5 padomi video sapulču protokolēšanai

Mūsdienu tehnoloģijas ļauj izmantot iekārtu gandrīz jebkurām biznesa vajadzībām. Tādējādi komunikācija ir pārvērtusies pavisam citā formā, nekā tā bija pirms gadsimta (vai pat vairākiem gadu desmitiem). Mūsdienās cilvēki dod priekšroku saziņai tiešsaistē, nevis klātienes sanāksmēm. Un tam noteikti ir jēga.

Mūsdienīgs attālināts darbs un tiešsaistes komunikācija

Skatoties uz mūsdienu darbu, ir grūti nepamanīt, ka kāda darbība ir saistīta ar tehnoloģijām. Tā ir ierasta parādība jau labu laiku, taču kļuvusi vēl biežāka, kopš pasaule saskaras ar COVID-19.

Cilvēki masveidā dod priekšroku attālinātam darbam. Tas noved pie pilnīgas izmaiņas komandas darba formātā un sanāksmēs. Tādējādi tiešsaistes tikšanās mūsdienās ir kļuvušas par ikdienu, un cilvēki visos iespējamos veidos attīsta šāda veida saziņu, lai padarītu to vēl ērtāku. Bet pat ar tik strauji mainīgu tehnoloģisko progresu joprojām ir tīri cilvēciskas iezīmes, piemēram, slikta uzmanība un atmiņa. Taču tehnoloģija ir mūsu rīcībā, lai to risinātu.

Kāpēc ir svarīgi ierakstīt video sapulces?

Piezīmju veikšana ir parastā piezīmju veikšana, taču tā ir sakārtotāka un komponētāka. Ir ārkārtīgi svarīgi protokolēt tiešsaistes tikšanos, jo tas palīdz strukturēt un atcerēties galveno tēzi un apspriežamos lēmumus.

Tas ļauj jums un jūsu kolēģiem izprast jūsu pašreizējos uzdevumus un pienākumus. Bet, lai tas būtu pēc iespējas efektīvāks, labāk ir apsvērt dažus padomus par ierakstu veikšanu.

Padomi efektīvai mežizstrādei

Paturot prātā šādus padomus, mežizstrāde kļūst vienkāršāka un produktīvāka:

• Definējiet savu mērķi – kāds ir tikšanās mērķis? Kādu rezultātu jūs no šī sagaidāt? Izmantojiet to, lai noteiktu, kas ir svarīgi atzīmēt un kas nav.
• Izmantojiet darba kārtību kā struktūru. Palūdziet to pārskatīt pirms sanāksmes. Bet, ja sākāt bez tā, konferences sākumā pieprasiet dokumentu ar kopiju.
• Nepierakstiet visu, ko dzirdat. Pievērsiet uzmanību tām lietām, kas ir visvērtīgākās jūsu mērķim un turpmākajām tikšanās reizēm.
• Nebaidieties pārtraukt. Ja kaut kas nav skaidrs, labāk pajautāt, pirms diskusija turpinās.
• Padariet piezīmes pieejamas. Jūsu kolēģi, kas apmeklē sapulci, iespējams, nevarēs saglabāt sapulces protokolu tiešsaistē, tāpēc kopīgojiet to, lai visi būtu informēti.

Video un audio izmantošana informācijas apmaiņai ir efektīvs veids, kā vadīt biznesa tikšanās. Bet dažreiz tas noved pie koncentrēšanās zuduma. Tādējādi protokola izmantošana palīdz kompensēt šo trūkumu.

Kas nepieciešams mežizstrādei?

Padomājiet par to, kas jums nepieciešams. Padomājiet par to, kā paņemsiet protokolu un sagatavosiet speciālu aprīkojumu, programmatūru vai papīra lapu ar pildspalvu. Izmantojiet rīkus, ko izmantojat ātrāk — tas palīdz koncentrēties uz rakstītā saturu, nevis rakstīšanas procesu. Lai vienkāršotu procesu, izmantojiet aplikācijas – meklējiet sev ērtāko un ērtāko un strādājiet ar prieku.

Lietvedība: kad tas ir noderīgi un kad tas nav

Piezīmes ir noderīgas tikai tad, ja tajās ir ietverts svarīgākais. Tātad, apskatīsim svarīgo informāciju:

• tēma diskusijai;
• pieņemtie lēmumi;
• atbildīgo personu atrašanās vieta un vārdi;
• datumi un laiki;
• atvērti jautājumi bez risinājuma.

Pievienojiet vai noņemiet punktus atkarībā no sapulces mērķa.

Piezīmju veikšanas prakse ir tik sena, cik noderīga. Un izmantojot mūsdienu resursus, mēs to pārvēršam vienkāršā procesā. Minūtes aizņemšana un pareizās tiešsaistes sapulču lietotnes ir ideāla kombinācija produktivitātei. Tāpēc izmantojiet iespēju bez maksas izpētīt iMind lietotni un atbloķējiet visas funkcionalitātes ar konkrētiem plāniem.