5 patarimai, kaip įrašyti vaizdo susitikimų protokolus

Šiuolaikinės technologijos leidžia naudoti įrangą beveik bet kokiems verslo poreikiams. Taigi bendravimas virto visiškai kitokia forma, nei buvo prieš šimtmetį (ar net kelis dešimtmečius). Šiandien žmonės renkasi bendravimą internetu, o ne tiesioginius susitikimus. Ir tai tikrai turi prasmę.

Šiuolaikinis nuotolinis darbas ir bendravimas internetu

Žvelgiant į šiuolaikinį darbą, sunku nepastebėti, kad koks nors veiksmas yra susijęs su technologijomis. Tai jau gana seniai įprastas reiškinys, tačiau pasauliui susidūrus su COVID-19, jis tapo dar dažnesnis.

Žmonės masiškai renkasi nuotolinį darbą. Tai lemia visišką komandinio darbo formato ir susitikimų vedimo pasikeitimą. Taigi šiandieniniai susitikimai internete tapo įprastu dalyku, o žmonės visokeriopai plėtoja tokio tipo bendravimą, kad būtų dar patogesni. Tačiau net ir esant tokiai sparčiai besikeičiančiai technologinei pažangai, vis dar yra grynai žmogiškų bruožų, tokių kaip prastas dėmesys ir atmintis. Tačiau mūsų žinioje yra technologijos, kad galėtume tai išspręsti.

Kodėl svarbu įrašyti vaizdo susitikimus?

Užrašų darymas yra įprastas užrašų darymas, bet labiau organizuotas ir sudėtas. Internetinio susitikimo protokolas yra nepaprastai svarbus, nes tai padeda susisteminti ir prisiminti pagrindinę tezę ir svarstomus sprendimus.

Tai leidžia jums ir jūsų kolegoms suprasti dabartines jūsų užduotis ir pareigas. Tačiau norint, kad jis būtų kuo efektyvesnis, geriau atsižvelgti į keletą patarimų, kaip vesti įrašą.

Patarimai, kaip efektyviai kirsti

Atsižvelgdami į šiuos patarimus, registravimas taps lengvesnis ir produktyvesnis:

• Apibrėžkite savo tikslą – koks yra susitikimo tikslas? Kokio rezultato tikitės iš to? Naudokite jį norėdami nustatyti, ką svarbu pažymėti, o ką ne.
• Naudokite darbotvarkę kaip struktūrą. Prieš susitikimą turėkite jį peržiūrėti. Bet jei pradėjote be jo, konferencijos pradžioje paprašykite dokumento su kopija.
• Neužsirašyk visko, ką girdi. Atkreipkite dėmesį į tuos dalykus, kurie yra vertingiausi siekiant jūsų tikslo ir būsimiems susitikimams.
• Nebijokite pertraukti. Jei kažkas neaišku, geriau pasiteirauti prieš tęsiant diskusiją.
• Padarykite užrašus prieinamus. Jūsų kolegos, dalyvaujantys susitikime, gali neturėti susitikimo protokolo internete, todėl bendrinkite jį, kad visi būtų informuoti.

Vaizdo ir garso naudojimas informacijai dalytis yra veiksmingas būdas rengti verslo susitikimus. Tačiau kartais tai sukelia koncentracijos praradimą. Taigi protokolo naudojimas padeda kompensuoti šį trūkumą.

Ko reikia kirtimui?

Iš anksto pagalvokite, ko jums reikia. Pagalvokite, kaip paimsite protokolą ir paruošite specialią įrangą, programinę įrangą ar popieriaus lapą su rašikliu. Naudokite įrankius, kuriuos naudojate greičiau – tai padės sutelkti dėmesį į rašomąjį turinį, o ne į rašymo procesą. Norėdami supaprastinti procesą, naudokite programas – ieškokite sau patogiausio ir patogiausio ir dirbkite su malonumu.

Įrašų tvarkymas: kada tai naudinga, o kada ne

Užrašai naudingi tik tuo atveju, jei juose yra esminiai dalykai. Taigi, pažvelkime į svarbią informaciją:

• tema diskusijoms;
• priimti sprendimai;
• atsakingų asmenų vieta ir pavardės;
• datos ir laikai;
• atviri klausimai be sprendimo.

Pridėkite arba pašalinkite taškus, atsižvelgdami į susitikimo tikslą.

Užrašų darymo praktika yra tiek sena, kiek naudinga. O naudodami šiuolaikinius išteklius paverčiame tai paprastu procesu. Minutės ir tinkamos internetinės susitikimų programos yra puikus derinys produktyvumui užtikrinti. Taigi pasinaudokite galimybe nemokamai ištirti „iMind“ programą ir atrakinkite visas funkcijas su konkrečiais planais.