibt ihn beim zweiten Mal frei.

Die einflussreichsten sprechen zuletzt

Wenn die Gruppe während eines Brainstormings oder einer Diskussion aus Mitarbeitern unterschiedlicher Ebenen besteht, bitten Sie die Vorgesetzten und die angesehensten Kollegen, zuletzt zu sprechen. Wenn sie zuerst sprechen, besteht eine gute Chance, dass sie aufgrund ihres Status die Meinung anderer und die kollektive Entscheidungsfindung beeinflussen und die vielversprechenden Ideen schüchterner jüngerer Kollegen unterbinden.

Schlechtes Beispiel:

„Wir starten eine Kundgebung. Unser Stellvertreter Regisseur hat eine coole Idee. Will sich jemand zu Wort melden? Niemand? Vielen Dank an alle, bis bald!”

Gutes Beispiel:

„Wir starten eine Kundgebung. Liebe Neueinsteiger, Sie haben einen frischen, ungetrübten Blick auf unsere Personalpolitik. Hast du eine Idee dafür?"

Nach dem Treffen

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Weisen Sie einen Verantwortlichen und Fristen zu

Legen Sie klar fest, wer für die Umsetzung verantwortlich ist. Geben Sie an, wann Sie das Ergebnis erwarten. Sie können das Datum je nach Umfang der Aufgabe einige Stunden oder Tage früher als das tatsächliche Datum festlegen. Die Chance, das Gewünschte rechtzeitig zu bekommen, steigt 😉

Schlechtes Beispiel:

„Es ist mir egal, wer das macht, aber ich möchte die Rekrutierungspolitik auf meinem Schreibtisch haben. Tun Sie, was Sie können, aber tun Sie es so schnell wie möglich.“

Gutes Beispiel:

„Alena, ich vertraue dir die Rekrutierungspolitik an. Einsendeschluss ist nächsten Donnerstag, aber fertig bis Mittwoch Nachmittag. Wenn überhaupt, wird es die Möglichkeit geben, sie zu bearbeiten.

Senden Sie die Ergebnisse an die Teilnehmer

Damit die Umsetzung der getroffenen Entscheidungen ganz oben steht, übermitteln Sie allen Beteiligten, worauf sie sich geeinigt haben – Punkt für Punkt, schriftlich. Lassen Sie sich bestätigen, dass alles so ist. Geschieht dies nicht, könnten vielbeschäftigte Manager oder Kunden einige der getroffenen Gruppenentscheidungen vergessen. Versuchen Sie dann zu beweisen, dass Sie wie vereinbart gehandelt haben.

Wenn Sie sich per Videoschaltung treffen, kann die Kundgebung aufgezeichnet werden. Müssen Sie sich an die Details erinnern? Schau dir den Beitrag an!

Schlechtes Beispiel:

  • Warum zum Teufel lädt unsere Seite immer noch 5 Sekunden aus Australien?!
  • Ivan Ivanovich, wir haben darüber gesprochen und entschieden, dass das Einbetten eines Blogs Priorität hat.
  • Das kann nicht sein, ich feuere alle!

Gutes Beispiel:

  • Schauen Sie, hier ist die Zusammenfassung im Meeting-Chat, hier setzen Sie selbst ein Like. Und das Laden der Seite ist direkt nach dem Blog geplant.
  • Ach, tatsächlich. Es war so, tut mir leid. Ich werde mir die Aufzeichnung der Rallye ansehen, denk daran, warum ich das entschieden habe.

Zusammenfassung und Checkliste eines effektiven Videomeetings

Wir haben für Sie eine Checkliste mit diesen Lifehacks zur gemeinsamen Entscheidungsfindung erstellt – kopieren Sie sie in Ihr Notizbuch oder Ihren Planer:

Täglich:

  • Beginnen Sie den Tag mit einem Team-Call

Vor der Kundgebung:

  • Reichen Sie eine Tagesordnung ein
  • Keine zusätzlichen Personen?

Bei der Kundgebung:

  • Brainstorming - in einer Videokonferenz
  • Wer macht sich Notizen?
  • Fragen Sie die Senioren zuletzt

Nach der Kundgebung:

  • Weisen Sie Verantwortliche und Fristen zu
  • Senden Sie alles, was vereinbart wurde, schriftlich an alle

Und hier kann die Checkliste heruntergeladen und ausgedruckt werden – in schönem Design vom Checklisten-Designer 365done.ru .

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