Consejos para organizar una conferencia telefónica en una oficina diáfana

La tecnología de videoconferencia es una gran ventaja para las empresas que utilizan modelos total o parcialmente remotos. Pero las oficinas siguen siendo espacios de trabajo tradicionales. Además, las oficinas de concepto abierto no eliminan la necesidad de comunicarse a través de reuniones en línea, por lo que lidiar con sus características puede ser complicado.

¿Qué significa trabajar en una oficina diáfana?

Las oficinas diáfanas son oficinas sin barreras entre empleados. Puede haber algunas particiones condicionales, pero no brindan silencio ni privacidad. Estos espacios de trabajo son populares debido a sus beneficios de colaboración. Te permiten comunicarte de forma más rápida y sencilla, por lo que no tienes que moverte de una habitación a otra para hablar con alguien. Por lo tanto, las empresas los utilizan para mejorar los aspectos creativos y aumentar la eficiencia del trabajo en equipo.

Pero en tales oficinas, la videoconferencia sigue siendo la herramienta para la comunicación remota.

Características de la oficina de planta abierta

Las oficinas de planta abierta tienen varias características que brindan oportunidades para facilitar la comunicación:

• toda la habitación no tiene paredes, solo la oficina del gerente está separada;
• las mesas de los trabajadores están dispuestas en islas o filas, según el interior y el espacio libre;
• las mesas están separadas por simples particiones de madera (o plástico) o ninguna.

Por lo tanto, estas oficinas suelen ser ruidosas, y esto es normal.

Problemas de conferencias en un espacio abierto

Para videoconferencias efectivas, la oficina debe tener un ambiente tranquilo y pacífico, lo cual es imposible de lograr en un espacio abierto. Algunas personas están constantemente caminando, hablando y distrayendo su atención. Por lo tanto, a veces es difícil concentrarse, escuchar al interlocutor oa uno mismo, concentrarse en el tema que se está discutiendo.

Consejos para una conferencia así

Para evitar o eliminar los problemas mencionados, debe seguir los siguientes consejos:

• Utilice la función silenciar/no silenciar. Esto puede ayudar a su colega del otro lado a transmitir mejor su mensaje.
• Usa un auricular. Los auriculares y el micrófono más cerca de la boca facilitan la comunicación. También le brinda más opciones para suprimir el ruido de fondo.
• Graba y transcribe tu llamada. Luego se lo agradecerá revisando y analizando los puntos discutidos.

Para mayor comodidad, deberá encargarse del software de videoconferencia para ayudarlo a enfrentar los desafíos de una oficina de planta abierta.

Software de videollamadas para un trabajo cómodo en una oficina abierta

Para espacios abiertos, elija un software de videoconferencia que pueda brindar la mejor experiencia de comunicación. Esto significa problemas con la cámara web y el sonido. Si complementas tus auriculares con una aplicación de supresión de ruido de fondo, le darás más posibilidades a la otra persona de escucharte.

Si utiliza reuniones en línea con video, también sería prudente prestar atención al fondo visual. Busque una opción de desenfoque o seleccione una imagen para resolver este problema.

Las oficinas diáfanas fomentan el intercambio personal de ideas y estimulan el ingenio. Pero para garantizar la mejor experiencia para sus videollamadas en tales condiciones, tenga cuidado con el hardware y el software que utiliza. ¡Con sus funciones básicas gratuitas y profesionales avanzadas, la aplicación iMind es la mejor opción para su entorno abierto!