Kuidas koostada virtuaalse koosoleku päevakava?
Tänapäeval seisavad spetsialistid silmitsi erinevate vajadustega, mis on seotud töövoo muutunud vormiga. Ja üks neist puudutab virtuaalseid kohtumisi. Parimate tulemuste saavutamiseks peavad inimesed olema senisest veelgi organiseeritumad ning üks võimalus on meeskonna koosoleku päevakord.
Mida teeb virtuaalne konverents?
Kaugkoosoleku päevakava on mingi teemaga seotud arutelupunktide ja tegevuste ülevaade. Päevakava sisaldab tavaliselt:
- teemakohane väitekiri;
- järjestikuste toimingute jada;
- ja info õppematerjalide kohta.
Et teie programm oleks tõhus videokonverentsi tööriist, peate selle ette saatma (vähemalt päev enne veebikoosolekut), et kolleegid saaksid valmistuda.
Miks on koosoleku päevakord oluline?
Tõhusate virtuaalsete koosolekute pidamiseks on teil vaja plaani. "Tõhus" tähendab, et meeskonnal pole pärast teie suhtlust küsimusi. Kõik on selge ja läbipaistev. Selle tulemuse saavutamiseks peate järgima mõningaid punkte ja piiranguid, eriti kui teil on konverentside jaoks piiratud aeg.
Tõhusate meeskonnakoosolekute päevakord sisaldab:
- andmed "Millal? Kuhu? WHO?" - kohta ja osalejaid määravad küsimused;
- arutelu sõnastatud eesmärk;
- andmed "kodutöö" kohta - mida osalejad peavad koosolekuks valmistuma;
- toimingute jada koos ligikaudse ajaga iga sooritamiseks;
- andmed asjakohase teabe kohta.
See on kõige täiuslikum variant, kuid saate seda vastavalt oma vajadustele muuta.
Päevakorra kasutamise põhjused
Koosolekute päevakorrad on eriti olulised ja soovitavad, sest need aitavad:
- parem on jälgida põhiteemat;
- püsi organiseeritult ja keskendununa (ära kaldu kõrvale põhiteemadest);
- kaasates kõik enne koosoleku algust (valite inimesed, kes osalevad, et neil oleks aega rääkida; nad võivad aidata teil ka programmi lõpule viia);
- muuta arutelu tulemused ilmsemaks.
Esmapilgul tunduvad need punktid ilmselged, kuid kõige lihtsamad asjad jäävad sageli tähelepanuta.
Näpunäiteid päevakava seadmiseks
Meeskonna koosoleku päevakavas saate kasutada erinevaid ideid. Peaasi on järgida järgmisi reegleid:
- tehke seda eelnevalt;
- paluge inimestel, kelle olete valinud, see täita;
- kohandada ja saata kava vähemalt päev enne konverentsi;
- seada tähtajad ja järgida neid;
- tõsta esile kõige olulisemad arutelupunktid;
- tõsta esile aspekte, mis nõuavad kollektiivseid otsuseid;
- vältida sündmuste kaasamist, mida on raske ajaliselt piirata;
- Eeldage iga osaleja täielikku kaasamist – pange kõik rääkima.
See annab teile parima võimaliku tulemuse.
Konverentsi päevakava mall
Selleks, et jalgratast mitte uuesti leiutada, võite kasutada järgmist malli.
Järgige diagrammi ja korraldage vastavalt soovile.
Päevakava on suurepärane tööriist, mis muudab teie meeskonna produktiivsemaks ja paneb teid asjadele terviklikult vaatama. See muudab kogu töövoo teadlikuks, seega kasutage võimalust kogeda eeliseid.