Kuidas loote aluse tõhusaks üks-ühele virtuaalseks kohtumiseks?
Kui töötate millegi kallal, peate aeg-ajalt mõnda küsimust arutama. Ja veebikohtumised on ideaalne lahendus praeguste probleemide kiireks lahendamiseks. Mis on aga parim viis neid tõhusaks muuta ja miks on meil vaja raamistikku isegi üks-ühele kohtumiste jaoks?
Mis on üks-ühele kohtumine?
Individuaalne kohtumine on veebikohtumine, mis toimub videokonverentsisüsteemi või videovestlusrakenduse kaudu vaid ühe inimesega. See formaat on tavalisem kui tavalised meeskonnakoosolekud, kuna see on paindlikum (vähem osalejaid, lihtsam korraldada ja läbi viia).
See annab inimestele palju võimalusi kaugsuhtluseks ja ärilistel eesmärkidel.
Näost näkku kohtumiste eelised
Üks-ühele töötajate kohtumisi peetakse sageli ettevõtetes, mis tegutsevad hübriid- või täielikult kaugjuhtimise teel. Need võimaldavad:
- Säästa aega ja raha – olgu selleks siis üks-ühele vestlus töötajaga või üks-ühele kohtumine juhiga – see paneb kolleegid kiiremini tööle, sest nad saavad kõike vahetult ja kiiresti arutada. Pole vaja minna kontorisse intervjuule või ärilõunale aega kokku leppida: saate helistada videokoosoleku rakenduse abil.
- Näidake rohkem produktiivsust – mida kiiremini arutlete ja otsuseid teete, seda kiiremini tulemus ilmub. See mõjutab mis tahes sisemist või välist suhtlust.
- Saa probleemist selgemalt aru – meeskonnakoosolekutel tuleb ette olukordi, kus oled mõne probleemi pärast veidi ärritunud ja kui see on lahendatud, pead selle selgitamiseks uuesti küsima. Üks-ühele kohtumised väldivad seda ebamugavust ja teevad kõik algusest peale selgeks.
- Looge teineteisemõistmine – kui kaks inimest suhtlevad, on neil lihtsam ühist keelt leida. Nad oskavad pöörata tähelepanu vestluspartneri huvidele ja arvamustele ning üks-ühele suhtlus on inimestevahelisem. Nii on lihtsam kompromissi leida.
Saate seda loendit jätkata, nagu soovite. Põhimõte on see, et teatud olukordades, kui on vaja ennast näidata või kedagi veenda, on palju mugavam siseneda veebipõhisele üks-ühele konverentsile. Kuid veelgi parema tulemuse saavutamiseks on siiski vaja mingit raamistikku.
Miks on vaja koosoleku jaoks struktuuri?
Partneri, juhi või kliendiga suhtlemise korraldamiseks vajate üks-ühele koosoleku struktuuri. Inimestevahelises vestluses on palju lihtsam hajuda ja arutlusliini kaotada. Nii et teil on vaja mingit lõputööd, et ennast juhtida ja puudutada kõiki soovitud punkte. Samuti, kui teie koosolek liigub lõpetatud ja praeguste ülesannete juurest tulevaste ülesannete juurde, on arutelu loogilisem ja teil on suurem tõenäosus, et muudate oma koosoleku produktiivsemaks.
Kuidas struktureerida üks-ühele kohtumist?
Raami loomine hõlmab ettevalmistust. See sisaldab kahte etappi: enne koosolekut ja koosoleku ajal.
Enne koosolekut peaksite:
- seadke kontekst - milline projekt, mis ülesanne ja millised probleemid tekkisid;
- pane paika üks-ühele kohtumise päevakord – mida soovid arutada ja rõhutada;
- koosta plaan – kirjuta see üles ja jäta märkmete jaoks ruumi.
Seda struktuuri silmas pidades on teil lihtsam keskenduda kõige olulisematele punktidele. Pange tähele, et koosoleku ajal on parem järgida järgmist järjekorda:
- Alusta registreerimisest, küsi, kas kõik on korras, kas on usaldusväärne ühendus, kas vestluskaaslasel on kvaliteetne heli ja video. Võib-olla räägi paar minutit, et olukorda leevendada, kui midagi läheb valesti.
- Arutage oma raskusi ja probleeme. Need on tavaliselt kõige pakilisemad küsimused, mida arutada, nii et alustage neist, et te ei jätaks midagi olulist ilma.
- Tunnistage võite – rõõmustage ennast veidi, sest probleemide lahendamine on alati stressirohke. Arutage, millega ja kuidas te toime tulite ning milliseid positiivseid tulemusi saavutasite.
- Looge ja jälgige toiminguid, et teha kindlaks, milliseid järgmisi samme oma töö lõpuleviimiseks ette võtate.
Koostage struktureeritud aruteluplaan ja teil on lihtsam täpselt rääkida, mis tähendab, et teie vestluskaaslane mõistab teid tõenäolisemalt.
Loo kohtumiseks alus vastavalt oma vajadustele
Mõelge vestluse põhjustele. Kui ta pakub kiireid lahendusi, on parem rääkida lühidalt. Kuid järgige siiski oma loodud plaani, et keskenduda olulisele. See säästab aega ja vaeva ühise keele leidmiseks. Kui teil on vaja midagi selgitada või näidata, lisage kavasse esitlus või muu visuaalne abivahend. Kuid järgige järjestust: minevikust tulevikku, negatiivsest positiivseni.
Internetis toimuvad üks-ühele kohtumised on äriinimeste seas laialt levinud. Need on kiired ja tõhusad, mis võimaldab meil üksteist paremini mõista ja kriitilist punkti üksikasjalikumalt rõhutada. Kasutage võimalust täiustada oma koosolekuid kvaliteetsete videokonverentsiseadmete ja rakendusega iMind.