Wie erstelle ich eine Agenda für ein virtuelles Meeting?

Heutzutage sehen sich Fachleute aufgrund der veränderten Form des Arbeitsablaufs unterschiedlichen Anforderungen gegenüber. Und einer davon betrifft virtuelle Meetings. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, müssen die Mitarbeiter noch besser organisiert bleiben als zuvor, und eine Agenda für ein Teammeeting ist eine Option.

Was macht eine virtuelle Konferenz?

Die Tagesordnung eines Remote-Meetings ist ein Überblick über Diskussionspunkte und Aktivitäten zu einem bestimmten Thema. Die Tagesordnung enthält in der Regel:

• Dissertation zum Thema;
• sequentielle Abfolge von Aktionen;
• und Informationen zu Lernmaterialien.

Damit Ihr Programm ein effektives Videokonferenz-Tool ist, müssen Sie es im Voraus (mindestens einen Tag vor dem Online-Meeting) senden, damit sich Ihre Kollegen vorbereiten können.

Warum ist die Meeting-Agenda wichtig?

Für effektive virtuelle Meetings benötigen Sie einen Plan. „Effektiv“ bedeutet, dass das Team nach Ihrer Kommunikation keine Fragen hat. Alles ist klar und transparent. Um dieses Ergebnis zu erzielen, müssen Sie einige Punkte und Einschränkungen beachten, insbesondere wenn Sie nur begrenzt Zeit für Konferenzen haben.

Die Agenda für effektive Teammeetings umfasst:

• Daten über „Wann? Woher? Wer?" - Fragen zur Bestimmung des Ortes und der Teilnehmer;
• der formulierte Zweck der Diskussion;
• Daten zu "Hausaufgaben" - was die Teilnehmer für das Treffen vorbereiten müssen;
• eine Abfolge von Aktionen mit einer ungefähren Zeit, um jede auszuführen;
• Daten über relevante Informationen.

Dies ist die vollständigste Variante, aber Sie können sie nach Ihren Bedürfnissen ändern.

Gründe für die Verwendung der Agenda

Besprechungsagenden sind besonders wichtig und wünschenswert, weil sie helfen:

• es ist besser, dem Hauptthema zu folgen;
• bleiben Sie organisiert und konzentriert (weichen Sie nicht von den Hauptthemen ab);
• Beziehen Sie alle vor Beginn des Meetings mit ein (Sie wählen die Teilnehmer aus, damit sie Zeit zum Reden haben; sie können Ihnen auch dabei helfen, das Programm abzuschließen);
• machen die Ergebnisse der Diskussion deutlicher.

Auf den ersten Blick scheinen diese Punkte offensichtlich, aber die einfachsten Dinge werden oft übersehen.

Tipps zur Agendaeinstellung

Sie können verschiedene Ideen für die Teammeeting-Agenda verwenden. Die Hauptsache ist, die folgenden Regeln zu befolgen:

• tun Sie es im Voraus;
• bitten Sie die Personen, die Sie ausgewählt haben, es auszufüllen;
• den Plan mindestens einen Tag vor der Konferenz anpassen und versenden;
• Fristen setzen und einhalten;
• die wichtigsten Diskussionspunkte hervorheben;
• Aspekte hervorheben, die gemeinsame Entscheidungen erfordern;
• Vermeiden Sie es, zeitlich schwer einzugrenzende Ereignisse einzubeziehen;
• Gehen Sie von der vollen Beteiligung jedes Teilnehmers aus – bringen Sie alle zum Reden.

Dadurch erhalten Sie das bestmögliche Ergebnis.

Vorlage für die Agenda der Konferenz

Um das Rad nicht neu zu erfinden, können Sie die folgende Vorlage verwenden.

Folgen Sie dem Diagramm und arrangieren Sie es nach Belieben.

Eine Agenda ist ein großartiges Werkzeug, um Ihr Team produktiver zu machen und Sie dazu zu bringen, die Dinge ganzheitlich zu betrachten. Dies macht den gesamten Arbeitsablauf bewusst, also nutzen Sie die Chance, die Vorteile zu erleben.