5 consejos para llevar actas de videoconferencias

Las tecnologías modernas permiten usar el equipo para casi cualquier necesidad comercial. Por lo tanto, la comunicación se ha convertido en una forma completamente diferente de lo que era hace un siglo (o incluso varias décadas). Hoy en día, la gente prefiere la comunicación en línea a las reuniones cara a cara. Y definitivamente tiene sentido.

Trabajo remoto moderno y comunicación en línea.

Mirando el trabajo moderno, es difícil no darse cuenta de que cualquier acción está relacionada con la tecnología. Esto ha sido algo común desde hace bastante tiempo, pero se ha vuelto aún más común desde que el mundo se enfrentó al COVID-19.

La gente prefiere masivamente el trabajo remoto. Esto conduce a un cambio completo en el formato del trabajo en equipo y en la forma en que se llevan a cabo las reuniones. Por lo tanto, las reuniones en línea hoy en día se han convertido en un lugar común, y las personas están desarrollando este tipo de comunicación de todas las formas posibles para que sea aún más cómodo. Pero incluso con un progreso tecnológico que cambia tan rápidamente, todavía hay rasgos puramente humanos, como la atención y la memoria deficientes. Pero la tecnología está a nuestra disposición para hacer frente a esto.

¿Por qué es importante grabar videoconferencias?

La toma de notas es la toma de notas habitual, pero más organizada y serena. Es sumamente importante llevar actas de la reunión en línea porque ayuda a estructurar y recordar la tesis principal y las decisiones que se están discutiendo.

Esto le permite a usted y a sus colegas comprender sus tareas y responsabilidades actuales. Pero para que sea lo más efectivo posible, es mejor tener en cuenta algunos consejos para llevar un registro.

Consejos para un registro eficiente

Si tiene en cuenta los siguientes consejos, el registro se vuelve más fácil y productivo:

• Defina su propósito: ¿cuál es el propósito de la reunión? ¿Qué resultado esperas de esto? Úselo para determinar qué es importante tener en cuenta y qué no.
• Utilice la agenda como estructura. Téngalo antes de la reunión para revisarlo. Pero si comenzó sin él, solicite un documento con una copia al comienzo de la conferencia.
• No escribas todo lo que escuches. Presta atención a aquellas cosas que son más valiosas para tu objetivo y para futuras reuniones.
• No tengas miedo de interrumpir. Si algo no está claro, es mejor preguntar antes de que la discusión avance.
• Hacer notas accesibles. Es posible que sus colegas que asistan a la reunión no puedan mantener las actas de la reunión en línea, así que compártalas para que todos estén informados.

El uso de video y audio para compartir información es una forma efectiva de realizar reuniones de negocios. Pero a veces conduce a la pérdida de concentración. Por lo tanto, el uso de un protocolo ayuda a compensar esta deficiencia.

¿Qué se necesita para iniciar sesión?

Piense con anticipación en lo que necesita. Piense en cómo tomará el protocolo y preparará cualquier equipo especial, software o una hoja de papel con un bolígrafo. Use las herramientas que usa más rápido; esto lo ayuda a concentrarse en el contenido de lo que escribe, y no en el proceso de escritura. Para simplificar el proceso, use aplicaciones: busque la más conveniente y cómoda para usted y trabaje con placer.

Mantenimiento de registros: cuándo es útil y cuándo no

Las notas solo son útiles si contienen lo esencial. Entonces, veamos la información importante:

• tema de discusión;
• decisiones tomadas;
• ubicación y nombres de los responsables;
• fechas y horas;
• Preguntas abiertas sin solución.

Agregue o elimine puntos según el propósito de su reunión.

La práctica de tomar notas es tan antigua como útil. Y utilizando recursos modernos, lo convertimos en un proceso simple. La toma de minutos y las aplicaciones adecuadas para reuniones en línea son la combinación perfecta para la productividad. Así que aproveche la oportunidad de explorar la aplicación iMind de forma gratuita y desbloquee la funcionalidad completa con planes específicos.