Kaip susikurti virtualaus susitikimo darbotvarkę?

Šiandien profesionalai susiduria su skirtingais poreikiais, susijusiais su pasikeitusia darbo eigos forma. Ir vienas iš jų susijęs su virtualiais susitikimais. Norėdami pasiekti geriausių rezultatų, žmonės turi išlikti dar labiau organizuoti nei anksčiau, o komandos susitikimo darbotvarkė yra galimybė.

Ką veikia virtuali konferencija?

Nuotolinio susitikimo darbotvarkė yra diskusijų taškų ir veiklos, susijusios su tema, metmenys. Į darbotvarkę paprastai įtraukiama:

• disertacija šia tema;
• nuosekli veiksmų seka;
• ir informacija apie mokymosi medžiagą.

Kad jūsų programa būtų veiksminga vaizdo konferencijų priemonė, turite ją išsiųsti iš anksto (bent likus dienai iki internetinio susitikimo), kad kolegos galėtų pasiruošti.

Kodėl susitikimo darbotvarkė svarbi?

Norint turėti efektyvius virtualius susitikimus, reikia plano. „Efektyvus“ reiškia, kad po jūsų bendravimo komanda neturi klausimų. Viskas aišku ir skaidru. Norėdami pasiekti šį rezultatą, turite laikytis kai kurių punktų ir apribojimų, ypač kai turite ribotą laiką konferencijoms.

Į efektyvių komandos susitikimų darbotvarkę įeina:

• duomenys apie „Kada? Kur? PSO?" - vietą ir dalyvius nustatantys klausimai;
• suformuluotas diskusijos tikslas;
• duomenys apie „namų darbus“ – ką dalyviams reikia pasiruošti susitikimui;
• veiksmų seka su apytiksliu kiekvieno atlikimo laiku;
• duomenis apie svarbią informaciją.

Tai pats išsamiausias variantas, tačiau jį galite modifikuoti pagal savo poreikius.

Darbotvarkės naudojimo priežastys

Susitikimų darbotvarkės yra ypač svarbios ir pageidaujamos, nes padeda:

• geriau laikytis pagrindinės temos linijos;
• išlikti organizuotam ir susikaupusiam (nenukrypti nuo pagrindinių temų);
• įtraukti visus prieš prasidedant susitikimui (parenkate žmones, kurie dalyvaus, kad jie turėtų laiko pasikalbėti; jie taip pat gali padėti jums užbaigti programą);
• kad diskusijos rezultatai būtų akivaizdesni.

Iš pirmo žvilgsnio šie dalykai atrodo akivaizdūs, tačiau dažniausiai nepaisoma paprasčiausių dalykų.

Dienotvarkės nustatymo patarimai

Komandos susitikimo darbotvarkei galite naudoti skirtingas idėjas. Svarbiausia yra laikytis šių taisyklių:

• padarykite tai iš anksto;
• paprašykite žmonių, kuriuos pasirinkote, kad jį užpildytų;
• koreguoti ir išsiųsti planą likus ne mažiau kaip dienai iki konferencijos;
• nustatyti terminus ir jų laikytis;
• išryškinti svarbiausius diskusijos momentus;
• išryškinti aspektus, kuriems reikalingi kolektyviniai sprendimai;
• venkite įtraukti įvykių, kuriuos sunku apriboti laiku;
• Tarkime, kad kiekvienas dalyvis visapusiškai įsitrauks – priverskite visus kalbėti.

Taip pasieksite geriausią įmanomą rezultatą.

Konferencijos darbotvarkės šablonas

Kad neišradinėtumėte dviračio iš naujo, galite naudoti šį šabloną.

Vadovaukitės diagrama ir išdėstykite taip, kaip norite.

Darbotvarkė yra puiki priemonė, padedanti jūsų komandai produktyviau dirbti ir į viską žvelgti visapusiškai. Dėl to visa darbo eiga yra sąmoninga, todėl pasinaudokite galimybe patirti privalumus.