8 consejos para acelerar la toma de decisiones colaborativas con video
Teníamos miedo de cambiar al trabajo remoto durante la pandemia: éramos una empresa 100% de oficina. Pero resultó que con las reuniones de video, nuestra toma de decisiones colectiva, por el contrario, se aceleró. Tanto es así que cuando volvamos a la oficina, no renunciaremos a las videollamadas. Compartimos trucos de vida a continuación. Primero, el general principal, luego, en tres etapas de la reunión: antes, durante y después.
Comience el día con una llamada de equipo
Departamentos de contacto o equipos de proyecto. Muchos comenzaron esta práctica durante la pandemia, ¡nosotros también! Y no vamos a parar cuando salgamos de la oficina. Tenemos 3 preguntas en agenda, cada una las responde por turno. ¿Qué hiciste ayer? ¿Qué vas a hacer hoy? ¿Cuáles son los desafíos o los éxitos? Todo el mundo está siempre en la misma onda.
Mal ejemplo:
"¡Buenos días! ¿Viste fútbol ayer? Sí, tal partido. Hace tanto calor, por cierto, que no pude dormir bien. ¿Todos saben lo que estamos haciendo hoy? Pues, genial."
Buen ejemplo:
"Buenos días. Nikita, dime qué hiciste ayer, qué estás haciendo hoy. Excelente gracias. ¿Preguntas sobre tareas? No, está bien. Masha, ¿qué te pasa? Vale, bien hecho, Mash. Y hoy estoy haciendo un informe trimestral. ¡Gracias que tenga un gran dia!"
Preparación para una reunión de decisión compartida
Compruebe si hay miembros adicionales
No es necesario llamar a todos y todas al mitin. Invite solo a aquellos que estén cerca del tema o que puedan contribuir a la conversación. Jeff Bezos, CEO de Amazon y una de las personas más ricas del planeta, utiliza la “ regla de las dos pizzas ”: invita a tantas personas como puedas a comer dos pizzas.
Si los asistentes importantes no pueden asistir, reprograme la reunión, mucho mejor que hacerlo todo de nuevo.
Mal ejemplo:
En una reunión general del departamento de recursos humanos con reclutadores y gerentes de recursos humanos, discuta la reducción de la fecha límite para cerrar las vacantes.
Buen ejemplo:
En la reunión general para discutir cuestiones relativas a todos. Para reducir el plazo de cierre de vacantes, recoger sólo los reclutadores.
Envía tu agenda con anticipación
Comenzar una reunión explicando lo que va a suceder es una forma segura de perder mucho tiempo. Es necesario resumir la agenda y recordar el tema, pero si envía preguntas con anticipación, los participantes tendrán tiempo para prepararse.
Enviar la agenda el día anterior a la reunión. Este tiempo es suficiente para la preparación: los participantes tendrán tiempo para pensar, les pueden llegar ideas. Pero no hay demasiado tiempo: la gente no olvidará sus ideas. Según un estudio de Lumen Learning (cursos de formación de profesores estadounidenses), las personas olvidan una parte importante de la información nueva dentro de las 24 horas posteriores al aprendizaje. Esto se describe en la sección " Transferencia de información a la memoria a largo plazo " del capítulo Memoria y procesamiento de la información de su material de estudio.
Mal ejemplo:
"¡Hola! ¡Hoy en nuestra reunión el tema es una sorpresa! ¡Discutiendo el viaje en el tiempo con un automóvil a toda velocidad y una torre de reloj!”.
Buen ejemplo:
“Como recordarán de los correos electrónicos de ayer, estamos discutiendo el viaje en el tiempo con la ayuda de un automóvil overclockeado y un reloj de torre. Sr. Zemeckis, ¿cuál es su opinión sobre esto?
Celebrar una reunión
Lluvia de ideas por video
La lluvia de ideas en una videoconferencia es más conveniente que en una sala de reuniones. Las ideas deben escribirse, la lista debe ser vista por todos. La información para la toma conjunta de decisiones se puede escribir en la pizarra, pero en la próxima reunión se borrará todo. Y copiar texto de la pizarra en documentos de trabajo no funcionará. Puede venir a la sala de conferencias con computadoras portátiles o tabletas, pero no podrá hacer una captura de pantalla de un lugar en el documento para todos. ¿Qué pasa si tienes computadoras de escritorio?
Pregunte, discuta cosas importantes en video, pero ¿qué pasa con la seguridad? Si usa Mind, sus reuniones están protegidas por un protocolo utilizado por el gobierno de los EE. UU.
Mal ejemplo:
Contrate a un equipo de mudanzas y programadores para mover sus PC estacionarias a la sala de reuniones y luego regresar.
Buen ejemplo:
Llamada para toma de decisiones gerenciales vía enlace de video.
Tomar notas durante la reunión.
Escriba los puntos importantes: ayudará, sin perder nada, hacer un resumen al final de la reunión. En caso de cambios o adiciones posteriores a la reunión, solo será necesario “peinar” las notas, y no acudir a otras personas, repitiendo los temas planteados en la reunión.
Las videollamadas ayudan con esto. Cree un documento, hurgue entre todos los participantes y edítelo en tiempo real para una decisión de la junta general. Podrían ser documentos de Google, o aplicaciones para tomar notas como Apple Notes, MS OneNote, Notion.
Mal ejemplo:
Al final del mitin: “Lida, haz cambios en el proceso comercial de ventas para reflejar todo lo que discutimos”. Lida olvidó un par de momentos, malinterpretó algunos. El proceso comercial se aprueba desde la cuarta vez, el jefe del departamento de ventas dedica tiempo a explicarle a Lida nuevamente lo que se discutió en la reunión.
Buen ejemplo:
Lida hace cambios refiriéndose a sus notas. Todos vieron las notas durante la reunión: todo lo que era inexacto o incorrecto se corrigió de inmediato. El proceso comercial ya es bueno en la primera edición: el jefe del departamento de ventas hace un par de ediciones y lo aprueba la segunda vez.
Los más influyentes hablan al final
Durante una lluvia de ideas o una discusión, si el grupo está formado por empleados de diferentes niveles, pida a los más antiguos y a los colegas más respetados que hablen en último lugar. Si hablan primero, es muy probable que influyan en las opiniones de los demás y en la toma de decisiones colectivas debido a su estatus, cerrando las ideas prometedoras de sus colegas más jóvenes y tímidos.
Mal ejemplo:
“Estamos comenzando un mitin. nuestro adjunto El director tiene una idea genial. ¿Alguien quiere hablar? ¿Nadie? ¡Gracias a todos, nos vemos pronto!”
Buen ejemplo:
“Estamos comenzando un mitin. Estimados recién llegados, tienen una visión fresca y despejada de nuestra política de personal. ¿Tienes alguna idea para ello?
Después de la reunión
Asignar un responsable y plazos
Identificar claramente quién es responsable de la implementación. Especifique cuándo espera el resultado. Puede establecer la fecha unas horas o días antes de la real, según el alcance de la tarea. La posibilidad de conseguir lo que quieres aumentará con el tiempo 😉
Mal ejemplo:
“No me importa quién lo haga, pero quiero la política de reclutamiento en mi escritorio. Haz lo que puedas, pero hazlo lo antes posible”.
Buen ejemplo:
“Alena, te confío la política de reclutamiento. La fecha límite es el próximo jueves, pero terminará el miércoles por la tarde. En todo caso, habrá una oportunidad de editar.
Enviar los resultados a los participantes.
Para que la implementación de las decisiones tomadas sea superior, envíe a todos los participantes lo que acordaron, punto por punto, por escrito. Pregunta para confirmar que todo es así. Si esto no se hace, los gerentes o clientes ocupados pueden olvidar algunas de las decisiones grupales tomadas. Luego trate de demostrar que hizo lo acordado.
Si se encuentra a través de un enlace de video, el mitin se puede grabar . ¿Necesitas recordar los detalles? ¡Mira la publicación!
Mal ejemplo:
- ¡¿Por qué diablos nuestro sitio sigue cargando 5 segundos desde Australia?!
- Ivan Ivanovich, discutimos esto y decidimos que incrustar un blog es una prioridad.
- ¡No puede ser, los despediré a todos!
Buen ejemplo:
- Mira, aquí está el resumen en el chat de la reunión, aquí tú mismo pones un me gusta. Y la carga de la página está programada justo después del blog.
- En serio. Fue así, lo siento. Iré a ver el registro del rally, recuerda por qué lo decidí.
Resumen y lista de verificación de una reunión de video efectiva
Hicimos una lista de verificación para ti con estos trucos para la toma de decisiones colectivas: cópiala en tu cuaderno o planificador:
Cada día:
- Comience el día con una llamada de equipo
Antes del mitin:
- Enviar una agenda diaria
- ¿Sin gente extra?
En el mitin:
- Lluvia de ideas - en una videoconferencia
- ¿Quién toma notas?
- Pregúntale a los mayores al final
Después del mitin:
- Asignar responsables y plazos
- Enviar todo lo acordado por escrito a todos
Y aquí la lista de verificación se puede descargar e imprimir , en un hermoso diseño del diseñador de listas de verificación 365done.ru .
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