Comment créer un ordre du jour pour une réunion virtuelle ?
Aujourd'hui, les professionnels sont confrontés à des besoins différents liés à la forme modifiée du flux de travail. Et l'un d'eux concerne les réunions virtuelles. Pour obtenir les meilleurs résultats, les gens doivent rester encore plus organisés qu'auparavant, et un ordre du jour pour une réunion d'équipe est une option.
A quoi sert une conférence virtuelle ?
L'ordre du jour d'une réunion à distance est un aperçu des points de discussion et des activités liées à un sujet. L'ordre du jour contient généralement :
- dissertation sur le sujet;
- séquence séquentielle d'actions;
- et des informations sur le matériel d'étude.
Pour que votre programme soit un outil de visioconférence efficace, vous devez l'envoyer à l'avance (au moins un jour avant la réunion en ligne) afin que vos collègues puissent se préparer.
Pourquoi l'ordre du jour de la réunion est-il important ?
Pour avoir des réunions virtuelles efficaces, vous avez besoin d'un plan. « Efficace » signifie que l'équipe n'a pas de questions après votre communication. Tout est clair et transparent. Pour arriver à ce résultat, vous devez respecter certains points et restrictions, notamment lorsque vous disposez d'un temps limité pour les conférences.
L'ordre du jour des réunions d'équipe efficaces comprend :
- données sur "Quand ? Où? Qui?" - des questions déterminant le lieu et les participants ;
- le but formulé de la discussion;
- données sur les "devoirs" - ce dont les participants ont besoin pour se préparer à la réunion ;
- une séquence d'actions avec un temps approximatif pour terminer chacune ;
- données sur les informations pertinentes.
C'est la variante la plus complète, mais vous pouvez la modifier selon vos besoins.
Raisons d'utiliser l'agenda
Les ordres du jour des réunions sont particulièrement importants et souhaitables car ils aident à :
- il vaut mieux suivre la ligne principale du sujet;
- restez organisé et concentré (ne vous écartez pas des sujets principaux);
- faire participer tout le monde avant le début de la réunion (vous choisissez les personnes qui y assisteront afin qu'elles aient le temps de parler ; elles peuvent également vous aider à terminer le programme)
- rendre les résultats de la discussion plus évidents.
À première vue, ces points semblent évidents, mais les choses les plus simples sont souvent négligées.
Conseils pour définir l'agenda
Vous pouvez utiliser différentes idées pour l'ordre du jour de la réunion d'équipe. L'essentiel est de suivre les règles suivantes:
- faites-le à l'avance;
- demandez aux personnes que vous avez choisies de le remplir ;
- ajuster et envoyer le plan au moins un jour avant la conférence ;
- fixer des délais et les respecter ;
- souligner les points les plus importants pour la discussion ;
- mettre en évidence les aspects qui nécessitent des décisions collectives ;
- éviter d'inclure des événements difficiles à circonscrire dans le temps ;
- Supposez la pleine implication de chaque participant - faites parler tout le monde.
Cela vous donnera le meilleur résultat possible.
Modèle d'ordre du jour de la conférence
Afin de ne pas réinventer la roue, vous pouvez utiliser le modèle suivant.
Suivez le schéma et disposez comme vous le souhaitez.
Un agenda est un excellent outil pour rendre votre équipe plus productive et vous faire voir les choses de manière holistique. Cela rend l'ensemble du flux de travail conscient, alors profitez-en pour en découvrir les avantages.