Gründe, warum Sie zu viele Besprechungen bei der Arbeit haben und wie Sie diese vermeiden können

Während der Quarantäne mussten die meisten Arbeits- und Nichtarbeitsprobleme mit einem Telefonanruf und einem effektiven virtuellen Meeting gelöst werden. Und obwohl das Leben mit Ruhe wieder seinen gewohnten Lauf nimmt, werden im Beruf erlernte Quarantäne-Gewohnheiten nach wie vor bewahrt. Lassen Sie uns darüber sprechen, warum Sie zu viele Anrufe und Besprechungen bei der Arbeit haben und wie Sie sie vermeiden können.

Was bedeuten virtuelle Meetings in der modernen Kommunikation?

Mit Beginn der Quarantäne standen Wirtschaftsorganisationen und Unternehmen vor dem Problem, Meetings im virtuellen Raum nicht nur effektiv zu organisieren, sondern auch ein konkretes, angewandtes Ergebnis aus der gemeinsamen Arbeit virtueller Meetings zu erzielen.

Online-Lernen, Online-Meetings, Remote-Webinare und andere virtuelle Veranstaltungen finden während der Quarantäne auf verschiedenen Plattformen statt, darunter die kostenlose Kommunikations-App iMind.

Die Fähigkeit, einfach und nahtlos im Internet zu kommunizieren, ist eines der markantesten Merkmale der Moderne. Dank des World Wide Web kann man heute viele Gleichgesinnte und sogar Freunde nicht nur irgendwo in der Nähe, sondern auch in den entferntesten Winkeln der Erde finden, von ihnen verschiedene Informationen erhalten und sofort darauf reagieren.

Es besteht die Illusion, dass die Welt kleiner wird, die Grenzen verschwimmen und die Menschen einander näher kommen, und das hat natürlich die Prinzipien der Kommunikation in der modernen Welt völlig verändert.

Jetzt müssen Sie nicht mehr Zeit und Geld für eine Reise aufwenden, nur um persönliche Verhandlungen im Unternehmen zu führen. Es reicht aus, die Anwendung oder Plattform herunterzuladen, den Link an den Gesprächspartner zu senden und den Videodialog zu starten.

Die Leute vergessen jedoch oft das Zeitmanagement und die effiziente Arbeitsbelastung, und ihre ganze Arbeit endet mit Anrufen und zu vielen Meetings. Wie kann man Meetings optimieren und Probleme vermeiden? Weiter lesen.

Wie können Sie verstehen, dass Sie an zu vielen Anrufen teilnehmen?

Meetings können jedoch sehr nützlich und sogar notwendig sein, um sinnvolle Arbeit zu erledigen. Alle Termine abzusagen und zu sehen, was passiert, ist ein faszinierendes Experiment. Was werden wir vermissen? Welche Nebenwirkungen können wir erwarten?

Zu viel zu sagen, nicht genug zu tun

Ineffektive Meetings führen zu anderen ineffektiven Aktivitäten, einschließlich des Versendens von Junk-E-Mails. „Ich bin mir nicht sicher, was auf dem Projektmeeting darüber besprochen wurde, wie wir vorankommen werden. Kann mir das jemand erklären?" Effektive Meetings sind das Ergebnis schlechter E-Mails. Wir müssen uns wieder treffen, um die Details unseres letzten Gesprächs zu besprechen, einschließlich, wer was und wann tun wird. Je mehr man diesem Verhalten erliegt, desto tiefer versinkt man im Treibsand.

Kalenderüberlastung

Der Hauptzweck der Planung besteht darin, eine große Aufgabe angemessen in kleinere Aufgaben zu unterteilen, die zum Erreichen des Ziels erledigt werden können.

Der Plan kann sich im Laufe des Tages je nach zusätzlichen Aufgaben und sich ändernden Prioritäten ändern. Die Liste der offenen Stellen sollte so oft wie möglich aktualisiert werden. Geschieht dies nicht, haben wir einen überfüllten Kalender und zu viel Arbeit. Diese Situation führt dazu, dass wir für gar nichts Zeit haben.

Höheres Stresslevel

Der Zustand der Informationsüberlastung tritt auf, wenn die Menge der eingehenden Informationen die Wahrnehmungsfähigkeit übersteigt und unser Bewusstsein mit einem solchen Informationsfluss nicht fertig wird. Wenn es zu viele Informationen gibt, kann das Gehirn echtes Wissen nicht mehr wahrnehmen, es herrscht eine Überflutung.

Wie lässt sich die Anzahl der Meetings reduzieren?

Anrufe entgegennehmen oder an Online-Meetings teilnehmen zu müssen, anstatt „richtig zu arbeiten“, ist ein häufiges Problem für Manager und andere Fachleute. Hier brauchen Sie starke Zeitmanagementfähigkeiten. Wir haben einige grundlegende Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen, dieses Problem zu vermeiden.

Benötigen Sie eine Tagesordnung

Wenn die Organisation des Arbeitsplatzes eine obligatorische, aber vorbereitende Maßnahme war, wird der sofortige Beginn der Umsetzung des Zeitmanagements die Erstellung eines Arbeitsaufgabenplans (für ein Jahr, für einen Monat und für jeden Tag) sein - das können sie mit speziellen Programmen in ein Notizbuch geschrieben, in das Telefon eingegeben, aber wichtige Ziele sollten aufgezeichnet werden. Diese Liste sollte überprüft und auf Relevanz geprüft, entsprechend neu auftretenden Herausforderungen bearbeitet und mögliche Prioritätsänderungen überwacht werden.

Buchen Sie freie Zeit für Besprechungen

Vergessen Sie nicht, sich auszuruhen - planen Sie Ihre Erholung als eine der Hauptaufgaben. Die Qualität und Geschwindigkeit der zukünftigen Arbeit hängt davon ab, wie gut Sie Ihre Kräfte wiederherstellen.

Vernachlässigen Sie insbesondere nicht den Schlaf - er sollte 7-8 Stunden am Tag betragen und ausreichend Wasser trinken.

Verwenden Sie asynchrone Meetings

Wenn keine sofortige Aktion erforderlich ist, werden asynchrone, nicht in Echtzeit stattfindende (synchrone) Besprechungen abgehalten. Sie sind organisiert, aber die Kommunikation ist langsam.

Planen Sie kürzere Meetings

Sie können Ihre Meetings jederzeit verkürzen, indem Sie zu Beginn die Zeit notieren, die Sie für das Meeting haben, und sich strikt an die Agenda halten. Dies spart Ihnen definitiv Zeit und hilft Ihnen, nicht nur mit Anrufen zu arbeiten.

Zeitmanagement ist nicht nur für Manager, Geschäftsleute und Büroangestellte geschaffen - es wird für alle nützlich sein. Denn wer richtig plant und Ressourcen einsetzt, kommt schneller ans Ziel und kann die eingesparte Zeit für die Liebsten oder für die Erfüllung eigener Wünsche nutzen.