Étiquette de visioconférence : 8 conseils pour conclure des accords rapides

Nous sommes habitués à tenir des réunions d'affaires en ligne - c'est plus facile, plus rapide et plus sûr. Mais il y a une caractéristique à laquelle peu de gens pensent. Nous savons exactement comment négocier dans la vraie vie et ne pas perdre la face. Pour maîtriser le système d'exigences de communication d'entreprise, vous pouvez suivre des cours d'étiquette commerciale, lire un livre ou consulter des experts dans le domaine. L'étiquette de la vidéoconférence reste un mystère : les règles de conduite dans l'environnement numérique ne sont clairement énoncées nulle part. Pour comprendre comment fonctionnent les règles de propriété pour les appels vidéo, vous devez savoir comment les autres apprennent les règles de ce nouveau jeu virtuel. Dans cet article, nous allons vous montrer comment éviter les situations embarrassantes lors d'appels vidéo importants.

8 règles pour une réunion de travail en ligne efficace

Commencez par vérifier à l'avance à quoi vous ressemblerez dans le cadre. Même si vous ne vous considérez pas comme une personne photogénique, il existe des règles simples pour obtenir une belle photo.

1. Ajustez votre éclairage pour être vu

Ne vous asseyez pas devant une fenêtre. Si la source de lumière vient de derrière, vous ressemblez à une tache sombre, votre visage n'est pas visible. Vous aurez l'air peu acceptable si vous placez une source de lumière derrière la caméra. Mieux si 2 sources lumineuses - des deux côtés de la caméra et 1 derrière. Idéalement, s'il s'agit de sources de lumière naturelle. Le visage a l'air frais, les rides ne sont pas accentuées. Les sources de lumière artificielle sont souvent plus faibles et projettent des ombres disgracieuses sur le visage.

Si vous voulez avoir l'air impeccable lors d'une réunion en ligne à tout moment de la journée, nous vous conseillons d'acheter une lampe annulaire . Il donne une lumière douce et uniforme, il n'y aura pratiquement pas d'ombres sur votre visage et une brillance caractéristique apparaîtra dans vos yeux. Choisissez une lampe livrée avec un support de table. Un exemple d'option budgétaire est Falcon Eyes BeautyLight. En plus de la lampe, le kit comprend un support, un miroir, des supports pour téléphone et appareil photo. Il existe une version plus chère de YongNuo YN608 avec plus de LED. La marque est populaire auprès des blogueurs et des professionnels de la vidéo.

2. Habillez-vous pour une réunion d'affaires

Viendrez-vous à une réunion d'affaires en pyjama? Qu'en est-il d'une veste mais pas de pantalon ? Ne venez pas non plus à une réunion en ligne. Vous ne pouvez pas garantir que vous n'oublierez pas et ne vous lèverez pas, surtout si les négociations sont stressantes. Les vêtements autres qu'à la maison ont un effet positif sur votre image et votre productivité.

Évitez les grandes décorations : elles éblouissent et déforment l'image. Pour la même raison, ne portez pas de motifs géométriques.

3. Soignez l'arrière-plan

Des montagnes de vaisselle sale ou une collection de figurines Lego derrière votre dos vous distraient des négociations. Il n'est pas nécessaire de commencer un nettoyage de printemps pour se conformer à l'étiquette de la visioconférence - choisissez un endroit dans la maison où il y aura un minimum de distractions ou modifiez l'arrière-plan dans les paramètres d'appel.

4. Vérifiez la technique à l'avance

Cela s'applique non seulement aux écouteurs, au microphone et à la caméra, mais également à la plate-forme où se déroulera la réunion virtuelle. Découvrez comment procéder dans l'article sur l' équipement pour une conférence en ligne . Ne répétez pas l'expérience de l'avocat Rod Ponton, qui a défendu un client lors d'une audience en ligne avec un filtre de chat sur le visage. Ponton a admis que l'enfant avait modifié les paramètres et ne savait pas comment désactiver le filtre.

5. N'oubliez pas le microphone

Ne violez pas l'éthique professionnelle - coupez le son lorsque vous ne parlez pas.

Il y a un fil sur Reddit où les membres partagent des moments embarrassants lorsqu'ils n'ont pas éteint le microphone à temps :

« C'était pendant un cours d'éducation physique en ligne. La fille a oublié d'éteindre le micro et a commencé à crier un langage obscène pendant les exercices. — 0tortue céleste

6. Laisser chacun s'exprimer

La règle élémentaire de décence à suivre lors d'une conférence en ligne. Gardez à l'esprit que les participants peuvent provenir de villes et de pays différents, de sorte que le signal peut être retardé. Même si la communication est bonne, laissez aux participants le temps de formuler une réponse à une question difficile. N'interrompez pas.

7. Préparez à l'avance les documents nécessaires

Ne faites pas perdre le temps de vos collègues à chercher des matériaux. Enregistrez à l'avance les documents dont vous avez besoin et envoyez-les avant le début de la discussion. Partagez plusieurs écrans pour comparer les résultats et les rapports de vos pairs.

8. Si vous êtes l'hôte, restez tard.

Cela paraît étrange lorsque l'hôte de la soirée le quitte en premier. L'étiquette de la vidéoconférence suppose que tous les participants peuvent avoir leur dernier mot et quitter la conférence à leur propre rythme. La situation n'est pas critique, mais elle s'avérera moche.

Conclusion

La règle la plus importante de l'étiquette est l'attention et la considération pour les autres. Rupert Wesson, directeur de la société de coaching Debrett's , affirme que la société ne suit pas de règles strictes, mais suit les directives générales d'étiquette. Si vous connaissez déjà l'étiquette de négociation, vous pouvez facilement maîtriser les règles de comportement dans l'environnement numérique.

Avez-vous remarqué que les règles n'incluaient pas "l'appel de votre lieu de travail" ? Ce n'est pas un hasard. Connectez-vous à un appel vidéo de n'importe où à partir de n'importe quel appareil sans téléchargement.