Comment décidez-vous quand convoquer une réunion plutôt que d'envoyer un e-mail ?

Plus les gens développent leur business, plus ils ont besoin de communiquer. Partenaires, clients, experts et autres personnes participent au processus. Mais quelle est la ligne de démarcation entre un e-mail écrit et ce qui est discuté lors d'une réunion ?

Méthodes de contact populaires

Aujourd'hui, nous voyons un large éventail de moyens utilisés pour la communication. Cependant, la plupart d'entre eux sont éloignés. Il reflète le mode de vie moderne, les tendances générales et les progrès technologiques, ce qui simplifie le transfert d'informations sur n'importe quelle distance. Ainsi, il existe aujourd'hui quatre méthodes de communication les plus utilisées :

• La communication personnelle est la plus ancienne de toutes sortes. Il vous permet de faire l'expérience d'un échange d'informations à part entière, soit sur un sujet, soit sur des indices non verbaux.
• Les réunions en ligne vous permettent d'utiliser uniquement l'audio ou en combinaison avec la vidéo. Ils imitent les applications personnelles, mais conviennent mieux à des fins professionnelles en raison de la fonctionnalité des applications modernes.
• Les appels téléphoniques sont également répandus, mais contrairement à leur utilisation par le passé, ils ont aujourd'hui majoritairement été remplacés par des appels vidéo. Puisqu'ils ne permettent que l'échange d'informations textuelles, ils ne répondent pas aux exigences modernes en matière de contenu d'information. Par conséquent, les gens les utilisent pour notifier ou poser des questions sur quelque chose d'urgent dans les affaires.
• La messagerie texte par e-mail et messagerie instantanée est encore plus courante que les appels téléphoniques. Aujourd'hui, les gens voient les notifications presque aussitôt qu'ils arrivent, et la plupart préfèrent envoyer des SMS plutôt que d'appeler. Certains considèrent même les appels téléphoniques sans notification comme de mauvaises manières.

Les réunions en ligne et le courrier électronique sont les plus courants et les plus recherchés parmi les moyens de communication mentionnés.

Conversation d'affaires

En ce qui concerne la meilleure façon de parler aux collègues et aux clients, tout dépend du cas spécifique. Suivez le principe « plus la valeur est petite, plus la transmission du message est rapide ». Il n'est pas nécessaire d'utiliser un équipement de visioconférence pour de courtes discussions qui peuvent être menées par e-mail.

Mais dans tous les cas, souvenez-vous du ton et de la manière de parler. Il est toujours préférable de parler en tant que personne, pas seulement en tant que représentant d'une entreprise. Restez positif et sincère pour tirer le meilleur parti de votre communication.

Les moyens de communication d'entreprise les plus populaires

Nous avons mentionné certains des moyens de communication les plus courants. Pour être plus précis, ils comprennent :

• e-mail - pour les campagnes de marketing, la discussion des offres, les notifications et l'échange de documents ;
• messageries instantanées - pour une communication interpersonnelle plus étroite et plus rapide;
• appels individuels - si vous n'êtes pas à l'aise avec les messageries instantanées ;
• réunions vidéo de groupe - régulières, ou pour discuter de projets ou d'offres.

Mieux vous intégrez ces canaux, plus votre communication apporte de résultats. En utilisant du matériel et des applications dédiés, vous pouvez encore augmenter votre productivité.

Courriel VS réunion en ligne : quand l'utiliser

Les principes de base du style formel de communication sont en cours d'élaboration. Les éléments suivants sont les derniers ajouts :

• Si vous avez quelque chose à offrir, à dire ou à discuter - écrivez. Inutile de déranger les gens car vous avez une offre intéressante. Donnez à vos partenaires ou clients le temps d'étudier la question et d'exprimer leur opinion par écrit.
• Ne redirigez pas trop souvent la personne à qui vous parlez par e-mail. Si vous comprenez que cela est possible, invitez-le à une vidéoconférence pour discuter d'idées avec tous les collègues que vous devez impliquer.
• Prenez l'essentiel de votre message à la fois et soyez concis. De nos jours, il y a une tendance à tirer le meilleur parti du moins de temps passé. Évitez les e-mails trop chargés et transformez-les en rendez-vous. C'est la même chose avec les réunions de faible valeur, qui peuvent être des e-mails.

Faites attention à ces points et considérez les règles classiques de la communication d'entreprise comme les plus efficaces.

Règles générales pour les réunions et les e-mails

Les règles qui existaient avant l'utilisation fréquente des moyens de communication à distance en ligne ont été modifiées par les exigences modernes. Ainsi, vous avez besoin de :

• suivre le temps avec encore plus de précision qu'auparavant ;
• brouillez l'arrière-plan pour garder votre vie privée ;
• ne soyez pas trop insistant avec les e-mails ; et ainsi de suite.

Suivez la logique et les règles générales de l'étiquette commerciale, et vous ne manquerez jamais.

Les gens modernes semblent être plus ouverts. Cependant, ils apprécient plus que jamais leurs limites personnelles dans l'histoire. Cette tendance s'étend à la communication d'entreprise. Et pour faire bonne impression, vous devez respecter ces limites. L'utilisation de l'application iMind pour la vidéoconférence vous permet de suivre les règles modernes de communication sans perdre d'informations.