8 näpunäidet koostööl põhinevate otsuste tegemise kiirendamiseks video abil
Kartsime pandeemia ajal kaugtööle üle minna: olime 100% kontoriettevõte. Kuid selgus, et videokoosolekutega meie kollektiivne otsustamine, vastupidi, kiirenes. Nii palju, et kontorisse tagasi jõudes ei loobu me videokõnedest. Allpool jagame eluviise. Esiteks - peakindral, seejärel - koosoleku kolmes etapis: enne seda, selle ajal ja pärast seda.
Alusta päeva meeskonnakõnega
Võtke ühendust osakondade või projektimeeskondadega. Paljud alustasid seda praktikat pandeemia ajal, nii teeme ka meie! Ja me ei kavatse kontorist lahkudes peatuda. Meil on päevakorras 3 küsimust, igaüks vastab neile kordamööda. Mida sa eile tegid? Mida te teete täna? Millised on väljakutsed või õnnestumised? Kõik on alati samal lainepikkusel.
Halb näide:
"Tere hommikust! Kas sa eile jalgpalli vaatasid? Jah, selline matš. Muide, nii palav on, et ma ei saanud hästi magada. Kas kõik teavad, mida me täna teeme? Noh, suurepärane."
Hea näide:
"Tere hommikust. Nikita, räägi mulle, mida sa eile tegid, mida sa täna teed. Suurepärane aitäh. Kas teil on ülesannete kohta küsimusi? Ei, olgu. Masha, mis sul viga on? Olgu, hästi tehtud, Mash. Ja täna koostan kvartaliaruande. Aitäh, ilusat päeva! ”
Ettevalmistused jagatud otsuste koosolekuks
Kontrollige, kas seal on lisaliikmeid
Ei ole vaja kõiki ja kõiki miitingule kutsuda. Kutsuge ainult neid, kes on teemaga seotud või saavad vestlusesse kaasa aidata. Jeff Bezos, Amazoni tegevjuht ja üks planeedi rikkamaid inimesi, kasutab kahe pitsa reeglit : kutsuge nii palju inimesi, kui suudate kahe pitsaga süüa.
Kui olulised kohalviibijad ei jõua kohale, määrake koosolek ümber – palju parem kui seda kõike uuesti teha.
Halb näide:
Arutage personaliosakonna üldkoosolekul värbajate ja personalijuhtidega vabade töökohtade sulgemise tähtaja lühendamist.
Hea näide:
Üldkoosolekul arutada kõiki puudutavaid küsimusi. Vabade töökohtade sulgemise tähtaja lühendamiseks koguge ainult värbajaid.
Esitage oma päevakava eelnevalt
Kohtumise alustamine juhtuma hakkava selgitamisega on kindel viis palju aega raisata. Vajalik on teha päevakavast kokkuvõte ja teema kohta meelde tuletada, aga kui küsimused ette saadate, on osalejatel aega valmistuda.
Päevakord saada päev enne koosolekut. See aeg on ettevalmistuseks piisav: osalejatel on aega mõelda, nendeni võib jõuda arusaamu. Kuid aega pole liiga palju: inimesed ei unusta oma ideid. Lumen Learningi (Ameerika õpetajakoolituskursused) uuringu kohaselt unustavad inimesed olulise osa uuest teabest 24 tunni jooksul pärast õppimist. Seda kirjeldatakse nende õppematerjali mälu ja teabetöötluse peatüki jaotises „ Teabe edastamine pikaajalisse mällu ”.
Halb näide:
"Tere! Tänasel kohtumisel on teema üllatus! Arutleme ajarännaku üle kihutava auto ja kellatorniga!”.
Hea näide:
«Nagu mäletate eilsetest meilidest, arutame ajarännakut ülekiirendatud auto ja tornikella abil. Hr Zemeckis, millised on teie mõtted selle kohta?
Koosoleku pidamine
Ajurünnak video abil
Ajurünnak videokonverentsil on mugavam kui koosolekuruumis. Ideed tuleks kirja panna, nimekirja peaksid kõik nägema. Info ühiseks otsustamiseks võib tahvlile kirjutada – aga järgmisel koosolekul kustutatakse kõik. Ja teksti kopeerimine tahvlilt töödokumentidesse ei toimi. Konverentsiruumi võite tulla sülearvuti või tahvelarvutiga, kuid te ei saa dokumendis kõigi jaoks ühte kohta ekraanipilti teha. Mis siis, kui teil on lauaarvutid?
Küsi, aruta olulisi asju video vahendusel – aga kuidas on lood turvalisusega? Kui kasutate Mind, on teie koosolekud kaitstud USA valitsuse kasutatava protokolliga .
Halb näide:
Palgake kolijate ja programmeerijate meeskond, et viia teie statsionaarsed arvutid koosolekuruumi ja seejärel tagasi.
Hea näide:
Helistage juhtimisotsuste tegemiseks videolingi kaudu.
Koosoleku ajal tehke märkmeid
Kirjutage olulised punktid üles - see aitab midagi kaotamata teha koosoleku lõpus kokkuvõte. Pärast miitingut toimuvate muudatuste või täienduste korral on vaja ainult noote “kammida”, mitte minna teiste inimeste juurde, korrates koosolekul tõstatatud küsimusi.
Selles aitab videokõne. Looge dokument, uurige kõiki osalejaid ja redigeerige seda reaalajas üldkoosoleku otsuse tegemiseks. Need võivad olla Google'i dokumendid või märkmete tegemise rakendused, nagu Apple Notes, MS OneNote, Notion.
Halb näide:
Ralli lõpus: "Lida, tehke müügiäriprotsessis muudatusi, et kajastada kõike, mida arutasime." Lida unustas paar hetke, sai mõnest valesti aru. Äriprotsess kinnitatakse alates neljandast korrast, müügiosakonna juhataja veedab aega, selgitades Lidale uuesti koosolekul räägitut.
Hea näide:
Lida teeb muudatusi oma märkmetele viidates. Märkmeid nägid koosolekul kõik – kõik, mis oli ebatäpne või ebaõige, parandati kohe ära. Äriprotsess on juba esimeses tiraažis hea: müügiosakonna juhataja teeb paar muudatust ja kinnitab selle teisel korral.
Kõige mõjukamad räägivad viimasena
Kui grupp koosneb erineva tasemega töötajatest, paluge ajurünnaku või arutelu ajal viimasena sõna võtta eakatel ja lugupeetud kolleegidel. Kui nad räägivad esimesena, on suur võimalus, et nad mõjutavad oma staatuse tõttu teiste arvamusi ja kollektiivsete otsuste tegemist, sulgedes oma häbelikumate nooremate kolleegide paljutõotavad ideed.
Halb näide:
"Alustame rallit. Meie asetäitja direktoril on lahe idee. Kas keegi tahab sõna võtta? Mitte keegi? Aitäh teile kõigile, näeme varsti!”
Hea näide:
"Alustame rallit. Kallid uustulnukad, teil on meie personalipoliitikast värske ja pilvitu vaade. Kas teil on selle jaoks ideid?"
Pärast koosolekut
Määrake vastutav isik ja tähtajad
Tehke selgelt kindlaks, kes vastutab rakendamise eest. Täpsustage, millal tulemust ootate. Kuupäeva saate määrata tegelikust paar tundi või päeva varasemaks, olenevalt ülesande ulatusest. Võimalus saada soovitud õigel ajal suureneb 😉
Halb näide:
"Mind ei huvita, kes seda teeb, aga ma tahan poliitikat oma lauale värbada. Tehke, mis saate, kuid tehke seda nii kiiresti kui võimalik."
Hea näide:
"Alena, ma usaldan värbamispoliitika teile. Tähtaeg on järgmisel neljapäeval, kuid lõpetage kolmapäeva pärastlõunaks. Kui midagi, siis tuleb võimalus toimetada.
Saada tulemused osalejatele
Selleks, et tehtud otsuste elluviimine oleks tipus, saatke kõigile osalejatele see, milles nad kokku leppisid - punkt-punktilt, kirjalikult. Küsige kinnitust, et kõik on nii. Kui seda ei tehta, võivad hõivatud juhid või kliendid mõne tehtud grupiotsuse unustada. Seejärel proovige tõestada, et tegite nii, nagu kokku lepitud.
Kui kohtute videolingi kaudu, saab rallit salvestada . Kas peate üksikasju meeles pidama? Vaata postitust!
Halb näide:
- Miks kurat meie saiti ikka veel Austraaliast 5 sekundit laaditakse?!
- Ivan Ivanovitš, arutasime seda ja otsustasime, et ajaveebi manustamine on prioriteet.
- See ei saa olla, ma vallandan kõik!
Hea näide:
- Vaata, siin on kokkuvõte koosoleku chatis, siia sa ise panid like. Ja lehe laadimine on ajastatud kohe pärast ajaveebi.
- Kas tõesti. See oli nii, vabandan. Ma lähen vaatan ralli rekordit, mäletan, miks ma nii otsustasin.
Tõhusa videokoosoleku kokkuvõte ja kontrollnimekiri
Koostasime teile kollektiivsete otsuste tegemiseks vajalike näpunäidetega kontrollnimekirja – kopeerige see oma märkmikusse või planeerijasse:
Iga päev:
- Alustage päeva meeskonnakõnega
Enne rallit:
- Esitage päevakava
- Lisainimesi pole?
Miitingul:
- Ajurünnak – videokonverentsil
- Kes teeb märkmeid?
- Küsige eakatelt viimasena
Pärast rallit:
- Määrake vastutavad isikud ja tähtajad
- Kõik kirjalikult kokkulepitud saatke kõigile
Ja siit saab kontrollnimekirja alla laadida ja printida - kauni kujundusega kontrollnimekirja kujundajalt 365done.ru .
Peame nõu pidama, sest see on lihtne ning turvameetmed on läbimõeldud ja selged. Proovige – see on tasuta. Ja lase oma organisatsioonis otsuste tegemise kiirusel kasvada!