À faire et à ne pas faire pour les réunions en ligne

Les réunions en ligne sont courantes de nos jours. Les gens les utilisent pour la vie personnelle, l'éducation, les affaires et à d'autres fins. Mais l'un des points les plus importants à considérer est de savoir comment organiser et mener une vidéoconférence.

Que signifie réunion en ligne ?

Les réunions en ligne avec vidéo portent de nombreux noms : visioconférences, réunions virtuelles, conférences en ligne, etc. Elles permettent une communication à distance avec l'échange d'informations visuelles. Selon l'appareil, vous aurez peut-être besoin d'un ensemble d'appareils électroménagers ou simplement de votre smartphone.

Les objectifs vont d'un simple appel vidéo à un membre de votre famille à des négociations politiques entre dirigeants mondiaux. Nous parlerons d'une moyenne de tous ceux mentionnés - lorsqu'une réunion virtuelle en ligne a un objectif de discussion spécifique et dure de 30 à 50 minutes ou plus.

Quelle est l'importance des réunions en ligne dans les affaires et dans la vie ?

De nos jours, il est nécessaire de savoir gérer les logiciels et le matériel de visioconférence - les gens préfèrent collaborer à distance. Les employés préfèrent travailler à domicile; les propriétaires d'entreprise trouvent plus opportun d'organiser des webinaires et des conférences virtuelles au lieu d'événements de marketing hors site ; etc. Il y a plusieurs raisons à cette tendance. Mais l'essentiel est que plus le temps passe, plus la communication dépend des moyens d'interaction à distance.

Avantages des réunions virtuelles

Parmi tous les avantages des réunions virtuelles, nous attirons votre attention sur :

• gagner du temps - en particulier lors de vos déplacements;
• économie de ressources - argent et effort pour l'organisation;
• de meilleures possibilités de diffusion de l'information;
• conditions plus confortables pour les participants.

Il existe de nombreux autres avantages à prendre en compte, mais ils varient en fonction du cas d'utilisation spécifique.

Que faire dans les réunions en ligne

Pour tirer le meilleur parti de votre réunion en ligne, vous feriez mieux de suivre les conseils ci-dessous :

• commencer et finir à l'heure - la ponctualité est toujours la bienvenue ;
• allouez des minutes - donnez-vous la possibilité de vous souvenir correctement des accords et des décisions prises;
• avoir un ordre du jour pour la réunion - il est plus facile de suivre l'horaire si vous avez un plan à suivre ;
• rendez-le interactif - il implique les participants et facilite la communication ;
• chat - que l'atmosphère soit détendue.

Ajoutez des points comme vous le souhaitez, mais essayez de ne pas modifier ce qui précède.

Ce qu'il ne faut pas faire lors d'une réunion en ligne

Quelle que soit la manière dont vous complétez votre liste de tâches, essayez d'éviter :

• attendez l'heure de la réunion pour vous connecter - il est préférable de commencer 5 à 7 minutes avant l'heure convenue;
• multitâche - concentrez-vous sur une chose;
• toucher le clavier - le bruit de fond détourne l'attention et agace les gens;
• lorsque vous invitez des personnes inutiles - ne perdez pas de temps;
• quitter la salle - confond les visiteurs et leur fait perdre leur temps.

En résumé, plus vous suivez de près le sujet de discussion, mieux c'est.

En règle générale, les réunions en ligne sont un outil universel qui facilite la communication et le travail. Par conséquent, il est très important de rendre ce temps aussi efficace que possible, car les gens ont leur propre vie et leurs propres problèmes à gérer. Utilisez l'application iMind pour une meilleure participation et profitez des meilleures fonctionnalités.