Wie bereiten Sie die Voraussetzungen für ein effektives virtuelles Einzelgespräch vor?

Wenn Sie an etwas arbeiten, müssen Sie von Zeit zu Zeit einige Probleme besprechen. Und Online-Meetings sind eine ideale Lösung, um aktuelle Probleme schnell zu lösen. Aber wie können sie am besten wirksam werden und warum brauchen wir auch für Einzelgespräche einen Rahmen?

Was ist ein Einzelgespräch?

Ein Einzelgespräch ist ein Online-Meeting, das Sie über ein Videokonferenzsystem oder eine Video-Chat-App mit nur einer Person abhalten. Dieses Format ist häufiger als normale Teammeetings, da es flexibler ist (weniger Teilnehmer, einfacher zu organisieren und durchzuführen).

Dies gibt den Menschen viele Möglichkeiten für die Fernkommunikation und geschäftliche Zwecke.

Vorteile von Face-to-Face-Meetings

In Unternehmen, die hybrid oder vollständig remote arbeiten, finden häufig persönliche Mitarbeitergespräche statt. Sie erlauben:

• Sparen Sie Zeit und Geld – egal ob Einzelgespräch mit einem Mitarbeiter oder Einzelgespräch mit einem Vorgesetzten – Kollegen arbeiten schneller, weil sie alles direkt und schnell besprechen können. Sie müssen nicht für ein Vorstellungsgespräch ins Büro gehen oder einen Termin für ein Geschäftsessen vereinbaren: Sie können mit der Videokonferenz-App telefonieren.
• Zeigen Sie mehr Produktivität – je schneller Sie diskutieren und Entscheidungen treffen, desto schneller zeigt sich das Ergebnis. Es betrifft jede interne oder externe Kommunikation.
• Verstehen Sie das Problem klarer - es gibt Situationen in Teambesprechungen, in denen Sie sich über ein Problem ein wenig aufregen, und wenn es gelöst ist, müssen Sie erneut nachfragen, um es zu klären. Einzelgespräche vermeiden diese Unannehmlichkeiten und machen von Anfang an alles klar.
• Bauen Sie gegenseitiges Verständnis auf - wenn zwei Personen kommunizieren, ist es für sie einfacher, eine gemeinsame Sprache zu finden. Sie können auf die Interessen und Meinungen ihres Gesprächspartners achten und die persönliche Kommunikation ist zwischenmenschlicher. Das erleichtert die Kompromissfindung.

Sie können diese Liste beliebig fortsetzen. Unter dem Strich ist es in einigen Situationen, in denen Sie sich zeigen oder jemanden überzeugen müssen, viel bequemer, an einer Online-Einzelkonferenz teilzunehmen. Aber um ein noch besseres Ergebnis zu erzielen, braucht man noch eine Art Rahmen.

Warum brauchen Sie eine Struktur für ein Meeting?

Sie benötigen eine Einzelgesprächsstruktur, um die Kommunikation mit Ihrem Partner, Vorgesetzten oder Kunden zu organisieren. Es ist viel einfacher, sich in einem zwischenmenschlichen Gespräch ablenken zu lassen und die Diskussionslinie zu verlieren. Sie brauchen also eine Art These, um sich selbst zu führen und alle gewünschten Punkte zu berühren. Wenn Ihr Meeting von abgeschlossenen und aktuellen Aufgaben zu zukünftigen übergeht, wird die Diskussion logischer und Sie werden Ihr Meeting wahrscheinlich produktiver gestalten.

Wie strukturiert man ein Einzelgespräch?

Das Erstellen eines Rahmens erfordert Vorbereitung. Es umfasst zwei Phasen: vor dem Meeting und während des Meetings.

Vor dem Treffen sollten Sie:

• den Kontext festlegen - welches Projekt, welche Aufgabe und welche Probleme aufgetreten sind;
• Legen Sie die Tagesordnung für das Einzelgespräch fest – was Sie besprechen und betonen möchten;
• erstellen Sie einen Plan - schreiben Sie ihn auf und lassen Sie Platz für Notizen.

Mit dieser Struktur im Hinterkopf fällt es Ihnen leichter, sich auf die wichtigsten Punkte zu konzentrieren. Bitte beachten Sie, dass es während des Meetings besser ist, die folgende Reihenfolge einzuhalten:

1. Beginnen Sie mit der Registrierung, fragen Sie, ob alles in Ordnung ist, ob eine zuverlässige Verbindung besteht und ob der Gesprächspartner Ton und Bild in hoher Qualität hat. Sprechen Sie vielleicht ein paar Minuten, um die Situation zu entspannen, wenn etwas schief geht.
2. Besprechen Sie die Schwierigkeiten und Probleme, die Sie haben. Dies sind normalerweise die dringendsten Themen, die es zu besprechen gilt. Fangen Sie also damit an, damit Sie nichts Wichtiges verpassen.
3. Erkennen Sie Siege an - heitern Sie sich ein wenig auf, denn das Lösen von Problemen ist immer stressig. Besprechen Sie, was und wie Sie damit umgegangen sind und welche positiven Ergebnisse Sie erzielt haben.
4. Erstellen und verfolgen Sie Aktionen, um festzulegen, welche nächsten Schritte Sie unternehmen werden, um Ihre Arbeit abzuschließen.

Wenn Sie einen strukturierten Diskussionsplan haben, wird es Ihnen leichter fallen, genau zu sprechen, was bedeutet, dass Ihr Gesprächspartner Sie eher versteht.

Schaffen Sie die Basis für das Meeting nach Ihren Bedürfnissen

Betrachten Sie die Gründe für das Gespräch. Wenn er einige schnelle Lösungen anbietet, ist es am besten, sich kurz zu fassen. Aber befolgen Sie trotzdem den Plan, den Sie erstellt haben, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Das spart Zeit und Mühe, eine gemeinsame Sprache zu finden. Wenn Sie etwas erklären oder zeigen müssen, nehmen Sie eine Präsentation oder andere visuelle Hilfsmittel in den Plan auf. Aber folgen Sie der Reihenfolge: von der Vergangenheit zur Zukunft, vom Negativen zum Positiven.

Online-Einzelgespräche sind unter Geschäftsleuten weit verbreitet. Sie sind schnell und effizient, was es uns ermöglicht, uns besser zu verstehen und den kritischen Punkt detaillierter hervorzuheben. Ergreifen Sie Ihre Chance, Ihre Meetings mit hochwertiger Videokonferenzausrüstung und der iMind-App zu verbessern.