Der vollständige Leitfaden für virtuelle Meetings im Jahr 2022
Mit der rasanten Entwicklung von Videokonferenztechnologien sind sie zu einem weiteren Geschäftsvorteil geworden. Online-Konferenzen sind im Geschäftsleben für Teammanagement, Arbeitsorganisation, Kundenservice usw. äußerst nützlich. Warum also nicht diesen Fernkommunikationsmodus nutzen, um Ihre Marke bekannt zu machen?
Virtuelles Konferenzkonzept
Virtuelle Konferenzen unterscheiden sich stark von Online-Meetings. Letzteres ist effektiv für gelegentliche und regelmäßige Remote-Teammeetings, Indoor-Unternehmensveranstaltungen und sogar einige Outdoor-Events.
Virtuelle Konferenzen ermöglichen alles, was mit Videoanrufen nicht möglich ist: umfassende öffentliche Kommunikation, Gewinnung von Sponsoren, gründliche Analyse von Daten usw. Sie ähneln Webinaren, bieten jedoch mehr Möglichkeiten zur Kommunikation, zum Aufbau von Geschäftsbeziehungen usw.
Warum virtuelle Konferenz?
Die virtuelle Konferenz ermöglicht es Ihnen, die Teilnehmerzahl zu erhöhen. Reisen kostet Zeit und Geld, und es ist viel besser für die Teilnehmer, wenn sie keine Zeit und kein Geld für fragwürdige Aktivitäten verschwenden müssen. Und es ist zweifelhaft, ob sie Alternativen haben, wenn Sie keine Möglichkeit zur Fernteilnahme anbieten.
Ziele der virtuellen Konferenz
Zu den allgemeinen Zielen für die Planung virtueller Konferenzen gehören:
- potenzielle Geschäftsziele – Steigerung der Lead-Generierung, Markenbekanntheit, Beteiligung der Gemeinschaft, Generierung von Einnahmen;
- soziale Ziele - von der persönlichen Verbesserung bis zur Freizeit.
Für einen virtuellen Konferenzveranstalter ist es immer besser, sich zwei Hauptziele aus den oben aufgeführten Kategorien zu setzen. Es zwingt Sie, sich auf etwas Messbares und Umsetzbares zu konzentrieren.
Organisationsphasen und Aufgaben
Sogar jede Organisation bietet ein paar grundlegende Schritte an, die befolgt werden müssen. Im Falle einer virtuellen Konferenz können Sie bessere Ergebnisse erzielen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.
- Erstellen Sie ein Konzept – die Hauptidee, um die herum Ihr Plan aufgebaut wird.
- Erstellen Sie eine Strategie – welche Elemente werden Sie verwenden, um Ihre Ziele zu erreichen.
- Wählen Sie Software und Hardware aus - dies kann einige Kosten verursachen.
- Denken Sie an Registrierung und Publikumsumfragen, um Daten zu sammeln.
- Sammeln Sie nach der Online-Konferenz Feedback, um mehr über Ihr Publikum zu erfahren und mögliche Fehler zu berücksichtigen.
Diese Schritte helfen, Verantwortlichkeiten und Arbeit zu trennen, da die Vorbereitung eine sorgfältige Berücksichtigung vieler Aspekte erfordert. Schließlich ermöglichen sie eine bessere Analyse und einen besseren Vergleich nach Ablauf des Ereignisses.
Sponsoring-Funktionen
Das Sponsoring der Online-Konferenzplanung bietet die Möglichkeit, Kosten zu senken, und sieht einer Offline-Veranstaltung sehr ähnlich. Der einzige Unterschied besteht in der Art und Weise, wie Werbung implementiert wird. Außerdem stoßen Sie möglicherweise auf Sponsoren, die schwerer zu überzeugen sind. Hier müssen Sie alle positiven Daten (aus Prognoseberechnungen und früheren Analysen) verwenden.
Welche Daten und Analysen können Sie erhalten?
Die wichtigsten Arten von Daten sind:
- Veranstaltungsdaten - was, wo, wie und wann es organisiert wurde;
- Profildaten - Informationen über Teilnehmer;
- Engagement-Daten – Interaktionsdynamik und Ergebnisse.
Erstens hilft es Ihnen, den Vergleich mit früheren Veranstaltungen zu organisieren. Die zweite zielt darauf ab, Profile Ihrer potenziellen Kunden zu vervollständigen oder zu erstellen. Letzteres zeigt die Effektivität Ihrer Strategie.
Virtuelle Konferenzen erfordern einen durchdachten organisatorischen Ansatz. Dies ist eine vielschichtige Veranstaltung, die den Einsatz bestimmter Werkzeuge erfordert. Um das Beste daraus zu machen, muss man sehr auf Details achten.