Raisons pour lesquelles vous avez trop de réunions au travail et comment les éviter
Pendant la quarantaine, la plupart des problèmes professionnels et non professionnels ont dû être résolus par un appel téléphonique et une réunion virtuelle efficace. Et bien que la vie avec repos reprenne son cours habituel, les habitudes de quarantaine acquises sont toujours conservées dans le travail. Parlons des raisons pour lesquelles vous avez trop d'appels et de réunions au travail et comment les éviter.
Que signifient les réunions virtuelles dans la communication moderne ?
Avec le début de la quarantaine, les organisations professionnelles et les entreprises ont été confrontées au problème non seulement d'organiser efficacement des réunions dans l'espace virtuel, mais également d'obtenir un résultat spécifique et appliqué du travail conjoint des réunions virtuelles.
L'apprentissage en ligne, les réunions en ligne, les webinaires à distance et d'autres événements virtuels se déroulent pendant la quarantaine sur diverses plateformes, y compris l'application de communication gratuite iMind.
La capacité de communiquer facilement et de manière transparente sur Internet est l'une des caractéristiques les plus distinctives de la modernité. Grâce au World Wide Web, vous pouvez aujourd'hui trouver de nombreuses personnes partageant les mêmes idées et même des amis non seulement quelque part à proximité, mais également dans les coins les plus reculés de la planète, recevoir diverses informations de leur part et y répondre instantanément.
Il y a une illusion que le monde devient plus petit, les frontières s'estompent et les gens se rapprochent, et cela, bien sûr, a complètement changé les principes de communication dans le monde moderne.
Désormais, vous n'avez plus besoin de consacrer du temps et de l'argent à un voyage uniquement pour mener des négociations en face à face dans l'entreprise. Il suffit de télécharger l'application ou la plateforme, d'envoyer le lien à l'interlocuteur et de lancer le dialogue vidéo.
Cependant, les gens oublient souvent la gestion du temps et la charge de travail efficace, et tout leur travail se termine par des appels et trop de réunions. Comment optimiser les réunions et éviter les problèmes ? Continuer à lire.
Comment comprendre que vous assistez à trop d'appels ?
Cependant, les réunions peuvent être très utiles et même nécessaires pour accomplir un travail significatif. Annuler tous les rendez-vous et voir ce qui se passe est une expérience intrigante. Que va-t-on manquer ? A quels effets indésirables peut-on s'attendre ?
Trop à dire, pas assez à faire
Les réunions inefficaces engendrent d'autres activités inefficaces, y compris l'envoi de courriers indésirables. « Je ne suis pas sûr de ce qui a été discuté lors de la réunion de projet sur la façon dont nous allons aller de l'avant. Quelqu'un peut m'expliquer cela?" Des réunions efficaces sont le résultat de mauvais e-mails. Nous devons nous revoir pour discuter des détails de notre dernière conversation, y compris qui fera quoi et quand. Plus vous succombez à ce comportement, plus vous vous enfoncez dans les sables mouvants.
Surcharge de calendrier
L'objectif principal de la planification est de décomposer de manière appropriée un gros travail en tâches plus petites qui peuvent être accomplies pour atteindre l'objectif.
Le plan peut changer tout au long de la journée en fonction des tâches supplémentaires et des priorités changeantes. La liste des postes vacants doit être mise à jour aussi souvent que possible. Si cela n'est pas fait, nous aurons un calendrier surchargé et trop de travail. Cette situation conduit au fait que nous n'avons le temps pour rien du tout.
Niveaux de stress plus élevés
L'état de surcharge d'informations se produit lorsque la quantité d'informations entrantes dépasse la capacité de les percevoir, et notre conscience n'est pas en mesure de faire face à un tel flux d'informations. Quand il y a trop d'informations, le cerveau ne pourra plus percevoir les vraies connaissances, il y a surabondance.
Comment réduire le nombre de réunions ?
Devoir répondre à des appels ou assister à des réunions en ligne au lieu d'un "vrai travail" est un problème courant pour les managers et autres professionnels. C'est là que vous avez besoin de solides compétences en gestion du temps. Nous avons rassemblé quelques conseils de base pour vous aider à éviter ce problème.
Exiger un ordre du jour
Si l'organisation de l'espace de travail était une action obligatoire, mais préparatoire, le début immédiat de la mise en œuvre de la gestion du temps sera la préparation d'un plan de tâches de travail (pour un an, pour un mois et pour chaque jour) - ils peuvent être écrit dans un cahier, entré dans le téléphone, en utilisant des programmes spéciaux, mais les objectifs importants doivent être enregistrés. Cette liste doit être revue et vérifiée pour sa pertinence, éditée en fonction des nouvelles tâches émergentes, et les éventuels changements de priorité doivent être surveillés.
Réserver du temps libre pour les réunions
N'oubliez pas de vous reposer - planifiez votre repos comme l'une des tâches principales. La qualité et la rapidité du travail effectué à l'avenir dépendent de la façon dont vous restaurez vos forces.
En particulier, ne négligez pas le sommeil - il devrait être de 7 à 8 heures par jour et boire suffisamment d'eau.
Utiliser des réunions asynchrones
Lorsqu'aucune action immédiate n'est requise, des réunions asynchrones et non en temps réel (synchrones) sont organisées. Ils sont organisés, mais la communication est lente.
Planifiez des réunions plus courtes
Vous pouvez toujours raccourcir vos réunions en notant le temps dont vous disposez pour la réunion au début et en respectant strictement l'ordre du jour. Cela vous fera certainement gagner du temps et vous évitera de travailler uniquement sur les appels.
La gestion du temps est créée non seulement pour les gestionnaires, les hommes d'affaires et les employés de bureau - elle sera utile à tout le monde. Après tout, si vous planifiez et allouez correctement les ressources, vous atteindrez votre objectif plus rapidement et le temps gagné pourra être consacré à vos proches ou à la réalisation de vos propres désirs.