Conseils pour organiser une conférence téléphonique dans un bureau en open space

La technologie de visioconférence est un énorme avantage pour les entreprises utilisant des modèles entièrement ou partiellement distants. Mais les bureaux restent des espaces de travail traditionnels. De plus, les bureaux à aire ouverte n'éliminent pas le besoin de communiquer par le biais de réunions en ligne, il peut donc être difficile de gérer ses fonctionnalités.

Que signifie travailler dans un bureau à aire ouverte ?

Les open space sont des bureaux sans aucune barrière entre les employés. Il peut y avoir des partitions conditionnelles, mais elles n'offrent ni silence ni intimité. Ces espaces de travail sont populaires en raison de leurs avantages en matière de collaboration. Ils vous permettent de communiquer plus rapidement et plus facilement, vous n'avez donc pas à vous déplacer d'une pièce à l'autre pour parler à quelqu'un. Par conséquent, les entreprises les utilisent pour améliorer les aspects créatifs et accroître l'efficacité du travail d'équipe.

Mais dans ces bureaux, la visioconférence reste l'outil de communication à distance.

Caractéristiques du bureau à aire ouverte

Les bureaux en open space ont plusieurs caractéristiques qui offrent des opportunités pour faciliter la communication :

• toute la pièce n'a pas de murs - seul le bureau du directeur est séparé;
• les tables des travailleurs sont disposées en îlots ou en rangées - en fonction de l'intérieur et de l'espace libre;
• les tables sont séparées par de simples cloisons en bois (ou en plastique) ou pas du tout.

Ainsi, ces bureaux sont généralement bruyants, et c'est normal.

Problèmes de conférence dans un espace ouvert

Pour une vidéoconférence efficace, le bureau doit avoir un environnement calme et paisible, ce qui est impossible à réaliser dans un espace ouvert. Certaines personnes marchent, parlent et détournent constamment votre attention. Par conséquent, il est parfois difficile de se concentrer, d'entendre l'interlocuteur ou soi-même, de se concentrer sur le sujet en discussion.

Conseils pour une telle conférence

Afin d'éviter ou d'éliminer les problèmes mentionnés, vous devez suivre les conseils suivants :

• Utilisez la fonction mute/unmute. Cela peut aider votre collègue de l'autre côté à mieux faire passer son message.
• Utilisez un casque. Les écouteurs et le microphone plus près de la bouche facilitent la communication. Il vous offre également plus d'options pour supprimer le bruit de fond.
• Enregistrez et retranscrivez votre appel. Vous vous remercierez ensuite en passant en revue et en analysant les points abordés.

Pour plus de confort, il vous faudra vous occuper d'un logiciel de visioconférence pour vous aider à faire face aux enjeux d'un bureau en open-space.

Logiciel d'appel vidéo pour un travail confortable dans un bureau en open space

Pour un espace ouvert, choisissez un logiciel de visioconférence qui peut offrir la meilleure expérience de communication. Cela signifie des problèmes avec la webcam et le son. Si vous complétez votre casque avec une application de suppression du bruit de fond, vous donnerez à l'autre personne plus de chances de vous entendre.

Si vous utilisez des réunions en ligne avec vidéo, il serait sage de prêter également attention à l'arrière-plan visuel. Recherchez une option de flou ou sélectionnez une image pour résoudre ce problème.

Les bureaux à aire ouverte encouragent l'échange personnel d'idées et stimulent l'ingéniosité. Mais pour assurer la meilleure expérience pour vos appels vidéo dans de telles conditions, faites attention au matériel et aux logiciels que vous utilisez. Avec ses fonctionnalités professionnelles de base gratuites et avancées, l'application iMind est la meilleure option pour votre environnement ouvert !