Priežastys, kodėl turite per daug susitikimų darbe ir kaip to išvengti

Karantino metu daugumą darbinių ir nedarbinių problemų teko išspręsti paskambinus ir surengus efektyvų virtualų susitikimą. Ir nors gyvenimas su poilsiu grįžta į įprastas vėžes, įgyti karantino įpročiai vis dar išsaugomi darbe. Pakalbėkime apie tai, kodėl darbe turite per daug skambučių ir susitikimų ir kaip jų išvengti.

Ką šiuolaikinėje komunikacijoje reiškia virtualūs susitikimai?

Prasidėjus karantinui, verslo organizacijos ir įmonės susidūrė su problema ne tik efektyviai organizuoti susitikimus virtualioje erdvėje, bet ir iš bendro virtualių susitikimų darbo gauti konkretų, taikomą rezultatą.

Mokymasis internetu, internetiniai susitikimai, nuotoliniai webinarai ir kiti virtualūs renginiai karantino metu vyksta įvairiose platformose, tarp kurių yra nemokama bendravimo programėlė „iMind“.

Galimybė lengvai ir sklandžiai bendrauti internete yra vienas ryškiausių modernumo bruožų. Pasaulinio žiniatinklio dėka šiandien galima rasti daug bendraminčių ir net draugų ne tik kur nors netoliese, bet ir tolimiausiuose planetos kampeliuose, gauti iš jų įvairios informacijos ir akimirksniu į ją reaguoti.

Susidaro iliuzija, kad pasaulis mažėja, ribos nyksta, o žmonės artėja, ir tai, žinoma, visiškai pakeitė šiuolaikinio pasaulio bendravimo principus.

Dabar jums nereikia leisti laiko ir pinigų kelionei vien tam, kad galėtumėte vesti derybas akis į akį įmonėje. Pakanka atsisiųsti programą ar platformą, nusiųsti nuorodą pašnekovui ir pradėti vaizdo dialogą.

Tačiau žmonės dažnai pamiršta apie laiko planavimą ir efektyvų darbo krūvį, o visas jų darbas baigiasi skambučiais ir per daug susitikimų. Kaip optimizuoti susitikimus ir išvengti problemų? Skaityk.

Kaip suprasti, kad dalyvaujate per daug skambučių?

Tačiau susitikimai gali būti labai naudingi ir netgi būtini norint atlikti prasmingą darbą. Atšaukti visus susitikimus ir pamatyti, kas atsitiks, yra intriguojantis eksperimentas. Ko pasiilgsime? Kokio neigiamo poveikio galime tikėtis?

Per daug pasakyti, nepakanka padaryti

Neveiksmingi susitikimai sukelia kitą neveiksmingą veiklą, įskaitant nepageidaujamų el. laiškų siuntimą. „Nesu tikras, kas buvo aptarta projekto susitikime, kaip mes eisime į priekį. Ar kas nors gali man tai paaiškinti?" Veiksmingi susitikimai yra blogų el. laiškų rezultatas. Turime vėl susitikti, kad aptartume paskutinio pokalbio detales, įskaitant tai, kas ką ir kada darys. Kuo labiau pasiduodate tokiam elgesiui, tuo giliau grimstate į smėlį.

Kalendoriaus perkrova

Pagrindinis planavimo tikslas yra tinkamai suskirstyti didelį darbą į smulkesnes užduotis, kurias galima atlikti norint pasiekti tikslą.

Planas gali keistis visą dieną, priklausomai nuo papildomų užduočių ir besikeičiančių prioritetų. Laisvų darbo vietų sąrašas turėtų būti atnaujinamas kuo dažniau. Jei tai nebus padaryta, turėsime perkrautą kalendorių ir per daug darbo. Tokia situacija veda prie to, kad mes visiškai niekam nebeturime laiko.

Didesnis streso lygis

Informacijos perkrovos būsena atsiranda tada, kai gaunamos informacijos kiekis viršija gebėjimą ją suvokti, o mūsų sąmonė nepajėgia susidoroti su tokiu informacijos srautu. Kai informacijos per daug, smegenys nebepajėgs suvokti tikrų žinių, atsiranda perpildymas.

Kaip sumažinti susitikimų skaičių?

Atsiliepti į skambučius ar dalyvauti internetiniuose susitikimuose vietoj „realaus darbo“ yra dažna vadovų ir kitų specialistų problema. Čia jums reikia stiprių laiko valdymo įgūdžių. Surinkome keletą pagrindinių patarimų, kurie padės išvengti šios problemos.

Reikalauti dienotvarkės

Jei darbo vietos organizavimas buvo privalomas, bet parengiamasis veiksmas, tai nedelsiant laiko valdymo įgyvendinimo pradžia bus darbo užduočių plano parengimas (metams, mėnesiui ir kiekvienai dienai) – jie gali užsirašyti į sąsiuvinį, įvesti į telefoną, naudojant specialias programas, tačiau svarbius tikslus reikia įrašyti. Šį sąrašą reikėtų peržiūrėti ir patikrinti, ar jis aktualus, redaguoti atsižvelgiant į atsirandančias naujas užduotis ir stebėti galimus prioritetų pokyčius.

Rezervuokite laisvą laiką susitikimams

Nepamirškite pailsėti – planuokite poilsį kaip vieną pagrindinių užduočių. Ateityje atliekamų darbų kokybė ir greitis priklauso nuo to, kaip atkursite jėgas.

Ypač nepamirškite miego – tai turėtų būti 7–8 valandos per dieną ir gerti pakankamai vandens.

Naudokite asinchroninius susitikimus

Kai nereikia nedelsiant imtis veiksmų, vyksta asinchroniniai, nerealaus laiko (sinchroniniai) susitikimai. Jie organizuoti, bet bendravimas lėtas.

Suplanuokite trumpesnius susitikimus

Susitikimus visada galite sutrumpinti, pradžioje pasižymėdami susitikimui skirtą laiką ir griežtai laikydamiesi darbotvarkės. Taip tikrai sutaupysite laiko ir išvengsite darbo tik skambinant.

Laiko valdymas kuriamas ne tik vadovams, verslo žmonėms ir biuro darbuotojams – jis bus naudingas visiems. Juk teisingai suplanavę ir paskirstę išteklius greičiau pasieksite savo tikslą, o sutaupytą laiką galėsite skirti artimiesiems ar savo norų pildymui.