8 habitudes qui ruinent vos réunions à distance

Les visioconférences sont un outil efficace pour organiser et faire votre travail : elles offrent confort, rapidité et économisent des ressources. Mais les conférences en ligne nécessitent une certaine préparation car elles sont différentes des réunions sur site. Que pouvez-vous faire de mal et que devez-vous éviter lorsque vous organisez ou participez à une réunion d'affaires à distance ?

Les réunions virtuelles et leur place dans le monde des affaires moderne

La visioconférence a pris une place non négligeable dans le créneau de la communication à distance. De plus en plus de personnes se tournent vers les facilités offertes par les logiciels de visioconférence. Plus précisément, ces outils permettent de gagner du temps, d'offrir plus d'opportunités de recrutement et d'emploi, d'organiser des événements, etc. Mais ce résultat peut encore être éliminé par le facteur humain - l'attitude inattentive.

Étiquette de réunion virtuelle : pourquoi est-elle efficace pour les appels vidéo ?

Les réunions en ligne nécessitent un comportement et une préparation particuliers. Tout comme vous avez l'air soigné et équipé au bureau, vous devez vous préparer pour un appel vidéo. Ainsi, l'étiquette de réunion en ligne existe pour assurer une meilleure communication et l'établissement de relations. La façon dont une personne l'observe témoigne de son écoute, de son attention, de son respect et de son professionnalisme.

Imaginez des gens dans un bureau se promenant avec des sacs noirs sur la tête, jetant des papiers et convoquant des réunions de projet pour dire qu'ils ont allumé leur ordinateur. Cela semble être une exagération, mais le manque d'étiquette de lieu de rencontre semble tout aussi maladroit et inadéquat. Mais lorsque les gens suivent les règles, cela aide à garder toute l'équipe organisée et productive. Si tel est le cas, cela génère un respect croissant et une atmosphère amicale parmi les professionnels, ce qui améliore toujours le flux de travail.

Les mauvaises habitudes qui gâchent les réunions à distance

Lorsque vous convoquez une réunion, vous devez garder certaines choses à l'esprit pour éviter les malentendus, la confusion et les interruptions de toutes sortes. Si vous sautez cela, vous vous retrouverez avec une réunion inefficace qui fera perdre du temps et ne sera pas productive. Les habitudes suivantes provoquent une mauvaise conférence téléphonique :

• absence d'ordre du jour - sans plan, vous perdez rapidement le fil de la discussion et vous pouvez oublier des questions importantes qui doivent être traitées ;
• oublier de couper le son – le bruit de fond ou le tapotement du clavier interrompt et agace les participants ;
• écoute passive - par cela, vous manquez de respect et manquez des points importants dont la personne parle;
• multitâche - cela déroute toute l'équipe et, par conséquent, vous devenez encore pire que si vous travailliez plus lentement mais de manière cohérente;
• laisser la caméra éteinte - des questions se posent sur votre présence et votre attention (pourquoi parler si personne n'écoute ?);
• manque de processus - les réunions passives et lentes sont improductives ;
• un groupe de réservation est inutile - si vous demandez une réunion en ligne, vous avez beaucoup à dire ;
• faible engagement - lorsqu'une seule personne parle ou qu'il y a de longues pauses lorsque rien ne se passe, sachez qu'il s'agit d'un discours inefficace

Faites attention à ces points à éviter et votre travail n'en sera que meilleur.

Les entreprises utilisent largement la visioconférence, mais les gens doivent apprendre l'étiquette par eux-mêmes. La plupart de ces règles sont purement logiques, d'autres sont spécifiques au logiciel et à l'appareil. Mais si vous tenez compte des principaux, votre travail d'équipe s'améliorera considérablement.