Põhjused, miks teil on tööl liiga palju kohtumisi ja kuidas seda vältida
Karantiini ajal tuli enamik töö- ja tööväliseid probleeme lahendada telefonikõne ja tõhusa virtuaalse koosolekuga. Ja kuigi elu puhkamisega naaseb oma tavapärasele kursile, säilivad omandatud karantiiniharjumused siiski töös. Räägime sellest, miks teil on tööl liiga palju kõnesid ja koosolekuid ning kuidas neid vältida.
Mida virtuaalsed kohtumised tänapäevases suhtluses tähendavad?
Karantiini algusega seisid äriorganisatsioonid ja ettevõtted silmitsi probleemiga mitte ainult virtuaalruumis kohtumiste efektiivselt korraldada, vaid ka virtuaalkohtumiste ühisest tööst saada konkreetne, rakenduslik tulemus.
Karantiini ajal toimuvad erinevatel platvormidel, sealhulgas tasuta suhtlusäpis iMind, veebiõpe, veebikohtumised, kaugveebiseminarid ja muud virtuaalsed üritused.
Võimalus Internetis lihtsalt ja sujuvalt suhelda on modernsuse üks eristavamaid tunnuseid. Tänu ülemaailmsele veebile leiate tänapäeval palju mõttekaaslasi ja isegi sõpru mitte ainult kuskilt lähedusest, vaid ka planeedi kaugeimatest nurkadest, saada neilt mitmesugust teavet ja sellele koheselt vastata.
Tekib illusioon, et maailm muutub väiksemaks, piirid hägustuvad ja inimesed lähenevad ning see on mõistagi tänapäeva maailmas suhtlemise põhimõtteid täielikult muutnud.
Nüüd ei pea te kulutama aega ja raha reisile ainult selleks, et ettevõttes silmast-silma läbirääkimisi pidada. Piisab rakenduse või platvormi allalaadimisest, lingi saatmisest vestluskaaslasele ja videodialoogi alustamisest.
Sageli unustatakse aga ajaplaneerimine ja tõhus töökoormus ning kogu töö lõpeb kõnede ja liiga paljude koosolekutega. Kuidas koosolekuid optimeerida ja probleeme vältida? Loe edasi.
Kuidas aru saada, et osalete liiga paljudel kõnedel?
Kohtumised võivad aga sisuka töö tegemiseks olla väga kasulikud ja isegi vajalikud. Kõigi kohtumiste tühistamine ja juhtunu vaatamine on intrigeeriv eksperiment. Millest me ilma jääme? Milliseid kõrvalmõjusid võime oodata?
Liiga palju öelda, mitte piisavalt teha
Ebatõhusad koosolekud toovad kaasa muid ebatõhusaid tegevusi, sealhulgas rämpskirjade saatmist. “Ma ei ole kindel, mida projekti koosolekul arutati, kuidas me edasi läheme. Kas keegi oskab seda mulle selgitada?" Tõhusad koosolekud on halbade meilide tulemus. Peame uuesti kokku saama, et arutada oma viimase vestluse üksikasju, sealhulgas seda, kes mida ja millal teeb. Mida rohkem te sellele käitumisele alistute, seda sügavamale tekkivasse liiva vajute.
Kalendri ülekoormus
Planeerimise peamine eesmärk on jagada suur töö sobivalt väiksemateks ülesanneteks, mida saab eesmärgi saavutamiseks täita.
Plaan võib päeva jooksul muutuda sõltuvalt lisaülesannetest ja muutuvatest prioriteetidest. Vabade töökohtade nimekirja tuleks võimalikult sageli uuendada. Kui seda ei tehta, on meil ülekoormatud kalender ja liiga palju tööd. Selline olukord viib selleni, et meil pole üldse millegi jaoks aega.
Kõrgem stressitase
Info ülekülluse seisund tekib siis, kui sissetuleva info hulk ületab selle tajumisvõimet ning meie teadvus ei suuda sellise infovooga toime tulla. Kui infot on liiga palju, ei suuda aju enam tõelisi teadmisi tajuda, tekib üleküllus.
Kuidas koosolekute arvu vähendada?
Juhtide ja teiste spetsialistide jaoks on tavaline probleem, et "päris töö" asemel tuleb kõnedele vastata või veebikoosolekutel osaleda. See on koht, kus vajate tugevaid ajaplaneerimise oskusi. Oleme koostanud mõned põhilised näpunäited, mis aitavad teil seda probleemi vältida.
Nõua päevakava
Kui tööruumi korraldamine oli kohustuslik, kuid ettevalmistav tegevus, siis ajaplaneerimise rakendamise koheseks alguseks on tööülesannete plaani koostamine (aastaks, kuuks ja igaks päevaks) - need saavad spetsiaalsete programmide abil märkmikusse üles kirjutada, telefoni sisestada, kuid olulised eesmärgid tuleks kirja panna. See nimekiri tuleks üle vaadata ja asjakohasust kontrollida, seda vastavalt tekkivatele uutele ülesannetele redigeerida ning jälgida prioriteetide võimalikke muutusi.
Broneeri koosolekuteks vaba aeg
Ärge unustage puhata – planeerige oma puhkus üheks peamiseks ülesandeks. Edaspidi tehtava töö kvaliteet ja kiirus sõltub sellest, kui hästi oma jõudu taastad.
Eelkõige ärge unustage und - see peaks olema 7-8 tundi päevas ja juua piisavalt vett.
Kasutage asünkroonseid koosolekuid
Kui koheseid meetmeid pole vaja, peetakse asünkroonseid, mittereaalajas (sünkroonseid) koosolekuid. Nad on organiseeritud, kuid suhtlemine on aeglane.
Planeerige lühemad koosolekud
Saate alati oma koosolekuid lühendada, märkides alguses koosolekuks ettenähtud aja ja järgides rangelt päevakorda. See säästab kindlasti teie aega ja aitab vältida ainult kõnedega töötamist.
Ajajuhtimine pole loodud mitte ainult juhtide, äriinimeste ja kontoritöötajate jaoks - see on kasulik kõigile. Õigesti ressursse planeerides ja jaotades jõuad ju kiiremini eesmärgini ning kokkuhoitud aja saab kulutada lähedastele või enda soovide täitmisele.