Kaip nuspręsti, kada iš tikrųjų sušaukti susitikimą, o ne siųsti el. laišką?

Kuo daugiau žmonių plėtoja savo verslą, tuo daugiau jiems reikia bendrauti. Procese dalyvauja partneriai, klientai, ekspertai ir kiti žmonės. Bet kokia yra ta riba tarp rašytinės el. pašto žinutės ir to, kas aptariama susitikime?

Populiariausi kontaktų būdai

Šiandien matome daugybę komunikacijos priemonių. Tačiau dauguma jų yra nutolę. Tai atspindi šiuolaikinį gyvenimo būdą, bendras tendencijas ir technologinę pažangą, kuri supaprastina informacijos perdavimą bet kokiu atstumu. Taigi, šiandien yra keturi dažniausiai naudojami bendravimo būdai:

• Asmeninis bendravimas yra seniausias iš visų rūšių. Tai leidžia patirti visavertį keitimąsi informacija tiek tema, tiek neverbaliniais ženklais.
• Internetiniai susitikimai leidžia naudoti tik garsą arba kartu su vaizdo įrašu. Jie imituoja asmeninius, tačiau geriausiai tinka profesiniams tikslams dėl šiuolaikinių programų funkcionalumo.
• Telefono skambučiai taip pat plačiai paplitę, tačiau skirtingai nei anksčiau, šiandien juos dažniausiai pakeitė vaizdo skambučiai. Kadangi jie leidžia keistis tik tekstine informacija, jie neatitinka šiuolaikinių informacijos turinio reikalavimų. Todėl žmonės juos naudoja norėdami pranešti ar paklausti apie ką nors skubaus versle.
• Teksto žinučių siuntimas el. paštu ir momentinių pranešimų siuntimo programomis yra dar labiau paplitęs nei telefono skambučiai. Šiandien žmonės pranešimus mato beveik vos atvykę, o dauguma mieliau rašo žinutes, o ne skambina. Kai kurie netgi mano, kad skambučiai be įspėjimo yra blogi.

Internetiniai susitikimai ir el. paštas yra labiausiai paplitę ir paklausiausi tarp minėtų komunikacijos priemonių.

Verslo pokalbis

Kalbant apie tai, kaip geriausia kalbėtis su kolegomis ir klientais, viskas priklauso nuo konkretaus atvejo. Laikykitės principo „kuo mažesnė reikšmė, tuo greičiau perduodamas pranešimas“. Trumpoms diskusijoms, kurias galima vesti el. paštu, nereikia naudoti vaizdo konferencijų įrangos.

Tačiau bet kuriuo atveju atsiminkite kalbėjimo toną ir manierą. Visada geriau kalbėti kaip žmogui, o ne tik kaip verslo atstovui. Išlikite pozityvūs ir nuoširdūs, kad galėtumėte kuo geriau išnaudoti savo bendravimą.

Populiariausi dalykinio bendravimo būdai

Paminėjome kai kurias dažniausiai pasitaikančias komunikacijos priemones. Tiksliau, jie apima:

• paštas – rinkodaros kampanijoms, pasiūlymų aptarimui, pranešimams ir apsikeitimui dokumentais;
• momentiniai pasiuntiniai – artimesniam ir greitesniam tarpusavio bendravimui;
• individualūs skambučiai – jei jums nepatogu naudotis momentiniais pasiuntiniais;
• grupiniai vaizdo susitikimai – reguliarūs arba projektams ar sandoriams aptarti.

Kuo geriau integruosite šiuos kanalus, tuo daugiau rezultatų jūsų bendravimas. Naudodami specialią aparatinę įrangą ir programas galite dar labiau padidinti savo našumą.

El. paštas VS internetinis susitikimas: kada naudoti

Kuriami pagrindiniai formalaus bendravimo stiliaus principai. Šie elementai yra naujausi papildymai:

• Jei turite ką pasiūlyti, pasakyti ar padiskutuoti – rašykite. Nereikia varginti žmonių, nes turite puikų pasiūlymą. Duokite savo partneriams ar klientams laiko išnagrinėti problemą ir pareikšti savo nuomonę raštu.
• Nenukreipkite asmens, su kuriuo kalbatės per daug kartų el. paštu. Jei suprantate, kad tai įmanoma, pakvieskite jį į vaizdo konferenciją, kad aptartumėte idėjas su visais kolegomis, kurias turite įtraukti.
• Iš karto paimkite didžiąją savo pranešimo dalį ir būkite glaustas. Šiais laikais vyrauja tendencija išnaudoti kuo daugiau naudos iš mažiausiai praleisto laiko. Venkite pernelyg užimtų el. laiškų ir paverskite juos susitikimais. Tas pats yra su mažos vertės susitikimais, kurie gali būti el.

Atkreipkite dėmesį į šiuos dalykus ir veiksmingiausiomis laikykitės klasikinių dalykinio bendravimo taisyklių.

Bendrosios susitikimų ir el. laiškų taisyklės

Taisyklės, galiojusios iki dažno nuotolinio ryšio internetu priemonių naudojimo, buvo pakeistos šiuolaikinių reikalavimų. Taigi, jums reikia:

• neatsilikti nuo laiko dar tiksliau nei anksčiau;
• suliekite foną, kad jūsų gyvenimas būtų privatus;
• nepersistenkite su el. paštu; ir tt

Laikykitės logikos ir bendrų dalykinio etiketo taisyklių ir niekada nepraleisite.

Šiuolaikiniai žmonės atrodo atviresni. Tačiau savo asmenines ribas jie vertina labiau nei bet kada istorijoje. Ši tendencija apima verslo komunikaciją. O norėdami padaryti teigiamą įspūdį, turite gerbti šias ribas. iMind aplikacijos naudojimas vaizdo konferencijoms leidžia laikytis šiuolaikinių bendravimo taisyklių neprarandant informacijos.