Razones por las que tienes demasiadas reuniones en el trabajo y cómo evitarlo
Durante la cuarentena, la mayoría de los problemas laborales y no laborales tuvieron que resolverse con una llamada telefónica y una reunión virtual efectiva. Y aunque la vida con el descanso va volviendo a su curso habitual, los hábitos de cuarentena adquiridos aún se conservan en el trabajo. Hablemos de por qué tiene demasiadas llamadas y reuniones en el trabajo y cómo evitarlas.
¿Qué significan las reuniones virtuales en la comunicación moderna?
Con el inicio de la cuarentena, los organismos empresariales y las empresas se enfrentaron al problema de no solo organizar de manera efectiva las reuniones en el espacio virtual, sino también obtener un resultado específico y aplicado del trabajo conjunto de las reuniones virtuales.
El aprendizaje en línea, las reuniones en línea, los seminarios web remotos y otros eventos virtuales se llevan a cabo durante la cuarentena en varias plataformas, incluida la aplicación de comunicación gratuita iMind.
La capacidad de comunicarse fácilmente y sin problemas en Internet es una de las características más distintivas de la modernidad. Gracias a la World Wide Web, hoy puede encontrar muchas personas de ideas afines e incluso amigos, no solo en algún lugar cercano, sino también en los rincones más lejanos del planeta, recibir diversa información de ellos y responder instantáneamente.
Existe la ilusión de que el mundo se está haciendo más pequeño, los límites se están desdibujando y las personas se están acercando, y esto, por supuesto, ha cambiado por completo los principios de la comunicación en el mundo moderno.
Ahora no necesita gastar tiempo y dinero en un viaje solo para realizar negociaciones cara a cara en la empresa. Basta con descargar la aplicación o plataforma, enviar el enlace al interlocutor e iniciar el diálogo del video.
Sin embargo, las personas a menudo se olvidan de la gestión del tiempo y la carga de trabajo eficiente, y todo su trabajo termina en llamadas y demasiadas reuniones. ¿Cómo optimizar las reuniones y evitar problemas? sigue leyendo
¿Cómo entender que estás atendiendo demasiadas llamadas?
Sin embargo, las reuniones pueden ser muy útiles e incluso necesarias para realizar un trabajo significativo. Cancelar todas las citas y ver qué sucede es un experimento intrigante. ¿Qué extrañaremos? ¿Qué efectos adversos podemos esperar?
Demasiado que decir, no lo suficiente para hacer
Las reuniones ineficaces generan otras actividades ineficaces, incluido el envío de correos electrónicos no deseados. “No estoy seguro de lo que se discutió en la reunión del proyecto sobre cómo avanzaremos. ¿Alguien puede explicarme esto?" Las reuniones efectivas son el resultado de malos correos electrónicos. Necesitamos reunirnos nuevamente para discutir los detalles de nuestra última conversación, incluido quién hará qué y cuándo. Cuanto más sucumbes a este comportamiento, más te hundes en arenas movedizas.
Sobrecarga de calendario
El objetivo principal de la planificación es dividir adecuadamente un trabajo grande en tareas más pequeñas que se pueden completar para lograr la meta.
El plan puede cambiar a lo largo del día según las tareas adicionales y las prioridades cambiantes. La lista de vacantes debe actualizarse con la mayor frecuencia posible. Si no se hace esto, tendremos un calendario sobrecargado y demasiado trabajo. Esta situación lleva al hecho de que no tenemos tiempo para nada en absoluto.
Mayores niveles de estrés
El estado de sobrecarga de información ocurre cuando la cantidad de información entrante excede la capacidad de percibirla y nuestra conciencia no puede hacer frente a ese flujo de información. Cuando hay demasiada información, el cerebro ya no podrá percibir el conocimiento real, hay un exceso.
¿Cómo reducir el número de reuniones?
Tener que contestar llamadas o asistir a reuniones en línea en lugar de "trabajo real" es un problema común para gerentes y otros profesionales. Aquí es donde necesita fuertes habilidades de gestión del tiempo. Hemos reunido algunos consejos básicos para ayudarte a evitar este problema.
Requiere una agenda
Si la organización del espacio de trabajo fue una acción obligatoria pero preparatoria, entonces el inicio inmediato de la implementación de la gestión del tiempo será la preparación de un plan de tareas de trabajo (para un año, para un mes y para todos los días): pueden escribirse en un cuaderno, ingresarse en el teléfono, usar programas especiales, pero los objetivos importantes deben registrarse. Esta lista debe ser revisada y verificada por su relevancia, editada de acuerdo con las nuevas tareas emergentes, y los posibles cambios en la prioridad deben ser monitoreados.
Reserve tiempo libre para reuniones
No olvide descansar: planifique su descanso como una de las tareas principales. La calidad y la velocidad del trabajo realizado en el futuro depende de qué tan bien recupere su fuerza.
En particular, no descuide el sueño: debe ser de 7 a 8 horas al día y beber suficiente agua.
Usar reuniones asincrónicas
Cuando no se requiere una acción inmediata, se llevan a cabo reuniones asincrónicas, no en tiempo real (sincrónicas). Están organizados, pero la comunicación es lenta.
Programe reuniones más cortas
Siempre puede acortar sus reuniones anotando el tiempo que tiene para la reunión al principio y ciñéndose estrictamente a la agenda. Esto definitivamente le ahorrará tiempo y lo ayudará a evitar trabajar solo en llamadas.
La gestión del tiempo se crea no solo para gerentes, empresarios y trabajadores de oficina, sino que será útil para todos. Después de todo, si planifica y asigna los recursos correctamente, alcanzará su objetivo más rápido y el tiempo ahorrado puede dedicarse a sus seres queridos o al cumplimiento de sus propios deseos.