8 conseils pour accélérer la prise de décision collaborative avec la vidéo
Nous avions peur de passer au travail à distance pendant la pandémie : nous étions une entreprise de bureau à 100 %. Mais il s'est avéré qu'avec les visioconférences, notre prise de décision collective, au contraire, s'est accélérée. À tel point que lorsque nous reviendrons au bureau, nous n'abandonnerons pas les appels vidéo. Nous partageons des astuces de vie ci-dessous. D'abord - le général principal, puis - en trois étapes de la réunion : avant, pendant et après.
Commencez la journée avec un appel d'équipe
Contactez les départements ou les équipes de projet. Beaucoup ont commencé cette pratique pendant la pandémie, nous aussi ! Et nous n'allons pas nous arrêter en quittant le bureau. Nous avons 3 questions à l'ordre du jour, chacun y répond à tour de rôle. Qu'est-ce que vous avez fait hier? Que vas-tu faire aujourd'hui? Quels sont les défis ou les réussites ? Tout le monde est toujours sur la même longueur d'onde.
Mauvais exemple :
"Bonjour! Avez-vous regardé le football hier? Oui, un tel match. Il fait si chaud, au fait, je n'ai pas bien dormi. Est-ce que tout le monde sait ce que nous faisons aujourd'hui ? Bien grande."
Bon exemple:
"Bonjour. Nikita, dis-moi ce que tu as fait hier, ce que tu fais aujourd'hui. Excellent merci. Des questions sur les tâches ? Non, d'accord. Masha, qu'est-ce qui ne va pas avec toi ? D'accord, bien joué, Mash. Et aujourd'hui, je fais un rapport trimestriel. Merci, bonne journée!"
Se préparer à une réunion de décision partagée
Vérifiez s'il y a des membres supplémentaires
Il n'est pas nécessaire d'appeler tout le monde et tout le monde au rassemblement. N'invitez que ceux qui sont proches du sujet ou qui peuvent contribuer à la conversation. Jeff Bezos, PDG d'Amazon et l'une des personnes les plus riches de la planète, utilise la « règle des deux pizzas » : invitez autant de personnes que vous pouvez vous nourrir de deux pizzas.
Si des participants importants ne peuvent pas venir, reprogrammez la réunion - bien mieux que de tout recommencer.
Mauvais exemple :
En réunion générale du service RH avec les recruteurs et les responsables RH, discutez de la réduction du délai de clôture des postes vacants.
Bon exemple:
Lors de l'assemblée générale pour discuter des questions relatives à tous. Pour réduire le délai de clôture des postes vacants, ne collectez que les recruteurs.
Soumettez votre agenda à l'avance
Commencer une réunion en expliquant ce qui va se passer est un moyen infaillible de perdre beaucoup de temps. Il est nécessaire de résumer l'ordre du jour et de rappeler le sujet, mais si vous envoyez des questions à l'avance, les participants auront le temps de se préparer.
Envoyer l'ordre du jour la veille de la réunion. Ce temps est suffisant pour la préparation : les participants auront le temps de réfléchir, des insights pourront leur venir. Mais il n'y a pas trop de temps : les gens n'oublieront pas leurs idées. Selon une étude de Lumen Learning (cours de formation des enseignants américains), les gens oublient une partie importante des nouvelles informations dans les 24 heures suivant l'apprentissage. Ceci est décrit dans la section « Transférer des informations dans la mémoire à long terme » du chapitre Mémoire et traitement de l'information de leur matériel d'étude.
Mauvais exemple :
"Bonjour! Aujourd'hui, lors de notre réunion, le sujet est une surprise! Discuter du voyage dans le temps avec une voiture qui roule et une tour de l'horloge !".
Bon exemple:
"Comme vous vous en souvenez dans les e-mails d'hier, nous discutons de voyage dans le temps à l'aide d'une voiture overclockée et d'une horloge de tour. Monsieur Zemeckis, que pensez-vous de cela ?
Tenir une réunion
Remue-méninges par vidéo
Le brainstorming en visioconférence est plus pratique que dans une salle de réunion. Les idées doivent être écrites, la liste doit être vue par tout le monde. Les informations pour la prise de décision conjointe peuvent être écrites au tableau - mais lors de la prochaine réunion, tout sera effacé. Et copier du texte du tableau dans des documents de travail ne fonctionnera pas. Vous pouvez venir dans la salle de conférence avec des ordinateurs portables ou des tablettes, mais vous ne pourrez pas capturer un endroit du document pour tout le monde. Et si vous avez des ordinateurs de bureau ?
Demandez, discutez de choses importantes en vidéo - mais qu'en est-il de la sécurité ? Si vous utilisez Mind, vos réunions sont protégées par un protocole utilisé par le gouvernement américain.
Mauvais exemple :
Engagez une équipe de déménageurs et de programmeurs pour déplacer vos PC fixes vers la salle de réunion, puis retour.
Bon exemple:
Appelez pour prendre des décisions de gestion via un lien vidéo.
Prendre des notes pendant la réunion
Notez les points importants - cela aidera, sans rien perdre, de faire un résumé à la fin de la réunion. En cas de modifications ou d'ajouts après le rassemblement, il suffira de "peigner" les notes, et de ne pas aller vers d'autres personnes, en répétant les problèmes soulevés lors de la réunion.
Les appels vidéo y contribuent. Créez un document, fouillez parmi tous les participants et éditez-le en temps réel pour décision en assemblée générale. Il peut s'agir de documents Google - ou d'applications de prise de notes comme Apple Notes, MS OneNote, Notion.
Mauvais exemple :
À la fin du rassemblement : "Lida, apportez des modifications au processus commercial de vente pour refléter tout ce dont nous avons discuté." Lida a oublié quelques instants, en a mal compris quelques-uns. Le processus commercial est approuvé à partir de la quatrième fois, le chef du service commercial passe du temps à expliquer à nouveau à Lida ce qui a été discuté lors de la réunion.
Bon exemple:
Lida apporte des modifications en se référant à ses notes. Tout le monde a vu les notes pendant la réunion - tout ce qui était inexact ou incorrect a été immédiatement corrigé. Le processus commercial est déjà bon dans la première édition : le chef du service commercial effectue quelques modifications et l'approuve la deuxième fois.
Les plus influents parlent en dernier
Lors d'un brainstorming ou d'une discussion, si le groupe est composé d'employés de différents niveaux, demandez aux seniors et aux collègues les plus respectés de parler en dernier. S'ils parlent en premier, il y a de fortes chances qu'ils influencent les opinions des autres et la prise de décision collective en raison de leur statut, fermant les idées prometteuses de leurs jeunes collègues plus timides.
Mauvais exemple :
« Nous commençons un rallye. Notre adjoint directeur a une bonne idée. Quelqu'un veut-il prendre la parole ? Personne? Merci à tous, à bientôt !"
Bon exemple:
« Nous commençons un rallye. Chers nouveaux arrivants, vous avez un regard neuf et clair sur notre politique du personnel. Avez-vous des idées pour cela?
Après la réunion
Affecter une personne responsable et des délais
Identifiez clairement qui est responsable de la mise en œuvre. Spécifiez quand vous attendez le résultat. Vous pouvez définir la date quelques heures ou quelques jours plus tôt que la vraie, selon l'étendue de la tâche. La chance d'obtenir ce que vous voulez augmentera à temps 😉
Mauvais exemple :
« Je me fiche de qui le fait, mais je veux que la politique de recrutement soit sur mon bureau. Faites ce que vous pouvez, mais faites-le dès que possible.
Bon exemple:
« Alena, je vous confie la politique de recrutement. La date limite est jeudi prochain, mais terminer par mercredi après-midi. Si quoi que ce soit, il y aura une possibilité de modifier.
Envoyer les résultats aux participants
Pour que la mise en œuvre des décisions prises soit au top, envoyez à tous les participants ce sur quoi ils se sont mis d'accord - point par point, par écrit. Demandez à confirmer que tout est ainsi. Si cela n'est pas fait, les gestionnaires ou les clients occupés peuvent oublier certaines des décisions de groupe prises. Ensuite, essayez de prouver que vous avez fait comme convenu.
Si vous vous rencontrez par liaison vidéo, le rallye peut être enregistré . Besoin de vous souvenir des détails ? Consultez le poste!
Mauvais exemple :
- Pourquoi diable notre site charge-t-il encore 5 secondes depuis l'Australie ? !
- Ivan Ivanovich, nous en avons discuté et avons décidé que l'intégration d'un blog était une priorité.
- C'est pas possible, je vire tout le monde !
Bon exemple:
- Regardez, voici le résumé dans le chat de la réunion, ici vous mettez vous-même un j'aime. Et le chargement de la page est programmé juste après le blog.
- Oh vraiment. C'était comme ça, je suis désolé. Je vais regarder le record du rallye, rappelez-vous pourquoi j'ai décidé cela.
Résumé et checklist d'une visioconférence efficace
Nous avons créé une liste de contrôle pour vous avec ces astuces pour la prise de décision collective - copiez-la dans votre carnet ou votre agenda :
Tous les jours:
- Commencez la journée avec un appel d'équipe
Avant le rallye :
- Soumettre un agenda quotidien
- Pas de personnes supplémentaires ?
Au rallye :
- Remue-méninges - dans une vidéoconférence
- Qui prend des notes ?
- Demandez aux seniors en dernier
Après le rallye :
- Attribuer des personnes responsables et des délais
- Envoyez tout ce qui a été convenu par écrit à tout le monde
Et ici, la liste de contrôle peut être téléchargée et imprimée - dans un beau design du concepteur de liste de contrôle 365done.ru .
Nous conférons à Mind parce que c'est simple et que les mesures de sécurité sont réfléchies et claires. Essayez-le - c'est gratuit. Et laissez la vitesse de prise de décision dans votre organisation augmenter !