¿Cómo se prepara el escenario para una reunión virtual uno a uno efectiva?
Cuando estás trabajando en algo, necesitas discutir algunos temas de vez en cuando. Y las reuniones en línea son una solución ideal para resolver rápidamente los problemas actuales. Pero, ¿cuál es la mejor manera de hacerlos efectivos y por qué necesitamos un marco incluso para las reuniones individuales?
¿Qué es una reunión uno a uno?
Una reunión individual es una reunión en línea que tiene a través de un sistema de videoconferencia o una aplicación de chat de video con una sola persona. Este formato es más común que las reuniones regulares de equipo porque es más flexible (menos participantes, más fácil de organizar y ejecutar).
Esto brinda a las personas muchas oportunidades para la comunicación remota y fines comerciales.
Beneficios de las reuniones presenciales
Las reuniones de empleados uno a uno a menudo se llevan a cabo en empresas que operan de forma híbrida o totalmente remota. Ellos permiten:
- Ahorre tiempo y dinero, ya sea una conversación individual con un empleado o una reunión individual con un gerente, hace que los colegas trabajen más rápido porque pueden discutir todo de forma directa y rápida. No es necesario ir a la oficina para una entrevista o concertar una cita para un almuerzo de negocios: puede llamar usando la aplicación de videoconferencia.
- Muestre más productividad: cuanto más rápido discuta y tome decisiones, más rápido aparecerá el resultado. Afecta a cualquier comunicación interna o externa.
- Comprenda el problema con mayor claridad: hay situaciones en las reuniones de equipo en las que está un poco molesto por algún problema y, cuando se resuelve, debe volver a preguntar para aclararlo. Las reuniones uno a uno evitan este inconveniente y lo dejan todo claro desde el principio.
- Desarrolle un entendimiento mutuo: cuando dos personas se comunican, es más fácil para ellas encontrar un lenguaje común. Pueden prestar atención a los intereses y opiniones de su interlocutor, y la comunicación uno a uno es más interpersonal. Esto hace que sea más fácil encontrar un compromiso.
Puede continuar esta lista como desee. La conclusión es que para algunas situaciones en las que necesita mostrarse o convencer a alguien, es mucho más conveniente ingresar a una conferencia uno a uno en línea. Pero para lograr un resultado aún mejor, aún necesita algún tipo de marco.
¿Por qué necesita una estructura para una reunión?
Necesita una estructura de reunión uno a uno para organizar la comunicación con su socio, gerente o cliente. Es mucho más fácil distraerse y perder el hilo de la discusión en una conversación interpersonal. Así que necesitas algún tipo de tesis para guiarte y tocar todos los puntos que quieras. Además, si su reunión pasa de tareas completadas y actuales a tareas futuras, la discusión será más lógica y será más probable que haga que su reunión sea más productiva.
¿Cómo estructurar una reunión uno a uno?
Crear un marco implica preparación. Incluye dos etapas: antes de la reunión y durante la reunión.
Antes de la reunión usted debe:
- establecer el contexto: qué proyecto, qué tarea y qué problemas surgieron;
- establezca la agenda para la reunión uno a uno: lo que desea discutir y enfatizar;
- cree un plan, escríbalo y deje espacio para las notas.
Con esta estructura en mente, te será más fácil concentrarte en los puntos más importantes. Tenga en cuenta que durante la reunión es mejor seguir el siguiente orden:
- Comience por registrarse, pregunte si todo está en orden, si hay una conexión confiable, si el interlocutor tiene sonido y video de alta calidad. Tal vez hable durante unos minutos para aliviar la situación si algo sale mal.
- Discute las dificultades y problemas que tienes. Por lo general, estos son los temas más urgentes para discutir, así que comience con ellos para no perderse nada significativo.
- Reconoce las victorias: anímate un poco, porque resolver problemas siempre es estresante. Hable de qué y cómo se las arregló y qué resultados positivos logró.
- Cree y realice un seguimiento de las acciones para determinar qué próximos pasos tomará para completar su trabajo.
Tenga un plan de discusión estructurado y le será más fácil hablar con precisión, lo que significa que es más probable que su interlocutor lo entienda.
Crea la base para la reunión de acuerdo a tus necesidades
Considere las razones de la conversación. Si ofrece algunas soluciones rápidas, es mejor ser breve. Pero sigue el plan que creaste para concentrarte en lo esencial. Esto ahorra tiempo y esfuerzo para encontrar un lenguaje común. Si necesita explicar o mostrar algo, incluya una presentación u otra ayuda visual en el plan. Pero sigue la secuencia: del pasado al futuro, de lo negativo a lo positivo.
Las reuniones uno a uno en línea están muy extendidas entre los empresarios. Son rápidos y eficientes, lo que nos permite entendernos mejor y enfatizar el punto crítico con más detalle. Aproveche la oportunidad de mejorar sus reuniones con equipos de videoconferencia de calidad y la aplicación iMind.