5 conseils pour conserver les procès-verbaux des visioconférences

Les technologies modernes permettent d'utiliser l'équipement pour presque tous les besoins de l'entreprise. Ainsi, la communication est devenue une forme complètement différente de ce qu'elle était il y a un siècle (voire plusieurs décennies). Aujourd'hui, les gens préfèrent la communication en ligne aux réunions en face à face. Et cela a certainement du sens.

Travail à distance moderne et communication en ligne

En regardant le travail moderne, il est difficile de ne pas remarquer que toute action est liée à la technologie. C'est un phénomène courant depuis un certain temps maintenant, mais c'est devenu encore plus courant depuis que le monde est confronté au COVID-19.

Les gens préfèrent massivement le travail à distance. Cela conduit à un changement complet du format du travail d'équipe et du déroulement des réunions. Ainsi, les réunions en ligne sont devenues monnaie courante aujourd'hui, et les gens développent ce type de communication de toutes les manières possibles pour le rendre encore plus confortable. Mais même avec des progrès technologiques aussi rapides, il existe encore des traits purement humains, tels qu'une attention et une mémoire médiocres. Mais la technologie est à notre disposition pour y faire face.

Pourquoi est-il important d'enregistrer des visioconférences ?

La prise de notes est la prise de notes habituelle, mais plus organisée et composée. Il est extrêmement important de conserver un procès-verbal de la réunion en ligne car cela aide à structurer et à mémoriser la thèse principale et les décisions discutées.

Cela vous permet, à vous et à vos collègues, de comprendre vos tâches et responsabilités actuelles. Mais pour le rendre le plus efficace possible, il vaut mieux considérer quelques astuces pour tenir un registre.

Conseils pour une journalisation efficace

En gardant à l'esprit les conseils suivants, la journalisation devient plus facile et plus productive :

• Définissez votre objectif - quel est le but de la réunion ? Quel résultat en attendez-vous ? Utilisez-le pour déterminer ce qu'il est important de noter et ce qui ne l'est pas.
• Utilisez l'ordre du jour comme une structure. Ayez-le avant la réunion pour l'examiner. Mais si vous avez commencé sans, demandez un document avec copie en début de conférence.
• N'écrivez pas tout ce que vous entendez. Faites attention aux choses qui sont les plus précieuses pour votre objectif et pour les réunions futures.
• N'ayez pas peur d'interrompre. Si quelque chose n'est pas clair, il vaut mieux demander avant que la discussion n'aille plus loin.
• Rendre les notes accessibles. Vos collègues participant à la réunion peuvent ne pas être en mesure de conserver le procès-verbal de la réunion en ligne, alors partagez-le afin que tout le monde soit informé.

L'utilisation de la vidéo et de l'audio pour partager des informations est un moyen efficace de mener des réunions d'affaires. Mais parfois, cela conduit à une perte de concentration. Ainsi, l'utilisation d'un protocole permet de pallier cette lacune.

De quoi a-t-on besoin pour se connecter ?

Réfléchissez à ce dont vous avez besoin. Réfléchissez à la façon dont vous allez suivre le protocole et préparez tout équipement spécial, logiciel ou morceau de papier avec un stylo. Utilisez les outils que vous utilisez plus rapidement - cela vous aide à vous concentrer sur le contenu de ce que vous écrivez, et non sur le processus d'écriture. Pour simplifier le processus, utilisez des applications - recherchez les plus pratiques et les plus confortables pour vous et travaillez avec plaisir.

Tenue de dossiers : quand c'est utile et quand ça ne l'est pas

Les notes ne sont utiles que si elles contiennent l'essentiel. Alors, regardons les informations importantes:

• sujet de discussion;
• les décisions prises ;
• emplacement et noms des responsables;
• dates et heures;
• questions ouvertes sans solution.

Ajoutez ou supprimez des points en fonction de l'objet de votre réunion.

La pratique de la prise de notes est aussi ancienne qu'utile. Et en utilisant des ressources modernes, nous le transformons en un processus simple. La prise de minutes et les bonnes applications de réunion en ligne sont la combinaison parfaite pour la productivité. Alors saisissez votre chance d'explorer gratuitement l'application iMind et déverrouillez toutes les fonctionnalités avec des plans spécifiques.