Réunions planifiées : à quelle fréquence avez-vous des réunions d'équipe de projet ?

Avec l'avènement des modes de communication à distance, il est devenu beaucoup plus facile de tenir des réunions d'affaires. Mais la facilité ne signifie pas que vous devez vous réunir tous les jours ou une fois par mois. La fréquence des réunions dépend des spécificités de votre équipe et de la nature des tâches que vous souhaitez résoudre.

Qu'est-ce qu'une visioconférence planifiée ?

Les réunions planifiées permettent à l'équipe de communiquer, d'attribuer et de terminer les tâches en cours et de suivre leur progression. Il s'agit d'une réunion d'affaires récurrente qui se déroule en ligne ou sur place.

Comment les réunions planifiées sont-elles utilisées dans le travail d'équipe à distance ?

Lorsque le travail d'équipe devient distant, les gens doivent faire attention à maintenir les liens entre eux et à rester connectés. "Mais est-il nécessaire de se rencontrer plus souvent dans un format à distance ?" - tu demandes. C'est là que la définition de la rencontre d'une cadence est requise.

Initialement, la cadence est un terme sportif, signifiant la fréquence des pas ou des révolutions par minute. Lorsqu'il est appliqué aux réunions d'affaires, cela signifie la fréquence des réunions qui fournit le meilleur résultat pour la collaboration.

Types de réunions d'équipe.

Il existe deux types de réunions d'équipe :

• maintenance (planifiée) - pour contrôler la mise en œuvre des tâches ;
• pour changer de cap - suggérer de nouveaux éléments lors de la rencontre avec votre équipe.

Pour les deux espèces, un moment approprié est nécessaire.

Problèmes si les intervalles entre les rendez-vous sont trop courts ou trop longs

Les réunions d'équipe en visioconférence sont efficaces lorsque vous réussissez à trouver un élan. Sinon, vous pouvez vous retrouver avec une équipe frustrée et désordonnée. Si les pauses entre les conférences sont trop longues, vous perdez le contrôle et votre équipe perd ses relations et ses compétences en matière de travail d'équipe. Si vous les gardez trop proches et que vous vous rencontrez trop souvent, ils n'auront rien de nouveau à dire et ils ne se sentiront pas assez productifs.

Comment trouver la bonne cadence pour votre équipe ?

L'entreprise doit tenir compte de ce sur quoi l'équipe travaille lorsqu'elle recherche la bonne cadence pour les réunions tactiques.

Que faut-il prendre en compte lors de la planification de réunions régulières ?

Avec tous les avantages de la visioconférence en matière d'économie de temps et de ressources, vous devriez toujours considérer :

• urgence et importance - s'il y a quelque chose à discuter ;
• stabilité - si tout se passe bien;
• fonction de travail - comment vous avez divisé le travail ;
• interdépendance – dont les membres de l'équipe ont le plus besoin pour interagir.

Ces points peuvent vous aider à déterminer votre fréquence idéale et à la modifier en cas de problème.

Alternatives pour planifier un appel vidéo

Si vous pensez que votre fréquence n'est pas idéale, mais que l'utilisation plus fréquente d'un logiciel de visioconférence n'est pas efficace, vous pouvez utiliser d'autres moyens pour rester en contact avec votre équipe. Cela fonctionne généralement bien avec la plate-forme en tant qu'espace de travail pour le partage de fichiers, les commentaires de tâches et la messagerie instantanée. Réfléchissez à vos idées et discutez-en ensemble.

Exemples de rythme pour différents lieux de rencontre et équipes

Pour étayer certaines idées spécifiques, jetez un œil au tableau ci-dessous.

Pour trouver l'équilibre parfait, essayez différentes options pour votre cas.

Des réunions régulières font partie intégrante de tout flux de travail. Mais la question clé est de trouver le juste milieu. Utilisez l'application iMind pour la planification et la planification afin de rendre le travail de votre équipe aussi productif que possible.