5 näpunäidet videokoosolekute protokollimiseks

Kaasaegsed tehnoloogiad võimaldavad kasutada seadmeid peaaegu kõigi ärivajaduste jaoks. Seega on suhtlus muutunud hoopis teistsuguseks vormiks, kui see oli sajand (või isegi mitukümmend aastat) tagasi. Tänapäeval eelistavad inimesed internetis suhtlemist silmast silma kohtumistele. Ja see on kindlasti mõttekas.

Kaasaegne kaugtöö ja võrgusuhtlus

Kaasaegset tööd vaadates on raske mitte märgata, et mõni tegevus on seotud tehnoloogiaga. See on olnud tavaline nähtus juba mõnda aega, kuid on muutunud veelgi tavalisemaks pärast seda, kui maailm on silmitsi COVID-19-ga.

Inimesed eelistavad massiliselt kaugtööd. See toob kaasa täieliku muutuse meeskonnatöö vormis ja koosolekute läbiviimises. Seega on Interneti-kohtumised tänapäeval muutunud igapäevaseks ja inimesed arendavad seda tüüpi suhtlust igal võimalikul viisil, et seda veelgi mugavamaks muuta. Kuid isegi nii kiiresti muutuva tehnoloogilise progressi juures on endiselt puhtalt inimlikke jooni, nagu halb tähelepanu ja mälu. Kuid tehnoloogia on meie käsutuses, et sellega toime tulla.

Miks on oluline videokoosolekuid salvestada?

Märkmete tegemine on tavaline märkmete tegemine, kuid rohkem organiseeritud ja koostatud. Veebikoosoleku protokollimine on äärmiselt oluline, sest see aitab põhiteesi ja arutatavaid otsuseid struktureerida ja meeles pidada.

See võimaldab teil ja teie kolleegidel mõista teie praegusi ülesandeid ja kohustusi. Kuid selleks, et see oleks võimalikult tõhus, on parem kaaluda mõningaid näpunäiteid arvestuse pidamiseks.

Näpunäiteid tõhusaks metsaraie tegemiseks

Järgmisi näpunäiteid silmas pidades muutub metsaraie lihtsamaks ja produktiivsemaks.

• Määrake oma eesmärk – mis on kohtumise eesmärk? Millist tulemust te sellelt ootate? Kasutage seda, et määrata, mida on oluline märkida ja mida mitte.
• Kasutage päevakava struktuurina. Laske see enne koosolekut üle vaadata. Aga kui alustasite ilma selleta, küsige konverentsi alguses dokumenti koos koopiaga.
• Ärge kirjutage kõike, mida kuulete. Pöörake tähelepanu asjadele, mis on teie eesmärgi ja tulevaste kohtumiste jaoks kõige väärtuslikumad.
• Ärge kartke katkestada. Kui midagi jääb arusaamatuks, on parem küsida enne, kui arutelu edasi läheb.
• Tee märkmed juurdepääsetavaks. Teie koosolekul osalevad kolleegid ei pruugi olla võimelised koosoleku protokolli veebis pidama, seega jagage seda, et kõik oleksid kursis.

Video ja heli kasutamine teabe jagamiseks on tõhus viis ärikohtumiste läbiviimiseks. Kuid mõnikord põhjustab see keskendumisvõime kaotust. Seega aitab protokolli kasutamine seda puudujääki kompenseerida.

Mida on metsaraie jaoks vaja?

Mõelge ette, mida vajate. Mõelge, kuidas võtate protokolli ja valmistate ette spetsiaalse varustuse, tarkvara või pliiatsiga paberi. Kasutage kasutatavaid tööriistu kiiremini – see aitab teil keskenduda kirjutatava sisule, mitte kirjutamisprotsessile. Protsessi lihtsustamiseks kasutage rakendusi – otsige endale kõige mugavam ja mugavam ning töötage mõnuga.

Arvepidamine: millal see on kasulik ja millal mitte

Märkmed on kasulikud ainult siis, kui need sisaldavad hädavajalikku. Niisiis, vaatame olulist teavet:

• aruteluteema;
• tehtud otsused;
• vastutavate isikute asukoht ja nimed;
• kuupäevad ja kellaajad;
• avatud küsimused, millel pole lahendust.

Lisage või eemaldage punkte olenevalt teie koosoleku eesmärgist.

Märkmete tegemise tava on sama vana kui kasulik. Ja kasutades kaasaegseid ressursse, muudame selle lihtsaks protsessiks. Minutite võtmine ja õiged veebikoosolekurakendused on ideaalne kombinatsioon tootlikkuse suurendamiseks. Seega kasutage võimalust tutvuda tasuta rakendusega iMind ja avage kõik funktsioonid konkreetsete plaanidega.