¿Cómo crear una agenda para una reunión virtual?
Hoy en día, los profesionales se enfrentan a diferentes necesidades relacionadas con el cambio de forma del flujo de trabajo. Y uno de ellos se refiere a las reuniones virtuales. Para lograr los mejores resultados, las personas deben mantenerse aún más organizadas que antes, y una agenda para una reunión de equipo es una opción.
¿Qué hace una conferencia virtual?
La agenda de una reunión remota es un esquema de puntos de discusión y actividades relacionadas con un tema. La agenda suele contener:
- disertación sobre el tema;
- secuencia secuencial de acciones;
- e información sobre materiales de estudio.
Para que su programa sea una herramienta de videoconferencia efectiva, debe enviarlo con anticipación (al menos un día antes de la reunión en línea) para que sus colegas puedan prepararse.
¿Por qué es importante la agenda de la reunión?
Para tener reuniones virtuales efectivas, necesita un plan. "Efectivo" significa que el equipo no tiene preguntas después de su comunicación. Todo es claro y transparente. Para lograr este resultado, debe seguir algunos puntos y restricciones, especialmente cuando tiene tiempo limitado para conferencias.
La agenda para reuniones de equipo efectivas incluye:
- datos sobre "¿Cuándo? ¿Donde? ¿Quién?" - preguntas que determinan el lugar y los participantes;
- el propósito formulado de la discusión;
- datos sobre "tareas": lo que los participantes deben preparar para la reunión;
- una secuencia de acciones con un tiempo aproximado para completar cada una;
- datos sobre información relevante.
Esta es la variación más completa, pero puedes modificarla según tus necesidades.
Razones para usar la agenda
Las agendas de las reuniones son especialmente importantes y deseables porque ayudan a:
- es mejor seguir la línea temática principal;
- manténgase organizado y enfocado (no se desvíe de los temas principales);
- hacer que todos participen antes de que comience la reunión (usted elige a las personas que asistirán para que tengan tiempo de hablar; también pueden ayudarlo a completar el programa);
- hacer que los resultados de la discusión sean más obvios.
A primera vista, estos puntos parecen obvios, pero a menudo se pasan por alto las cosas más simples.
Consejos para configurar la agenda
Puede utilizar diferentes ideas para la agenda de la reunión del equipo. Lo principal es seguir las siguientes reglas:
- hazlo con anticipación;
- pide a las personas que has elegido que lo completen;
- ajustar y enviar el plan por lo menos un día antes de la conferencia;
- fijar plazos y cumplirlos;
- resaltar los puntos más importantes para la discusión;
- resaltar aspectos que requieren decisiones colectivas;
- evitar incluir eventos que sean difíciles de acotar en el tiempo;
- Asuma la participación total de cada participante: haga que todos hablen.
Esto le dará el mejor resultado posible.
Plantilla de agenda de conferencia
Para no reinventar la rueda, puedes usar la siguiente plantilla.
Siga el diagrama y organice como desee.
Una agenda es una gran herramienta para hacer que tu equipo sea más productivo y que veas las cosas de manera integral. Esto hace que todo el flujo de trabajo sea consciente, así que aproveche la oportunidad de experimentar los beneficios.