8 consejos para hacer que las reuniones en línea sean más efectivas

Una reunión es un elemento estándar de cualquier flujo de trabajo. A medida que cambia la situación en el mundo, también cambia la forma en que se organiza la reunión. Hoy, vemos cada vez más una tendencia hacia el trabajo remoto, y las reuniones en línea también se están convirtiendo en un hábito.

¿Qué es una reunión en línea?

Una reunión en línea es una reunión de negocios organizada de forma remota mediante una aplicación de videoconferencia. Le permite transferir video, sonido y archivos.

Las reuniones de equipo sirven para informar o trabajar en algo. Pero sea cual sea el objetivo, pasará este tiempo de manera productiva y tocará todos los temas urgentes.

Sácales el máximo partido

Para que su trabajo esté más orientado a los resultados, debe administrar el tiempo y el flujo de información. Una reunión virtual es una de las actividades que deben organizarse regularmente. Sirve para resumir los resultados del período anterior a esta videoconferencia, y la distribución de responsabilidades. Ayuda mucho darse cuenta de los errores cometidos en el período anterior y comprender cómo evitarlos en el futuro.

Con una atención dirigida incorrectamente, no podrá sacar conclusiones y establecer tareas. Pero, ¿cómo organizar todo bien?

Consejos para una reunión eficaz

Al prepararse para las reuniones, tenga en cuenta lo siguiente:

• establezca la agenda: haga una lista de temas de discusión que deben mencionarse o discutirse, corregirla y mejorarla junto con el moderador;
• tenga un moderador: asigne este rol a una persona que controlará el tiempo y le dará señales cuando hable demasiado;
• tome pequeños descansos: es difícil mantener la concentración durante mucho tiempo, por lo tanto, si planea una reunión larga, tome descansos de 10 a 15 minutos una vez por hora;
• deje que otros participen en la conversación: es improductivo cuando solo habla una persona;
• Comparta notas de reuniones: comparta su visión, ya que puede ayudar a otros a comprender mejor las tareas.

Dependiendo de la zona en la que te encuentres, puedes variar estos consejos. Modifique a su gusto para lograr el mejor resultado.

¿Qué servicios usar?

Para garantizar la comunicación de su equipo, puede utilizar varias aplicaciones de reuniones. La aplicación iMind es una de las más adecuadas para las tareas modernas. El sistema combina las mejores tecnologías para una buena comunicación de video y audio y funciones para compartir ideas y materiales. Usando el software iMind, puede asignar roles y organizar conferencias de alto nivel. Para descansos y consultas específicas, es posible acudir a salas privadas. Y finalmente, compartir los resultados de la conferencia ahora es mucho más fácil con la función de grabación ilimitada que puede ver y compartir. La mayoría de las funciones principales están disponibles de forma gratuita.

Cuando se trata de eventos en línea, siempre es necesario anticipar numerosos desafíos y crear un plan para la reunión en sí. Para que sea lo más eficaz posible, utilice los principios de una buena gestión del tiempo y los beneficios de las aplicaciones de conferencias remotas.