Reuniones programadas: ¿con qué frecuencia tiene reuniones del equipo del proyecto?

Con la llegada de los modos remotos de comunicación, se ha vuelto mucho más fácil realizar reuniones de negocios. Pero la facilidad no significa que tengas que reunirte todos los días o una vez al mes. La frecuencia de las reuniones depende de las características específicas de su equipo y la naturaleza de las tareas que desea resolver.

¿Qué es una videoconferencia programada?

Las reuniones programadas ayudan a mantener la comunicación del equipo, asignan y completan las tareas actuales y supervisan su progreso. Esta es una reunión de negocios recurrente que se lleva a cabo en línea o en el sitio.

¿Cómo se utilizan las reuniones programadas en el trabajo en equipo remoto?

Cuando el trabajo en equipo se vuelve remoto, las personas deben prestar atención para mantener las conexiones entre ellas y mantenerse conectadas. “Pero, ¿es necesario reunirse más a menudo en un formato remoto?” - usted pregunta. Aquí es donde se necesita la definición de cumplir con una cadencia.

Inicialmente, cadencia es un término deportivo, es decir, la frecuencia de pasos o revoluciones por minuto. Cuando se aplica a reuniones de negocios, esto significa la frecuencia de las reuniones que proporciona el mejor resultado para la colaboración.

Tipos de reuniones de equipo.

Hay dos tipos de reuniones de equipo:

• mantenimiento (planificado) - para controlar la implementación de tareas;
• para cambiar de rumbo: sugiera nuevos elementos cuando se reúna con su equipo.

Para ambas especies, se necesita un momento apropiado.

Problemas si los períodos entre citas son demasiado cortos o demasiado largos

Las reuniones del equipo de videoconferencia son efectivas cuando encuentras el impulso con éxito. De lo contrario, puedes terminar con un equipo frustrado y desordenado. Si los descansos entre conferencias son demasiado largos, pierde el control y su equipo pierde la compenetración y las habilidades de trabajo en equipo. Si los mantiene demasiado cerca y se reúne con demasiada frecuencia, no tendrán nada nuevo que decir y no se sentirán lo suficientemente productivos.

¿Cómo encontrar la cadencia adecuada para tu equipo?

La empresa debe considerar en qué está trabajando el equipo a la hora de buscar la cadencia adecuada para las reuniones tácticas.

¿Qué se debe tener en cuenta al programar reuniones periódicas?

Con todos los beneficios de ahorro de tiempo y recursos de las videoconferencias, aún debe considerar:

• urgencia e importancia - si hay algo que discutir;
• estabilidad: si todo va bien;
• función de trabajo: cómo dividió el trabajo;
• interdependencia: que los miembros del equipo necesitan interactuar más.

Estos puntos pueden ayudarte a determinar tu frecuencia ideal y cambiarla si algo sale mal.

Alternativas para programar una videollamada

Si cree que su frecuencia no es ideal, pero el uso más frecuente del software de videoconferencia no es efectivo, puede usar otros medios para mantenerse en contacto con su equipo. Por lo general, funciona bien con la plataforma como espacio de trabajo para compartir archivos, comentar tareas y enviar mensajes instantáneos. Piense en sus ideas y discútanlas juntos.

Ejemplos de ritmo para diferentes hangouts y equipos

Para corroborar algunas ideas específicas, eche un vistazo a la tabla a continuación.

Para encontrar el equilibrio perfecto, pruebe diferentes opciones para su caso.

Las reuniones regulares son una parte integral de cualquier flujo de trabajo. Pero la cuestión clave es encontrar el término medio. Use la aplicación iMind para programar y planificar para que el trabajo de su equipo sea lo más productivo posible.