¿Cómo decide cuándo convocar una reunión en lugar de enviar un correo electrónico?

Cuantas más personas desarrollan su negocio, más necesitan comunicarse. En el proceso participan socios, clientes, expertos y otras personas. Pero, ¿cuál es la delgada línea entre un mensaje de correo electrónico escrito y lo que se discute en una reunión?

Métodos de contacto populares

Hoy vemos una amplia gama de medios utilizados para la comunicación. Sin embargo, la mayoría de ellos son remotos. Refleja la forma de vida moderna, las tendencias generales y el progreso tecnológico, lo que simplifica la transferencia de información a cualquier distancia. Así, hoy en día existen cuatro métodos de comunicación más utilizados:

• La comunicación personal es la más antigua de todas las clases. Le permite experimentar un intercambio completo de información sobre un tema o señales no verbales.
• Las reuniones en línea le permiten usar solo audio o en combinación con video. Imitan a los personales, pero son más adecuados para fines profesionales debido a la funcionalidad de las aplicaciones modernas.
• Las llamadas telefónicas también están muy extendidas, pero a diferencia de su uso en el pasado, hoy en día han sido reemplazadas mayoritariamente por videollamadas. Dado que solo permiten el intercambio de información textual, no cumplen con los requisitos modernos de contenido de información. Por lo tanto, las personas los utilizan para notificar o preguntar sobre algo urgente en los negocios.
• Los mensajes de texto por correo electrónico y mensajería instantánea son incluso más comunes que las llamadas telefónicas. Hoy en día, las personas ven las notificaciones casi tan pronto como llegan, y la mayoría prefiere enviar mensajes de texto en lugar de llamar. Algunos incluso consideran que las llamadas telefónicas sin notificación son de mala educación.

Las reuniones en línea y el correo electrónico son los más comunes y buscados entre los medios de comunicación mencionados.

conversación de negocios

Cuando se trata de cómo hablar mejor con colegas y clientes, todo depende del caso específico. Siga el principio "cuanto menor sea el valor, más rápida será la transmisión del mensaje". No es necesario utilizar equipos de videoconferencia para discusiones breves que se pueden realizar por correo electrónico.

Pero en cualquier caso, recuerda el tono y la forma de hablar. Siempre es mejor hablar como persona, no solo como representante comercial. Manténgase positivo y sincero para aprovechar al máximo su comunicación.

Las formas más populares de comunicación empresarial.

Hemos mencionado algunos de los medios de comunicación más comunes. Para ser más específicos, incluyen:

• correo electrónico - para campañas de marketing, discusión de ofertas, notificaciones e intercambio de documentos;
• mensajeros instantáneos - para una comunicación interpersonal más cercana y rápida;
• llamadas individuales, si no se siente cómodo con los mensajeros instantáneos;
• Reuniones de video grupales: regulares, o para discutir proyectos o acuerdos.

Cuanto mejor integre estos canales, más resultados traerá su comunicación. Mediante el uso de aplicaciones y hardware dedicados, puede aumentar aún más su productividad.

Correo electrónico VS Reunión en línea: Cuándo usar

Se están desarrollando los principios básicos del estilo formal de comunicación. Los siguientes elementos son las últimas incorporaciones:

• Si tiene algo que ofrecer, decir o discutir, escriba. No hay necesidad de molestar a la gente porque tienes una gran oferta. Dé tiempo a sus socios o clientes para que estudien el tema y expresen su opinión por escrito.
• No redirija a la persona con la que está hablando por correo electrónico demasiadas veces. Si entiende que esto es posible, invítelo a una videoconferencia para discutir ideas con todos los colegas que necesita involucrar.
• Tome la mayor parte de su mensaje de una vez y sea conciso. Hoy en día, existe una tendencia a aprovechar al máximo el menor tiempo invertido. Evite los correos electrónicos demasiado ocupados y conviértalos en citas. Es lo mismo con las reuniones de bajo valor, que pueden ser correos electrónicos.

Presta atención a estos puntos y considera las reglas clásicas de la comunicación empresarial las más efectivas.

Reglas generales para reuniones y correos electrónicos

Las reglas que existían antes del uso frecuente de los medios de comunicación remota en línea han sido modificadas por los requisitos modernos. Por lo tanto, necesita:

• mantenerse al día con los tiempos incluso con mayor precisión que antes;
• desenfoca el fondo para mantener tu vida privada;
• no sea demasiado insistente con el correo electrónico; etc.

Siga la lógica y las reglas generales de la etiqueta comercial, y nunca fallará.

La gente moderna parece ser más abierta. Sin embargo, valoran sus límites personales más que nunca en la historia. Esta tendencia se extiende a la comunicación empresarial. Y para dar una impresión positiva, debes respetar esos límites. El uso de la aplicación iMind para videoconferencias le permite seguir las reglas modernas de comunicación sin perder información.