8 nõuannet veebikohtumiste tõhusamaks muutmiseks
Koosolek on mis tahes töövoo standardelement. Olukorra muutudes maailmas muutub ka kohtumise korraldus. Tänapäeval näeme üha enam trendi kaugtöö poole ning harjumuseks on saamas ka veebikohtumine.
Mis on veebikohtumine?
Veebikoosolek on ärikohtumine, mida hostitakse videokonverentsirakenduse abil eemalt. See võimaldab teil edastada videoid, heli ja faile.
Meeskonna koosolekutel antakse ülevaade või millegi kallal töötatakse. Kuid olenemata eesmärgist veedate selle aja produktiivselt ja puudutate kõiki pakilisi probleeme.
Kasutage neist maksimumi
Et muuta oma tööd tulemuslikumaks, tuleb juhtida aega ja infovoogu. Virtuaalne kohtumine on üks tegevustest, mida tuleks regulaarselt korraldada. Selle eesmärk on võtta kokku sellele videokonverentsile eelnenud perioodi tulemused ja vastutusalade jaotus. See aitab palju teadvustada eelmisel perioodil tehtud vigu ja mõista, kuidas neid edaspidi vältida.
Valesti suunatud tähelepanu korral ei saa te järeldusi teha ega ülesandeid püstitada. Aga kuidas kõike hästi korraldada?
Näpunäiteid tõhusaks koosolekuks
Koosolekuteks valmistudes võtke arvesse järgmist:
- pane paika päevakord - koosta mainimist või arutlemist vajavate arutlusteemade nimekiri, paranda ja täienda seda koos moderaatoriga;
- omage moderaator - määrake see roll inimesele, kes jälgib aega ja annab märke, kui räägite liiga kaua;
- tehke väikseid pause - keskendumist on raske pikka aega säilitada, nii et kui on planeeritud pikk kohtumine, tehke kord tunnis 10-15-minutilisi pause;
- lase teistel vestluses osaleda - see on ebaproduktiivne, kui ainult üks inimene räägib;
- jagage koosoleku märkmeid – jagage oma nägemust, kuna see võib aidata teistel ülesandeid paremini mõista.
Sõltuvalt sellest, millises piirkonnas te asute, saate neid näpunäiteid muuta. Parima tulemuse saavutamiseks muutke oma soovi järgi.
Milliseid teenuseid kasutada?
Oma meeskonna suhtluse tagamiseks saate kasutada erinevaid koosolekurakendusi. Rakendus iMind on tänapäevaste ülesannete jaoks üks sobivaimaid. Süsteem ühendab endas parimad tehnoloogiad hea video- ja helisuhtluse tagamiseks ning funktsioonid ideede ja materjalide jagamiseks. iMind tarkvara abil saate rolle määrata ja kõrgetasemelisi konverentse korraldada. Pauside ja konkreetsete küsimuste korral on võimalik minna privaatruumidesse. Lõpuks muutus konverentsi tulemuste jagamine palju lihtsamaks tänu piiramatule salvestusfunktsioonile, mida saate vaadata ja jagada. Enamik põhifunktsioone on saadaval tasuta.
Veebiürituste puhul on alati palju väljakutseid, mida kohtumist ise ette näha ja planeerida. Selle võimalikult tõhusaks muutmiseks kasutage hea ajahalduse põhimõtteid ja kaugkonverentsirakenduste eeliseid.