Comment préparez-vous le terrain pour une réunion virtuelle en tête-à-tête efficace ?

Lorsque vous travaillez sur quelque chose, vous devez discuter de certains problèmes de temps en temps. Et les réunions en ligne sont une solution idéale pour résoudre rapidement les problèmes actuels. Mais quelle est la meilleure façon de les rendre efficaces et pourquoi avons-nous besoin d'un cadre même pour les rencontres individuelles ?

Qu'est-ce qu'un rendez-vous individuel ?

Une réunion en tête-à-tête est une réunion en ligne que vous avez via un système de visioconférence ou une application de chat vidéo avec une seule personne. Ce format est plus courant que les réunions d'équipe régulières car il est plus souple (moins de participants, plus facile à organiser et à animer).

Cela donne aux gens de nombreuses possibilités de communication à distance et à des fins commerciales.

Avantages des réunions en face à face

Des réunions individuelles avec les employés ont souvent lieu dans des entreprises qui fonctionnent de manière hybride ou entièrement à distance. Ils permettent:

• Gagnez du temps et de l'argent - qu'il s'agisse d'une conversation en tête-à-tête avec un employé ou d'une réunion en tête-à-tête avec un responsable - cela permet aux collègues de travailler plus rapidement car ils peuvent discuter de tout directement et rapidement. Plus besoin de vous déplacer au bureau pour un entretien ou de prendre rendez-vous pour un déjeuner d'affaires : vous pouvez téléphoner via l'application de visioconférence.
• Montrez plus de productivité - plus vite vous discutez et prenez des décisions, plus vite le résultat apparaîtra. Elle affecte toute communication interne ou externe.
• Comprenez plus clairement le problème - il y a des situations dans les réunions d'équipe où vous êtes un peu contrarié par un problème, et quand il est résolu, vous devez demander à nouveau pour le clarifier. Les entretiens en tête-à-tête évitent ce désagrément et clarifient tout dès le départ.
• Construisez une compréhension mutuelle - lorsque deux personnes communiquent, il leur est plus facile de trouver un langage commun. Ils peuvent prêter attention aux intérêts et aux opinions de leur interlocuteur, et la communication en tête-à-tête est plus interpersonnelle. Cela facilite la recherche d'un compromis.

Vous pouvez continuer cette liste comme bon vous semble. En fin de compte, dans certaines situations où vous devez vous montrer ou convaincre quelqu'un, il est beaucoup plus pratique de participer à une conférence en ligne en tête-à-tête. Mais pour obtenir un résultat encore meilleur, vous avez toujours besoin d'une sorte de cadre.

Pourquoi avez-vous besoin d'une structure pour une réunion?

Vous avez besoin d'une structure de réunion individuelle pour organiser la communication avec votre partenaire, votre responsable ou votre client. Il est beaucoup plus facile de se laisser distraire et de perdre le fil de la discussion dans une conversation interpersonnelle. Vous avez donc besoin d'une sorte de thèse pour vous guider et toucher tous les points que vous souhaitez. De plus, si votre réunion passe de tâches terminées et en cours à des tâches futures, la discussion sera plus logique et vous aurez plus de chances de rendre votre réunion plus productive.

Comment structurer une rencontre en tête-à-tête ?

La création d'un cadre implique une préparation. Il comprend deux étapes : avant la réunion et pendant la réunion.

Avant la réunion, vous devez :

• définir le contexte - quel projet, quelle tâche et quels problèmes sont survenus ;
• établissez l'ordre du jour de la réunion en tête-à-tête - ce dont vous voulez discuter et mettre l'accent ;
• créez un plan - écrivez-le et laissez de l'espace pour les notes.

Avec cette structure en tête, il vous sera plus facile de vous concentrer sur les points les plus importants. Veuillez noter que lors de la réunion, il est préférable de suivre l'ordre suivant :

1. Commencez par vous inscrire, demandez si tout est en ordre, s'il y a une connexion fiable, si l'interlocuteur dispose d'un son et d'une vidéo de haute qualité. Parlez peut-être quelques minutes pour calmer la situation si quelque chose ne va pas.
2. Discutez des difficultés et des problèmes que vous rencontrez. Ce sont généralement les problèmes les plus urgents à discuter, alors commencez par eux pour ne rien manquer d'important.
3. Reconnaissez les victoires - réjouissez-vous un peu, car résoudre des problèmes est toujours stressant. Discutez de quoi et comment vous avez fait face et des résultats positifs que vous avez obtenus.
4. Créez et suivez des actions pour déterminer les prochaines étapes à suivre pour terminer votre travail.

Ayez un plan de discussion structuré, et il vous sera plus facile de parler avec précision, ce qui signifie que votre interlocuteur est plus susceptible de vous comprendre.

Créer la base de la réunion selon vos besoins

Considérez les raisons de la conversation. S'il propose des solutions rapides, il est préférable d'être bref. Mais suivez toujours le plan que vous avez créé pour vous concentrer sur l'essentiel. Cela permet d'économiser du temps et des efforts pour trouver un langage commun. Si vous avez besoin d'expliquer ou de montrer quelque chose, incluez une présentation ou une autre aide visuelle dans le plan. Mais suivez la séquence : du passé au futur, du négatif au positif.

Les rencontres individuelles en ligne sont très répandues parmi les gens d'affaires. Ils sont rapides et efficaces, ce qui nous permet de mieux nous comprendre et de souligner plus en détail le point critique. Saisissez votre chance d'améliorer vos réunions avec un équipement de visioconférence de qualité et l'application iMind.