Le guide complet des réunions virtuelles en 2022
Avec le développement rapide des technologies de visioconférence, elles sont devenues un autre avantage commercial. La conférence en ligne est extrêmement utile en entreprise pour la gestion d'équipe, l'organisation du travail, le service client, etc. Alors pourquoi ne pas utiliser ce mode de communication à distance pour faire connaître votre marque ?
Concept de conférence virtuelle
Les conférences virtuelles sont très différentes des réunions en ligne. Ce dernier est efficace pour les réunions d'équipe à distance occasionnelles et régulières, les événements d'entreprise en intérieur et même certaines occasions en extérieur.
Les conférences virtuelles permettent tout ce qui n'est pas possible avec les appels vidéo : communication publique étendue, attraction de sponsors, analyse approfondie des données, etc. Elles sont similaires aux webinaires, mais offrent plus d'opportunités de communication, de construction de relations commerciales, etc.
Pourquoi une conférence virtuelle ?
La conférence virtuelle vous permet d'augmenter le niveau de participation. Voyager prend du temps et coûte cher, et c'est beaucoup mieux pour les participants s'ils n'ont pas à perdre du temps et de l'argent dans une activité douteuse. Et il est douteux si vous n'offrez pas une option de participation à distance) s'ils ont des alternatives.
Objectifs de la conférence virtuelle
Les objectifs généraux de la planification de conférences virtuelles incluent :
- objectifs commerciaux potentiels - augmentation de la génération de prospects, de la notoriété de la marque, de l'implication de la communauté, de la génération de revenus ;
- objectifs sociaux - de l'amélioration personnelle aux loisirs.
Il est toujours préférable pour un organisateur de conférence virtuelle de se fixer deux objectifs principaux parmi les catégories énumérées ci-dessus. Cela vous oblige à vous concentrer sur quelque chose de mesurable et d'actionnable.
Étapes d'organisation et tâches
Même n'importe quelle organisation propose quelques étapes de base à suivre. Dans le cas d'une conférence virtuelle, vous pouvez obtenir de meilleurs résultats en suivant les étapes ci-dessous.
- Créez un concept - l'idée principale autour de laquelle votre plan sera construit.
- Construisez une stratégie - quels éléments utiliserez-vous pour atteindre vos objectifs.
- Sélectionnez le logiciel et le matériel - cela peut entraîner des coûts.
- Pensez à l'inscription et aux enquêtes d'audience pour collecter des données.
- Recueillez des commentaires après la conférence en ligne pour en savoir plus sur votre public et prendre en compte les éventuelles erreurs.
Ces étapes aident à séparer les responsabilités et le travail, car la préparation nécessite un examen attentif de nombreux aspects. Enfin, ils permettent une meilleure analyse et comparaison une fois l'événement passé.
Fonctionnalités de parrainage
Le parrainage de la programmation de conférences en ligne offre la possibilité de réduire les coûts et ressemble beaucoup à un événement hors ligne. La seule différence réside dans la manière dont la publicité est mise en œuvre. De plus, vous pouvez rencontrer des sponsors plus difficiles à convaincre. Ici, vous devez utiliser toutes les données positives (des calculs de prévision et de l'analyse précédente).
Quelles données et analyses pouvez-vous obtenir
Les principaux types de données sont :
- données d'événement - quoi, où, comment et quand a-t-il été organisé ;
- données de profil - informations sur les participants ;
- données d'engagement — dynamique d'interaction et résultats.
Tout d'abord, cela vous aidera à organiser la comparaison avec les événements précédents. Le second vise à compléter ou à créer des profils de vos clients potentiels. Ce dernier montre l'efficacité de votre stratégie.
Les conférences virtuelles nécessitent une approche organisationnelle réfléchie. Il s'agit d'un événement à plusieurs niveaux qui nécessite l'utilisation de certains outils. Pour en tirer le meilleur parti, vous devez accorder une grande attention aux détails.