Etiqueta de videoconferencia: 8 consejos para hacer tratos rápidos

Estamos acostumbrados a realizar reuniones de negocios en línea: es más fácil, rápido y seguro. Pero hay una característica en la que pocas personas piensan. Sabemos exactamente cómo negociar en la vida real y no perder la cara. Para dominar el sistema de requisitos de comunicación comercial, puede tomar cursos de etiqueta comercial, leer un libro o consultar con expertos en el campo. La etiqueta de la videoconferencia sigue siendo un misterio: las reglas de conducta en el entorno digital no están claramente explicadas en ninguna parte. Para comprender cómo funcionan las reglas de propiedad para las videollamadas, debe saber cómo otros están aprendiendo las reglas de este nuevo juego virtual. En este artículo, le mostraremos cómo evitar situaciones embarazosas durante las videollamadas importantes.

8 reglas para una reunión de negocios online efectiva

Comience por verificar de antemano cómo se verá en el marco. Incluso si no te consideras una persona fotogénica, existen pautas simples para obtener una imagen hermosa.

1. Ajusta la iluminación para que te vean

No se siente frente a una ventana. Si la fuente de luz viene desde atrás, pareces una mancha oscura, tu cara no es visible. Te verás mínimamente aceptable si colocas una fuente de luz detrás de la cámara. Mejor si hay 2 fuentes de luz: a ambos lados de la cámara y 1 detrás. Idealmente, si se trata de fuentes de luz natural. La cara se ve fresca, las arrugas no se enfatizan. Las fuentes de luz artificial suelen ser más tenues y proyectan sombras antiestéticas en la cara.

Si quieres lucir impecable en una reunión online a cualquier hora del día, te aconsejamos que adquieras una lámpara de anillo . Aporta una luz suave y uniforme, prácticamente no habrá sombras en tu rostro, y aparecerá un brillo característico en tus ojos. Elija una lámpara que venga con un soporte de mesa. Un ejemplo de una opción económica es Falcon Eyes BeautyLight. Además de la lámpara, el kit viene con un soporte, un espejo, soportes para teléfono y cámara. Hay una versión más cara de YongNuo YN608 con más LED. La marca es popular entre los bloggers y los profesionales del video.

2. Vístete para una reunión de negocios

¿Vendrás a una reunión de negocios en pijama? ¿Qué tal una chaqueta pero sin pantalones? Tampoco vengas a una reunión en línea. No puede garantizar que no olvidará y se levantará, especialmente si las negociaciones son estresantes. La ropa que no sea de casa tiene un efecto positivo en tu imagen y productividad.

Evite las decoraciones grandes : deslumbran y distorsionan la imagen. Por la misma razón, no use patrones geométricos.

3. Cuida el fondo

Montañas de platos sucios o una colección de figuras de Lego a sus espaldas distraen de las negociaciones. No es necesario comenzar una limpieza de primavera para cumplir con la etiqueta de la videoconferencia : elija un lugar en la casa donde haya un mínimo de distracciones o cambie el fondo en la configuración de la llamada.

4. Comprueba la técnica con antelación

Esto se aplica no solo a los auriculares, un micrófono y una cámara, sino también a la plataforma donde se llevará a cabo la reunión virtual. Lea sobre cómo hacer esto en el artículo sobre equipos para una conferencia en línea . No repita la experiencia del abogado Rod Ponton, quien defendió a un cliente en una sesión judicial en línea con un filtro de gato en la cara. Ponton admitió que el niño cambió la configuración y no sabía cómo apagar el filtro.

5. Recuerda el micrófono

No rompa la ética profesional: apague el sonido cuando no hable.

Hay un hilo en Reddit donde los miembros comparten momentos vergonzosos cuando no apagaron el micrófono a tiempo:

“Fue durante una lección de educación física en línea. La niña olvidó apagar el micrófono y comenzó a gritar lenguaje obsceno durante los ejercicios”. — 0tortugacielo

6. Que todos tengan su opinión

La regla básica de decencia a seguir durante una conferencia en línea. Tenga en cuenta que los participantes pueden ser de diferentes ciudades y países, por lo que la señal puede retrasarse. Incluso si la comunicación es buena, dé tiempo a los participantes para que formulen una respuesta a una pregunta difícil. No interrumpas.

7. Prepara los documentos necesarios con anticipación

No pierda el tiempo de sus colegas buscando materiales. Guarde los documentos que necesita con anticipación y envíelos antes de que comience la discusión. Comparta varias pantallas para comparar los resultados e informes de sus compañeros.

8. Si eres el anfitrión, quédate hasta tarde.

Se ve extraño cuando el anfitrión de la velada lo deja primero. La etiqueta de la videoconferencia supone que todos los participantes pueden tener su última palabra y salir de la conferencia a su propio ritmo. La situación no es crítica, pero saldrá fea.

Conclusión

La regla de etiqueta más importante es el cuidado y la consideración por otras personas. Rupert Wesson, director de la empresa de coaching Debrett's , dice que la empresa no sigue reglas estrictas, sino pautas generales de etiqueta. Si ya conoce la etiqueta de negociación, puede dominar fácilmente las reglas de comportamiento en el entorno digital.

¿Notó que las reglas no incluían "llamar desde su lugar de trabajo"? Esto no es una coincidencia. Conéctate a una videollamada desde cualquier lugar desde cualquier dispositivo sin descargas.