Tipps zur Organisation einer Telefonkonferenz im Großraumbüro

Die Videokonferenztechnologie ist ein großer Vorteil für Unternehmen, die vollständig oder teilweise Remote-Modelle verwenden. Aber Büros sind immer noch traditionelle Arbeitsräume. Darüber hinaus beseitigen Büros mit offenem Konzept nicht die Notwendigkeit, über Online-Meetings zu kommunizieren, sodass der Umgang mit seinen Funktionen schwierig sein kann.

Was bedeutet es, in einem Großraumbüro zu arbeiten?

Großraumbüros sind Büros ohne Barrieren zwischen den Mitarbeitern. Es kann einige bedingte Partitionen geben, aber sie bieten keine Stille und Privatsphäre. Diese Arbeitsbereiche sind wegen ihrer Vorteile für die Zusammenarbeit beliebt. Sie ermöglichen Ihnen eine schnellere und einfachere Kommunikation, sodass Sie nicht von einem Raum in den anderen gehen müssen, um mit jemandem zu sprechen. Daher nutzen Unternehmen sie, um die kreativen Aspekte zu verbessern und die Effizienz der Teamarbeit zu steigern.

Aber in solchen Büros sind Videokonferenzen immer noch das Werkzeug für die Fernkommunikation.

Merkmale des Großraumbüros

Großraumbüros haben mehrere Funktionen, die Möglichkeiten bieten, die Kommunikation zu erleichtern:

• der ganze Raum hat keine Wände - nur das Büro des Managers ist abgetrennt;
• Arbeitertische sind in Inseln oder Reihen angeordnet - je nach Innenraum und Freiraum;
• Tische sind durch einfache Trennwände aus Holz (oder Kunststoff) oder gar keine getrennt.

Daher sind diese Büros normalerweise laut, und das ist normal.

Konferenzprobleme in einem Open Space

Für effektive Videokonferenzen muss das Büro eine ruhige und friedliche Umgebung haben, was in einem offenen Raum unmöglich zu erreichen ist. Einige Leute gehen ständig herum, reden und lenken Ihre Aufmerksamkeit ab. Daher ist es manchmal schwierig, sich zu konzentrieren, den Gesprächspartner oder sich selbst zu hören, sich auf das Gesprächsthema zu konzentrieren.

Tipps für eine solche Konferenz

Um die genannten Probleme zu vermeiden bzw. zu beseitigen, sollten Sie folgende Tipps beachten:

• Verwenden Sie die Stumm/Stumm-Funktion. Dies kann Ihrem Kollegen auf der anderen Seite helfen, seine Botschaft besser zu vermitteln.
• Verwenden Sie ein Headset. Kopfhörer und Mikrofon näher am Mund erleichtern die Kommunikation. Es bietet Ihnen auch mehr Optionen zum Unterdrücken von Hintergrundgeräuschen.
• Zeichnen Sie Ihren Anruf auf und transkribieren Sie ihn. Sie werden sich dann bedanken, indem Sie die besprochenen Punkte überprüfen und analysieren.

Für mehr Komfort sollten Sie sich um eine Videokonferenz-Software kümmern, die Sie bei der Bewältigung der Herausforderungen eines Großraumbüros unterstützt.

Videotelefonie-Software für komfortables Arbeiten im Großraumbüro

Wählen Sie für offene Räume eine Videokonferenzsoftware, die das beste Kommunikationserlebnis bietet. Das bedeutet Probleme mit der Webcam und dem Ton. Wenn Sie Ihr Headset mit einer Anwendung zur Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen ergänzen, geben Sie der anderen Person mehr Möglichkeiten, Sie zu hören.

Wenn Sie Online-Meetings mit Video nutzen, ist es ratsam, auch auf den visuellen Hintergrund zu achten. Suchen Sie nach einer Unschärfeoption oder wählen Sie ein Bild aus, um dieses Problem zu lösen.

Großraumbüros fördern den persönlichen Austausch und regen zum Einfallsreichtum an. Aber um das beste Erlebnis für Ihre Videoanrufe unter solchen Bedingungen zu gewährleisten, achten Sie darauf, welche Hardware und Software Sie verwenden. Mit ihren grundlegenden kostenlosen und erweiterten professionellen Funktionen ist die iMind-App die beste Option für Ihre offene Umgebung!