8 padomi, kā paātrināt kopīgu lēmumu pieņemšanu, izmantojot video
Pandēmijas laikā mēs baidījāmies pāriet uz attālinātu darbu: mēs bijām 100% biroju uzņēmums. Bet izrādījās, ka ar video sapulcēm mūsu kolektīvo lēmumu pieņemšana, gluži pretēji, paātrinājās. Tik daudz, ka, atgriežoties birojā, mēs neatteiksimies no videozvaniem. Tālāk mēs dalāmies ar dzīves problēmām. Vispirms - galvenais ģenerālis, pēc tam - trīs sanāksmes posmos: pirms tās, tās laikā un pēc.
Sāciet dienu ar komandas zvanu
Sazinieties ar departamentiem vai projektu komandām. Daudzi šo praksi uzsāka pandēmijas laikā, arī mēs! Un mēs negrasāmies apstāties, izejot no biroja. Mums darba kārtībā ir 3 jautājumi, katrs uz tiem atbild pēc kārtas. Ko tu darīji vakar? Ko tu šodien darīsi? Kādi ir izaicinājumi vai panākumi? Visi vienmēr atrodas uz viena viļņa garuma.
Slikts piemērs:
"Labrīt! Vai tu vakar skatījies futbolu? Jā, tāds mačs. Starp citu, ir tik karsts, ka nevarēju labi aizmigt. Vai visi zina, ko mēs šodien darām? Nu lieliski.”
Labs piemērs:
"Labrīt. Nikita, pastāsti man, ko tu darīji vakar, ko dari šodien. Lieliski paldies. Jautājumi par uzdevumiem? Nē, labi. Maša, kas ar tevi notiek? Labi, labi darīts, Mash. Un šodien es gatavoju ceturkšņa pārskatu. Paldies, jauku dienu!”
Gatavošanās kopīgu lēmumu sapulcei
Pārbaudiet, vai nav papildu dalībnieku
Nevajag visus un visus aicināt uz mītiņu. Uzaiciniet tikai tos, kas ir tuvu tēmai vai var dot savu ieguldījumu sarunā. Džefs Bezoss, Amazon izpilddirektors un viens no bagātākajiem cilvēkiem uz planētas, izmanto “ divu picu likumu ”: uzaiciniet tik daudz cilvēku, cik varat pabarot ar divām picām.
Ja svarīgi apmeklētāji nevar ierasties, pārplānojiet sapulci — daudz labāk, nekā to darīt no jauna.
Slikts piemērs:
Personāldaļas kopsapulcē ar personāla atlases speciālistiem un personāla vadītājiem apspriediet brīvo darba vietu slēgšanas termiņa saīsināšanu.
Labs piemērs:
Kopsapulcē apspriest jautājumus, kas attiecas uz visiem. Lai samazinātu vakanču slēgšanas termiņu, savāc tikai vervētājus.
Iepriekš iesniedziet savu darba kārtību
Sapulces sākšana, izskaidrojot, kas notiks, ir drošs veids, kā iztērēt daudz laika. Nepieciešams apkopot darba kārtību un atgādināt par tēmu, bet, ja jautājumus iesūtīsiet iepriekš, dalībniekiem būs laiks sagatavoties.
Darba kārtību nosūtīt dienu pirms sanāksmes. Šis laiks ir pietiekams sagatavošanās darbam: dalībniekiem būs laiks pārdomām, viņiem var rasties atziņas. Bet laika nav pārāk daudz: cilvēki neaizmirsīs savas idejas. Saskaņā ar Lumen Learning (Amerikas skolotāju apmācības kursi) pētījumu, cilvēki aizmirst ievērojamu daļu jaunas informācijas 24 stundu laikā pēc mācīšanās. Tas ir aprakstīts mācību materiāla nodaļas Atmiņa un informācijas apstrāde sadaļā “Informācijas pārsūtīšana uz ilgtermiņa atmiņu ”.
Slikts piemērs:
"Sveiki! Šodien mūsu tikšanās tēma ir pārsteigums! Apspriežam ceļojumu laikā ar ātrumā braucošu auto un pulksteņa torni!”.
Labs piemērs:
“Kā jūs atceraties no vakardienas e-pastiem, mēs apspriežam ceļošanu laikā ar pārtaktētas automašīnas un torņa pulksteņa palīdzību. Zemecka kungs, kādas ir jūsu domas par to?”
Sapulces rīkošana
Prāta vētra, izmantojot video
Prāta vētra videokonferencē ir ērtāka nekā sanāksmju telpā. Idejas jāpieraksta, saraksts jāredz visiem. Informāciju kopīgu lēmumu pieņemšanai var rakstīt uz tāfeles - bet nākamajā sēdē viss tiks izdzēsts. Un teksta kopēšana no tāfeles darba dokumentos nedarbosies. Jūs varat ierasties konferenču telpā ar klēpjdatoriem vai planšetdatoriem, taču nevarēsiet izveidot ekrānuzņēmumu dokumentā vienu vietu visiem. Ko darīt, ja jums ir galddatori?
Jautājiet, pārrunājiet svarīgas lietas video — bet kā ar drošību? Ja izmantojat Mind, jūsu sanāksmes aizsargā ASV valdības izmantotais protokols .
Slikts piemērs:
Noalgojiet pārvietotāju un programmētāju komandu, lai pārvietotu jūsu stacionāros datorus uz sanāksmju telpu un pēc tam atpakaļ.
Labs piemērs:
Zvaniet, lai pieņemtu vadības lēmumus, izmantojot video saiti.
Tikšanās laikā veiciet piezīmes
Pierakstiet svarīgus punktus - tas palīdzēs, neko nezaudējot, sapulces beigās izveidot kopsavilkumu. Izmaiņu vai papildinājumu gadījumā pēc mītiņa būs nepieciešams tikai “ķemmēt” notis, nevis doties pie citiem cilvēkiem, atkārtojot sapulcē izvirzītos jautājumus.
Videozvani palīdz šajā jautājumā. Izveidojiet dokumentu, izpētiet visus dalībniekus un rediģējiet to reāllaikā, lai kopsapulce pieņemtu lēmumu. Tie varētu būt Google dokumenti vai piezīmju veikšanas lietotnes, piemēram, Apple Notes, MS OneNote, Notion.
Slikts piemērs:
Mītiņa beigās: "Lida, veiciet izmaiņas pārdošanas biznesa procesā, lai atspoguļotu visu, ko mēs apspriedām." Lida dažus mirkļus aizmirsa, dažus pārprata. Uzņēmējdarbības process tiek apstiprināts no ceturtās reizes, pārdošanas daļas vadītājs velta laiku, vēlreiz skaidrojot Lidai sanāksmē apspriesto.
Labs piemērs:
Lida veic izmaiņas, atsaucoties uz savām piezīmēm. Visi sapulces laikā redzēja pierakstus – viss, kas bija neprecīzs vai nepareizs, tika nekavējoties izlabots. Biznesa process ir labs jau pirmajā izdevumā: pārdošanas nodaļas vadītājs veic pāris labojumus un apstiprina to otrajā reizē.
Visietekmīgākie runā pēdējie
Prāta vētras vai diskusijas laikā, ja grupā ir dažāda līmeņa darbinieki, lūdziet seniorus un cienījamākos kolēģus runāt pēdējiem. Ja viņi runā pirmie, pastāv liela iespēja, ka viņi sava statusa dēļ ietekmēs citu viedokļus un kolektīvo lēmumu pieņemšanu, aizverot savu kautrīgāko jaunāko kolēģu daudzsološās idejas.
Slikts piemērs:
"Mēs sākam ralliju. Mūsu vietnieks režisoram ir forša ideja. Kāds vēlas runāt? Neviens? Paldies visiem, uz drīzu tikšanos!”
Labs piemērs:
"Mēs sākam ralliju. Cienījamie jaunpienācēji, jums ir svaigs, nepārprotams skatījums uz mūsu personāla politiku. Vai jums ir kādas idejas par to?"
Pēc tikšanās
Norīkojiet atbildīgo personu un termiņus
Skaidri nosakiet, kurš ir atbildīgs par ieviešanu. Norādiet, kad sagaidāt rezultātu. Atkarībā no uzdevuma apjoma varat iestatīt datumu dažas stundas vai dienas agrāk nekā reālais. Iespēja iegūt to, ko vēlaties, palielināsies laikā 😉
Slikts piemērs:
“Man ir vienalga, kas to dara, bet es gribu uz sava galda savervēt politiku. Dariet to, ko varat, bet dariet to pēc iespējas ātrāk."
Labs piemērs:
"Alena, es uzticu jums darbā pieņemšanas politiku. Termiņš ir nākamajā ceturtdienā, bet beidzas līdz trešdienas pēcpusdienai. Ja kas, būs iespēja rediģēt.
Nosūtiet rezultātus dalībniekiem
Lai pieņemto lēmumu izpilde būtu virsū, visiem dalībniekiem nosūtiet to, par ko viņi vienojās - punktu pa punktam, rakstiski. Lūdziet apstiprināt, ka viss ir tā. Ja tas nav izdarīts, aizņemti vadītāji vai klienti var aizmirst dažus grupas lēmumus. Pēc tam mēģiniet pierādīt, ka rīkojāties tā, kā bija norunāts.
Satiekoties ar video saiti, ralliju var ierakstīt . Vai ir jāatceras detaļas? Apskati ziņu!
Slikts piemērs:
- Kāpēc pie velna mūsu vietne joprojām tiek ielādēta 5 sekundes no Austrālijas?!
- Ivan Ivanovič, mēs to apspriedām un nolēmām, ka emuāra iegulšana ir prioritāte.
- Tā nevar būt, es visus atlaidīšu!
Labs piemērs:
- Paskaties, šeit ir kopsavilkums sapulces čatā, šeit jūs pats iespiedāt patīk. Un lapas ielāde ir ieplānota uzreiz pēc emuāra.
- Vai tiešām. Tā bija, piedod. Iešu paskatīties rallija rekordu, atceries, kāpēc tā nolēmu.
Efektīvas video sapulces kopsavilkums un kontrolsaraksts
Mēs izveidojām jums kontrolsarakstu ar šiem dzīves rīkiem kolektīvu lēmumu pieņemšanai — iekopējiet to savā piezīmju grāmatiņā vai plānotājā:
Katru dienu:
- Sāciet dienu ar komandas zvanu
Pirms mītiņa:
- Iesniedziet dienas darba kārtību
- Vai nav papildu cilvēku?
Mītiņā:
- Prāta vētra – videokonferencē
- Kurš veic piezīmes?
- Pajautājiet senioriem pēdējiem
Pēc mītiņa:
- Norīkot atbildīgās personas un termiņus
- Nosūtiet visiem visu, kas saskaņots rakstiski
Un šeit kontrolsarakstu var lejupielādēt un izdrukāt skaistā dizainā no kontrolsarakstu noformētāja 365done.ru .
Mēs apspriežamies, jo tas ir vienkārši un drošības pasākumi ir pārdomāti un skaidri. Izmēģiniet to - tas ir bez maksas. Un lai jūsu organizācijā palielinās lēmumu pieņemšanas ātrums!