8 conseils pour rendre les réunions en ligne plus efficaces

Une réunion est un élément standard de tout flux de travail. Au fur et à mesure que la situation dans le monde change, la manière dont la réunion est organisée change également. Aujourd'hui, nous constatons de plus en plus une tendance au travail à distance, et les réunions en ligne deviennent également une habitude.

Qu'est-ce qu'une réunion en ligne ?

Une réunion en ligne est une réunion d'affaires hébergée à distance à l'aide d'une application de visioconférence. Il vous permet de transférer de la vidéo, du son et des fichiers.

Les réunions d'équipe servent à débriefer ou à travailler sur quelque chose. Mais quel que soit l'objectif, vous passerez ce temps de manière productive et aborderez tous les problèmes urgents.

Profitez-en au maximum

Pour rendre votre travail plus axé sur les résultats, vous devez gérer le temps et le flux d'informations. Une réunion virtuelle fait partie des activités qui doivent être organisées régulièrement. Il sert à résumer les résultats de la période précédant cette visioconférence, et la répartition des responsabilités. Cela aide beaucoup à réaliser les erreurs commises au cours de la période précédente et à comprendre comment les éviter à l'avenir.

Avec une attention mal dirigée, vous ne pourrez pas tirer de conclusions et définir des tâches. Mais comment bien tout arranger ?

Conseils pour une réunion efficace

Lors de la préparation des réunions, tenez compte des points suivants :

• établir l'ordre du jour - faire une liste des sujets de discussion qui doivent être mentionnés ou discutés, la corriger et l'améliorer avec le modérateur ;
• avoir un modérateur - attribuez ce rôle à une personne qui gardera une trace du temps et donnera des signes lorsque vous parlez trop longtemps ;
• faites de petites pauses - il est difficile de rester concentré pendant longtemps, donc si une longue réunion est prévue, faites des pauses de 10 à 15 minutes une fois par heure;
• laissez les autres participer à la conversation - il est improductif lorsqu'une seule personne parle;
• partager des notes de réunion - partagez votre vision car cela peut aider les autres à mieux comprendre les tâches.

Selon la région dans laquelle vous vous trouvez, vous pouvez varier ces conseils. Modifiez à votre guise pour obtenir le meilleur résultat.

Quels services utiliser ?

Pour assurer la communication de votre équipe, vous pouvez utiliser diverses applications de réunion. L'application iMind est l'une des plus adaptées aux tâches modernes. Le système combine les meilleures technologies pour une bonne communication vidéo et audio et des fonctions de partage d'idées et de matériaux. Grâce au logiciel iMind, vous pouvez attribuer des rôles et organiser des conférences de haut niveau. Pour les pauses et les questions spécifiques, il est possible de se rendre dans des salons privés. Et enfin, le partage des résultats de la conférence est devenu beaucoup plus facile grâce à la fonction d'enregistrement illimité que vous pouvez afficher et partager. La plupart des fonctionnalités principales sont disponibles gratuitement.

Lorsqu'il s'agit d'événements en ligne, il est toujours nécessaire d'anticiper de nombreux défis et de créer un plan pour la réunion elle-même. Pour le rendre le plus efficace possible, utilisez les principes d'une bonne gestion du temps et les avantages des applications de conférence à distance.