Kā izlemt, kad sasaukt sapulci, nevis sūtīt e-pastu?

Jo vairāk cilvēku attīsta savu biznesu, jo vairāk viņiem ir jāsazinās. Šajā procesā piedalās partneri, klienti, eksperti un citi cilvēki. Bet kāda ir smalkā robeža starp rakstisku e-pasta ziņojumu un sapulcē apspriesto?

Populāras kontaktu metodes

Šodien mēs redzam plašu saziņas līdzekļu klāstu. Tomēr lielākā daļa no tām ir attālinātas. Tas atspoguļo mūsdienu dzīvesveidu, vispārējās tendences un tehnoloģisko progresu, kas vienkāršo informācijas nodošanu jebkurā attālumā. Tātad šodien ir četras visbiežāk izmantotās saziņas metodes:

• Personiskā komunikācija ir vecākā no visiem veidiem. Tas ļauj piedzīvot pilnvērtīgu informācijas apmaiņu vai nu par tēmu, vai neverbālām norādēm.
• Tiešsaistes sapulces ļauj izmantot tikai audio vai kopā ar video. Tie atdarina personiskos, taču ir vislabāk piemēroti profesionāliem mērķiem mūsdienu lietojumprogrammu funkcionalitātes dēļ.
• Plaši izplatīti ir arī telefona zvani, taču atšķirībā no to izmantošanas agrāk, mūsdienās tos pārsvarā aizstāj videozvani. Tā kā tie ļauj apmainīties tikai ar tekstuālu informāciju, tie neatbilst mūsdienu informācijas satura prasībām. Tāpēc cilvēki tos izmanto, lai paziņotu vai jautātu par kaut ko steidzamu biznesā.
• Īsziņas, izmantojot e-pastu un tūlītējos kurjerus, ir vēl izplatītākas nekā tālruņa zvani. Mūsdienās cilvēki saņem paziņojumus gandrīz uzreiz pēc ierašanās, un lielākā daļa dod priekšroku īsziņu sūtīšanai, nevis zvanīšanai. Daži pat uzskata, ka tālruņa zvani bez brīdinājuma ir sliktas manieres.

Tiešsaistes tikšanās un e-pasts ir visizplatītākie un pieprasītākie no minētajiem saziņas līdzekļiem.

Lietišķā saruna

Runājot par to, kā vislabāk sarunāties ar kolēģiem un klientiem, viss ir atkarīgs no konkrētā gadījuma. Ievērojiet principu “jo mazāka vērtība, jo ātrāka ziņojuma pārraide”. Īsām diskusijām, kuras var vadīt pa e-pastu, nav nepieciešams izmantot videokonferenču aprīkojumu.

Bet jebkurā gadījumā atcerieties toni un runas veidu. Vienmēr labāk ir runāt kā cilvēkam, nevis tikai kā biznesa pārstāvim. Esiet pozitīvs un sirsnīgs, lai maksimāli izmantotu savu saziņu.

Populārākie biznesa komunikācijas veidi

Mēs esam minējuši dažus no visizplatītākajiem saziņas līdzekļiem. Lai būtu precīzāk, tie ietver:

• e-pasts - mārketinga kampaņām, piedāvājumu apspriešanai, paziņojumiem un dokumentu apmaiņai;
• tūlītējie kurjeri - ciešākai un ātrākai starppersonu komunikācijai;
• individuālie zvani - ja jums ir neērti tūlītējos kurjeros;
• grupu video sapulces - regulāri vai projektu vai darījumu apspriešanai.

Jo labāk jūs integrējat šos kanālus, jo vairāk rezultātu sniedz jūsu komunikācija. Izmantojot īpašu aparatūru un lietotnes, varat vēl vairāk palielināt savu produktivitāti.

E-pasts VS tiešsaistes sapulce: kad to izmantot

Tiek izstrādāti formālā komunikācijas stila pamatprincipi. Tālāk norādītie vienumi ir jaunākie papildinājumi.

• Ja ir ko piedāvāt, teikt vai apspriest - rakstiet. Nav nepieciešams apgrūtināt cilvēkus, jo jums ir lielisks piedāvājums. Dodiet saviem partneriem vai klientiem laiku izpētīt jautājumu un rakstiski izteikt savu viedokli.
• Nepāradresējiet personu, ar kuru runājat pa e-pastu pārāk daudz reižu. Ja saprotat, ka tas ir iespējams, uzaiciniet viņu uz videokonferenci, lai pārrunātu idejas ar visiem kolēģiem, kas jums jāiesaista.
• Uzņemiet lielāko daļu sava ziņojuma uzreiz un esiet kodolīgi. Mūsdienās ir tendence gūt maksimālu labumu no vismazāk pavadītā laika. Izvairieties no pārāk aizņemtiem e-pastiem un pārvērtiet tos par tikšanos. Tas pats attiecas uz mazvērtīgām sapulcēm, kas var būt e-pasta ziņojumi.

Pievērsiet uzmanību šiem punktiem un uzskatiet klasiskos biznesa komunikācijas noteikumus par visefektīvākajiem.

Vispārīgi noteikumi sanāksmēm un e-pastiem

Noteikumi, kas pastāvēja pirms biežas tiešsaistes attālās saziņas līdzekļu izmantošanas, ir mainījuši mūsdienu prasības. Tādējādi jums ir nepieciešams:

• sekot līdzi laikam vēl precīzāk nekā līdz šim;
• aizmiglojiet fonu, lai jūsu dzīve būtu privāta;
• neesiet pārāk uzmācīgi ar e-pastu; utt.

Ievērojiet loģiku un vispārīgos lietišķās etiķetes noteikumus, un jūs nekad nepaliksit garām.

Mūsdienu cilvēki šķiet atvērtāki. Tomēr viņi vairāk nekā jebkad agrāk vērtē savas personīgās robežas. Šī tendence attiecas uz biznesa komunikāciju. Un, lai radītu pozitīvu iespaidu, jums ir jāievēro šīs robežas. Programmas iMind izmantošana videokonferencēm ļauj ievērot mūsdienu komunikācijas noteikumus, nezaudējot informāciju.