Geplante Meetings: Wie oft haben Sie Projektteam-Meetings?

Mit dem Aufkommen von Remote-Kommunikationsmethoden ist es viel einfacher geworden, Geschäftstreffen durchzuführen. Aber Leichtigkeit bedeutet nicht, dass Sie sich jeden Tag oder einmal im Monat treffen müssen. Die Häufigkeit der Besprechungen hängt von den Besonderheiten Ihres Teams und der Art der Aufgaben ab, die Sie lösen möchten.

Was ist eine geplante Videokonferenz?

Geplante Meetings helfen dabei, die Kommunikation im Team aufrechtzuerhalten, aktuelle Aufgaben zuzuweisen und abzuschließen und deren Fortschritt zu überwachen. Dies ist ein wiederkehrendes Geschäftstreffen, das online oder vor Ort stattfindet.

Wie werden geplante Besprechungen bei der Remote-Teamarbeit verwendet?

Wenn Teamarbeit remote wird, müssen die Menschen darauf achten, die Verbindungen zwischen ihnen aufrechtzuerhalten und in Verbindung zu bleiben. „Aber ist es notwendig, sich häufiger in einem Remote-Format zu treffen?“ - du fragst. Hier ist die Definition des Treffens einer Kadenz erforderlich.

Kadenz ist zunächst ein Sportbegriff und meint die Schrittfrequenz oder Umdrehungen pro Minute. Übertragen auf geschäftliche Besprechungen bedeutet dies die Häufigkeit von Besprechungen, die das beste Ergebnis für die Zusammenarbeit liefert.

Arten von Teammeetings.

Es gibt zwei Arten von Teammeetings:

• Wartung (geplant) - um die Ausführung von Aufgaben zu kontrollieren;
• um den Kurs zu ändern – schlagen Sie neue Elemente vor, wenn Sie sich mit Ihrem Team treffen.

Für beide Arten ist ein angemessener Moment erforderlich.

Probleme, wenn die Zeiträume zwischen den Terminen zu kurz oder zu lang sind

Teambesprechungen per Videokonferenz sind effektiv, wenn Sie erfolgreich in Schwung kommen. Andernfalls können Sie mit einem frustrierten und ungeordneten Team enden. Wenn die Pausen zwischen den Konferenzen zu lang sind, verlieren Sie die Kontrolle und Ihr Team verliert an Beziehung und Teamfähigkeit. Wenn Sie sie zu nahe beieinander halten und sich zu oft treffen, werden sie nichts Neues zu sagen haben und sich nicht produktiv genug fühlen.

Wie finden Sie die richtige Trittfrequenz für Ihr Team?

Das Unternehmen muss berücksichtigen, woran das Team arbeitet, wenn es nach der richtigen Kadenz für taktische Meetings sucht.

Was ist bei der Planung regelmäßiger Meetings zu beachten?

Bei all den zeit- und ressourcensparenden Vorteilen von Videokonferenzen sollten Sie dennoch Folgendes berücksichtigen:

• Dringlichkeit und Wichtigkeit – wenn es etwas zu besprechen gibt;
• Stabilität - wenn alles glatt läuft;
• Arbeitsfunktion - wie Sie die Arbeit aufgeteilt haben;
• Interdependenz – dass die Teammitglieder am meisten interagieren müssen.

Diese Punkte können Ihnen helfen, Ihre ideale Frequenz zu bestimmen und sie zu ändern, wenn etwas schief geht.

Alternativen zum Planen eines Videoanrufs

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Häufigkeit nicht ideal ist, eine häufigere Verwendung von Videokonferenzsoftware jedoch nicht effektiv ist, können Sie andere Mittel verwenden, um mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben. Es funktioniert normalerweise gut mit der Plattform als Arbeitsbereich für die gemeinsame Nutzung von Dateien, das Kommentieren von Aufgaben und Instant Messaging. Denken Sie über Ihre Ideen nach und diskutieren Sie diese gemeinsam.

Rhythmusbeispiele für verschiedene Treffpunkte und Teams

Um einige spezifische Ideen zu untermauern, werfen Sie einen Blick auf die folgende Tabelle.

Probieren Sie verschiedene Optionen für Ihren Fall aus, um die perfekte Balance zu finden.

Regelmäßige Besprechungen sind ein fester Bestandteil jedes Arbeitsablaufs. Aber das Wichtigste ist, den Mittelweg zu finden. Verwenden Sie die iMind-App für Terminplanung und Planung, um die Arbeit Ihres Teams so produktiv wie möglich zu gestalten.