8 patarimai, kaip paspartinti bendradarbiavimo sprendimų priėmimą naudojant vaizdo įrašą
Pandemijos metu bijojome pereiti prie nuotolinio darbo: buvome 100% biurų įmonė. Tačiau paaiškėjo, kad su vaizdo susitikimais mūsų kolektyvinis sprendimų priėmimas, priešingai, paspartėjo. Tiek, kad grįžę į biurą neatsisakysime vaizdo skambučių. Toliau dalijamės gyvenimo trukdžiais. Pirmiausia – pagrindinis generolas, paskui – trimis susirinkimo etapais: prieš jį, jo metu ir po jo.
Pradėkite dieną su komandos skambučiu
Susisiekite su skyriais arba projekto komandomis. Daugelis pradėjo šią praktiką pandemijos metu, taip darome ir mes! Ir išėję iš biuro neketiname sustoti. Darbotvarkėje turime 3 klausimus, kiekvienas į juos atsako paeiliui. Ką veikei vakar? Ką darysi šiandien? Kokie iššūkiai ar sėkmės? Visi visada yra tame pačiame bangos ilgyje.
Blogas pavyzdys:
"Labas rytas! Ar vakar žiūrėjai futbolą? Taip, tokios rungtynės. Taip karšta, beje, negalėjau gerai užmigti. Ar visi žino, ką šiandien veikiame? Na, puiku."
Geras pavyzdys:
"Labas rytas. Nikita, pasakyk, ką veikei vakar, ką veiki šiandien. Puikiai ačiū. Turite klausimų apie užduotis? Ne, gerai. Maša, kas tau negerai? Gerai, gerai padaryta, Mash. Ir šiandien darau ketvirtinę ataskaitą. Ačiū, geros dienos!"
Pasiruošimas susirinkimui dėl bendro sprendimo
Patikrinkite, ar nėra papildomų narių
Nebūtina visus ir visus kviesti į mitingą. Kvieskite tik tuos, kurie yra artimi temai arba gali prisidėti prie pokalbio. Jeffas Bezosas, „Amazon“ generalinis direktorius ir vienas turtingiausių planetos žmonių, taiko „ dviejų picų taisyklę “: pakvieskite tiek žmonių, kiek galite pamaitinti dviem picomis.
Jei svarbūs dalyviai negali atvykti, suplanuokite susitikimą iš naujo – daug geriau nei kartoti viską iš naujo.
Blogas pavyzdys:
Bendrame personalo skyriaus susirinkime su įdarbintojais ir personalo vadovais aptarkite laisvų darbo vietų uždarymo termino sutrumpinimą.
Geras pavyzdys:
Visuotiniame susirinkime aptarti su visais susijusius klausimus. Norėdami sutrumpinti laisvų darbo vietų uždarymo terminą, rinkite tik įdarbintojus.
Iš anksto pateikite savo darbotvarkę
Pradėti susitikimą paaiškinant, kas nutiks, yra tikras būdas sugaišti daug laiko. Būtina apibendrinti dienotvarkę ir priminti apie temą, tačiau jei klausimus atsiųsite iš anksto, dalyviai turės laiko pasiruošti.
Darbotvarkę siųsti dieną prieš posėdį. Šio laiko pakanka pasiruošimui: dalyviai turės laiko pagalvoti, gali ateiti įžvalgos. Tačiau laiko nėra per daug: žmonės nepamirš savo idėjų. „Lumen Learning“ (Amerikos mokytojų rengimo kursai) atlikto tyrimo duomenimis, žmonės pamiršta didelę dalį naujos informacijos per 24 valandas po mokymosi. Tai aprašyta jų studijų medžiagos skyriaus „Atmintis ir informacijos apdorojimas“ skyriuje „Informacijos perkėlimas į ilgalaikę atmintį “.
Blogas pavyzdys:
"Sveiki! Šiandien mūsų susitikimo tema – staigmena! Kelionės laiku aptarimas su greitėjančiu automobiliu ir laikrodžio bokštu!“.
Geras pavyzdys:
„Kaip prisimenate iš vakarykščių elektroninių laiškų, mes diskutuojame apie keliones laiku, pasitelkiant perkrautą automobilį ir bokštinį laikrodį. Pone Zemeckiai, ką apie tai manote?
Surengti susirinkimą
Protų šturmas vaizdo įrašu
Smegenų šturmas vaizdo konferencijoje yra patogesnis nei posėdžių salėje. Idėjas turėtų užsirašyti, sąrašą turėtų matyti visi. Informacija bendram sprendimui gali būti rašoma lentoje – bet kitame posėdyje viskas bus ištrinta. O teksto kopijavimas iš lentos į darbo dokumentus neveiks. Į konferencijų salę galite ateiti su nešiojamaisiais ar planšetiniais kompiuteriais, bet negalėsite padaryti ekrano kopijos vienoje dokumento vietoje visiems. Ką daryti, jei turite stalinius kompiuterius?
Klauskite, aptarkite svarbius dalykus vaizdo įraše – o kaip dėl saugumo? Jei naudojate Mind, jūsų susitikimai yra apsaugoti JAV vyriausybės naudojamu protokolu .
Blogas pavyzdys:
Pasamdykite pervežėjų ir programuotojų komandą, kuri perkeltų jūsų stacionarius kompiuterius į posėdžių salę ir atgal.
Geras pavyzdys:
Skambinkite norėdami priimti valdymo sprendimus naudodami vaizdo nuorodą.
Susitikimo metu užsirašykite pastabas
Užsirašykite svarbius dalykus – tai padės, nieko neprarandant, pasidaryti santrauką susitikimo pabaigoje. Esant pakeitimams ar papildymams po mitingo teks tik „šukuoti“ natas, o ne eiti pas kitus žmones, kartojant susirinkime iškeltas problemas.
Vaizdo skambučiai tai padeda. Sukurkite dokumentą, knaisiokitės aplink visus dalyvius ir realiuoju laiku jį redaguokite, kad visuotinis susirinkimas priimtų sprendimą. Tai gali būti „Google“ dokumentai arba užrašų programėlės, pvz., „Apple Notes“, „MS OneNote“, „Notion“.
Blogas pavyzdys:
Mitingo pabaigoje: „Lida, pakeisk pardavimo verslo procesą, kad atspindėtų viską, ką aptarėme“. Lyda pamiršo keletą akimirkų, keletą nesuprato. Verslo procesas tvirtinamas iš ketvirto karto, pardavimų skyriaus vadovas vėl skiria Lydai aiškindamas, kas buvo aptarta susirinkime.
Geras pavyzdys:
Lida daro pakeitimus remdamasi savo užrašais. Visi susitikimo metu matė užrašus – viskas, kas buvo netikslu ar neteisinga, buvo iš karto pataisyta. Verslo procesas jau pirmoje laidoje geras: pardavimų skyriaus vadovas porą pataisymų ir patvirtina antrą kartą.
Įtakingiausi kalba paskutiniai
Protų šturmo ar diskusijos metu, jei grupę sudaro skirtingo lygio darbuotojai, paprašykite vyresniųjų ir gerbiamų kolegų kalbėti paskutiniai. Jei jie prabils pirmieji, yra didelė tikimybė, kad dėl savo statuso jie darys įtaką kitų nuomonei ir kolektyvinių sprendimų priėmimui, užkirsdami kelią drovesnių jaunesnių kolegų perspektyvioms idėjoms.
Blogas pavyzdys:
„Mes pradedame mitingą. Mūsų pavaduotojas režisierius turi šaunią idėją. Ar kas nors nori pasisakyti? Niekas? Ačiū visiems, iki pasimatymo!
Geras pavyzdys:
„Mes pradedame mitingą. Gerbiami naujokai, turite šviežią ir nedrąsų požiūrį į mūsų personalo politiką. Ar turite tam idėjų?"
Po susitikimo
Paskirkite atsakingą asmenį ir terminus
Aiškiai nustatykite, kas atsakingas už įgyvendinimą. Nurodykite, kada tikitės rezultato. Priklausomai nuo užduoties apimties, datą galite nustatyti keliomis valandomis ar dienomis anksčiau nei tikroji. Tikimybė gauti tai, ko nori, padidės laiku 😉
Blogas pavyzdys:
„Man nesvarbu, kas tai daro, bet aš noriu įdarbinti politiką ant savo stalo. Darykite tai, ką galite, bet darykite tai kuo greičiau“.
Geras pavyzdys:
„Alena, aš patikiu įdarbinimo politiką tau. Galutinis terminas yra kitą ketvirtadienį, bet baigti trečiadienio popietę. Jei ką, tai bus galimybė redaguoti.
Nusiųskite rezultatus dalyviams
Kad priimtų sprendimų įgyvendinimas būtų aukščiausias, atsiųskite visiems dalyviams tai, dėl ko jie susitarė – taškas po taško, raštu. Paprašykite patvirtinti, kad viskas taip. Jei tai nebus padaryta, užimti vadovai ar klientai gali pamiršti kai kuriuos grupės sprendimus. Tada pabandykite įrodyti, kad padarėte taip, kaip susitarėte.
Jei susitiksite per vaizdo nuorodą, ralį galima įrašyti . Ar reikia atsiminti detales? Peržiūrėkite įrašą!
Blogas pavyzdys:
- Kodėl, po velnių, mūsų svetainė vis dar įkeliama 5 sekundes iš Australijos?!
- Ivanai Ivanovičiau, aptarėme tai ir nusprendėme, kad tinklaraščio įdėjimas yra prioritetas.
- Negali būti, aš visus atleisiu!
Geras pavyzdys:
- Žiūrėk, čia yra santrauka susitikimo pokalbyje, čia tu pats paspaudei like. O puslapio įkėlimas suplanuotas iškart po tinklaraščio.
- Oi tikrai. Taip buvo, atsiprašau. Eisiu pažiūrėti ralio rekordo, prisimink, kodėl taip nusprendžiau.
Veiksmingo vaizdo susitikimo santrauka ir kontrolinis sąrašas
Sudarėme jums kontrolinį sąrašą su šiais gyvenimo įsilaužimais, skirtais kolektyviniams sprendimams priimti – nukopijuokite jį į užrašų knygelę arba planavimo priemonę:
Kiekvieną dieną:
- Pradėkite dieną su komandos skambučiu
Prieš mitingą:
- Pateikite dienos darbotvarkę
- Nėra papildomų žmonių?
Mitinge:
- Protų šturmas – vaizdo konferencijoje
- Kas užsirašo?
- Paklauskite senjorų paskutiniai
Po mitingo:
- Paskirkite atsakingus asmenis ir terminus
- Viską, kas sutarta, siųskite raštu visiems
O čia kontrolinį sąrašą galima atsisiųsti ir atsispausdinti - gražiu dizainu iš kontrolinio sąrašo dizainerio 365done.ru .
Mes pasitariame, nes tai paprasta, o saugumo priemonės apgalvotos ir aiškios. Išbandykite – tai nemokama. Ir tegul sprendimų priėmimo greitis jūsų organizacijoje didėja!