Kaip sudarote sąlygas efektyviam individualiam virtualiam susitikimui?
Kai ką nors dirbi, karts nuo karto reikia aptarti kai kuriuos klausimus. O susitikimai internetu yra idealus sprendimas greitai išspręsti esamas problemas. Bet koks yra geriausias būdas juos padaryti veiksmingus ir kodėl mums reikia sistemos net ir individualiems susitikimams?
Kas yra individualus susitikimas?
Asmeninis susitikimas yra internetinis susitikimas, kurį dalyvaujate tik su vienu asmeniu per vaizdo konferencijų sistemą arba vaizdo pokalbių programą. Šis formatas yra labiau paplitęs nei įprasti komandos susitikimai, nes yra lankstesnis (mažiau dalyvių, lengviau organizuoti ir vykdyti).
Tai suteikia žmonėms daug galimybių nuotoliniam bendravimui ir verslo tikslams.
Akis į akį susitikimų privalumai
Individualūs darbuotojų susitikimai dažnai vyksta įmonėse, kurios veikia hibridinėse arba visiškai nuotolinėse. Jie leidžia:
- Sutaupykite laiko ir pinigų – ar tai būtų individualus pokalbis su darbuotoju, ar individualus susitikimas su vadovu – taip kolegos dirba greičiau, nes viską gali aptarti tiesiogiai ir greitai. Nereikia eiti į biurą pokalbiui ar susitarti dėl susitikimo verslo pietums: skambinti galite naudodami vaizdo susitikimų programėlę.
- Parodykite didesnį produktyvumą – kuo greičiau diskutuosite ir priimsite sprendimus, tuo greičiau pasirodys rezultatas. Tai turi įtakos bet kokiai vidinei ar išorinei komunikacijai.
- Supraskite problemą aiškiau – komandos susitikimuose būna situacijų, kai šiek tiek susinervini dėl kokios nors problemos, o ją išsprendus reikia dar kartą prašyti, kad išsiaiškintumėte. Asmeniniai susitikimai išvengia šių nepatogumų ir viską aiškiai supranta nuo pat pradžių.
- Ugdykite tarpusavio supratimą – kai bendrauja du žmonės, jiems lengviau rasti bendrą kalbą. Jie gali atkreipti dėmesį į pašnekovo interesus ir nuomonę, o individualus bendravimas yra labiau tarpasmeninis. Taip lengviau rasti kompromisą.
Šį sąrašą galite tęsti kaip norite. Esmė ta, kad kai kuriose situacijose, kai reikia parodyti save ar ką nors įtikinti, daug patogiau prisijungti prie internetinės individualios konferencijos. Tačiau norint pasiekti dar geresnį rezultatą, vis tiek reikia kažkokių karkasų.
Kodėl jums reikalinga susitikimo struktūra?
Norint organizuoti bendravimą su partneriu, vadovu ar klientu, reikalinga individualių susitikimų struktūra. Tarpasmeniniame pokalbyje daug lengviau išsiblaškyti ir prarasti diskusijos liniją. Taigi jums reikia kokios nors disertacijos, kad galėtumėte vadovautis ir paliesti visus norimus taškus. Be to, jei jūsų susitikimas pereis nuo atliktų ir dabartinių užduočių prie būsimų, diskusija bus logiškesnė ir jūsų susitikimas bus produktyvesnis.
Kaip organizuoti individualų susitikimą?
Rėmo kūrimas apima pasiruošimą. Jį sudaro du etapai: prieš susirinkimą ir jo metu.
Prieš susitikimą turėtumėte:
- nustatyti kontekstą – koks projektas, kokia užduotis ir kokios problemos iškilo;
- nustatykite individualaus susitikimo darbotvarkę – ką norite aptarti ir akcentuoti;
- susikurkite planą – užsirašykite ir palikite vietos užrašams.
Turint omenyje šią struktūrą, jums bus lengviau sutelkti dėmesį į svarbiausius dalykus. Atkreipkite dėmesį, kad susitikimo metu geriau laikytis šios tvarkos:
- Pradėkite nuo registracijos, paklauskite, ar viskas tvarkoje, ar yra patikimas ryšys, ar pašnekovas turi kokybišką garsą ir vaizdą. Galbūt pasikalbėkite keletą minučių, kad palengvintumėte situaciją, jei kas nors negerai.
- Aptarkite turimus sunkumus ir problemas. Paprastai tai yra būtiniausi aptarti klausimai, todėl pradėkite nuo jų, kad neprarastumėte nieko reikšmingo.
- Pripažinkite pergales – šiek tiek nudžiuginkite save, nes problemų sprendimas visada kelia įtampą. Aptarkite, su kuo ir kaip susidorojote ir kokių teigiamų rezultatų pasiekėte.
- Kurkite ir stebėkite veiksmus, kad nustatytumėte, kokių tolesnių veiksmų atliksite, kad užbaigtumėte savo darbą.
Turėkite struktūrinį diskusijų planą ir jums bus lengviau kalbėti tiksliai, o tai reiškia, kad jūsų pašnekovas greičiausiai jus supras.
Sukurkite pagrindą susitikimui pagal savo poreikius
Apsvarstykite pokalbio priežastis. Jei jis siūlo greitus pataisymus, geriausia trumpai. Tačiau vis tiek laikykitės plano, kurį sukūrėte, kad sutelktumėte dėmesį į esminius dalykus. Taip sutaupoma laiko ir pastangų ieškant bendros kalbos. Jei reikia ką nors paaiškinti ar parodyti, į planą įtraukite pristatymą ar kitą vaizdinę priemonę. Tačiau vadovaukitės seka: nuo praeities iki ateities, nuo neigiamo iki teigiamo.
Internetiniai individualūs susitikimai yra plačiai paplitę tarp verslo žmonių. Jie yra greiti ir efektyvūs, o tai leidžia mums geriau suprasti vieni kitus ir išsamiau pabrėžti kritinį tašką. Pasinaudokite galimybe pagerinti savo susitikimus naudodami kokybišką vaizdo konferencijų įrangą ir iMind programą.