Kuidas otsustate, millal e-kirja saatmise asemel koosolekule kokku kutsuda?

Mida rohkem inimesed oma äri arendavad, seda rohkem on neil vaja suhelda. Protsessis osalevad partnerid, kliendid, eksperdid ja teised inimesed. Mis on aga piir kirjaliku meilisõnumi ja koosolekul arutatu vahel?

Populaarsed kontaktimeetodid

Tänapäeval näeme laias valikus suhtlusvahendeid. Enamik neist on aga kauged. See peegeldab kaasaegset eluviisi, üldisi suundumusi ja tehnoloogilist arengut, mis lihtsustab teabe edastamist mis tahes vahemaa tagant. Seega on täna neli enimkasutatavat suhtlusviisi:

• Isiklik suhtlus on kõigist vanim. See võimaldab teil kogeda täieõiguslikku teabevahetust kas teema või mitteverbaalsete vihjete kohta.
• Veebikoosolekud võimaldavad kasutada ainult heli või koos videoga. Need jäljendavad isiklikke, kuid sobivad kõige paremini professionaalseks otstarbeks tänu kaasaegsete rakenduste funktsionaalsusele.
• Ka telefonikõned on laialt levinud, kuid erinevalt varasemast kasutusest on tänapäeval enamasti asendunud videokõnedega. Kuna need võimaldavad vahetada vaid tekstilist infot, ei vasta need tänapäevastele infosisu nõuetele. Seetõttu kasutavad inimesed neid äritegevuses kiireloomulisest teavitamiseks või küsimiseks.
• Tekstsõnumid e-posti ja kiirsõnumite kaudu on isegi tavalisemad kui telefonikõned. Tänapäeval näevad inimesed märguandeid peaaegu kohe pärast saabumist ja enamik eelistab helistamise asemel sõnumite saatmist. Mõned peavad isegi telefonikõnesid ilma ette teatamata halbadeks kombeks.

Nimetatud suhtlusvahenditest on kõige levinumad ja nõutumad veebikohtumised ja e-post.

Äriline vestlus

Kui rääkida sellest, kuidas kolleegide ja klientidega kõige paremini rääkida, siis kõik sõltub konkreetsest juhtumist. Järgige põhimõtet "mida väiksem väärtus, seda kiirem on sõnumi edastamine". Lühikeste arutelude jaoks, mida saab läbi viia e-posti teel, ei ole vaja kasutada videokonverentsiseadmeid.

Kuid igal juhul pidage meeles kõnetooni ja kõneviisi. Alati on parem rääkida inimesena, mitte ainult ettevõtte esindajana. Jääge positiivseks ja siiraks, et oma suhtlusest maksimumi võtta.

Kõige populaarsemad ärisuhtlusviisid

Oleme maininud mõningaid levinumaid suhtlusvahendeid. Täpsemalt öeldes hõlmavad need järgmist:

• e-post - turunduskampaaniateks, pakkumiste arutamiseks, teavitusteks ja dokumentide vahetamiseks;
• kiirsõnumid – tihedamaks ja kiiremaks inimestevaheliseks suhtluseks;
• üks-ühele kõned – kui tunnete end kiirsõnumite vahendusel ebamugavalt;
• grupivideokoosolekud – regulaarsed või projektide või tehingute arutamiseks.

Mida paremini neid kanaleid integreerite, seda rohkem tulemusi teie suhtlus toob. Spetsiaalse riistvara ja rakenduste abil saate oma tootlikkust veelgi suurendada.

Meilisõnum VS võrgukohtumisel: millal kasutada

Väljatöötamisel on formaalse suhtlusstiili aluspõhimõtted. Järgmised üksused on uusimad täiendused:

• Kui sul on midagi pakkuda, öelda või arutada – kirjuta. Pole vaja inimesi tülitada, sest teil on suurepärane pakkumine. Andke oma partneritele või klientidele aega teemaga tutvumiseks ja oma arvamuse kirjalikuks avaldamiseks.
• Ärge suunake inimest, kellega räägite, liiga palju kordi meili teel. Kui mõistate, et see on võimalik, kutsuge ta videokonverentsile, et arutada ideid kõigi kolleegidega, mida peate kaasama.
• Võtke suurem osa oma sõnumist korraga ja olge lühidalt. Tänapäeval on suundumus võtta võimalikult vähe aega kulutatud ajast maksimumi. Vältige liiga hõivatud e-kirju ja muutke need kohtumisteks. Sama lugu on madala väärtusega koosolekutega, milleks võivad olla meilid.

Pöörake nendele punktidele tähelepanu ja pidage kõige tõhusamateks ärisuhtluse klassikalisi reegleid.

Üldreeglid koosolekute ja meilide kohta

Reeglid, mis kehtisid enne veebipõhiste kaugsuhtlusvahendite sagedast kasutamist, on tänapäevaste nõuetega muudetud. Seega vajate:

• senisest veelgi täpsemini ajaga kaasas käia;
• hägustage taust, et teie elu oleks privaatne;
• ära ole e-kirjaga liiga pealetükkiv; jne.

Järgige ärietiketi loogikat ja üldisi reegleid ning te ei jää kunagi vahele.

Kaasaegsed inimesed näivad olevat avatumad. Siiski hindavad nad oma isiklikke piire rohkem kui kunagi varem ajaloos. See suundumus laieneb ärisuhtlusele. Ja positiivse mulje jätmiseks peate neid piire austama. Rakenduse iMind kasutamine videokonverentsideks võimaldab järgida tänapäevaseid suhtlusreegleid ilma infot kaotamata.