Kā jūs izveidojat priekšnoteikumus efektīvai individuālai virtuālai sapulcei?
Kad jūs strādājat pie kaut kā, jums ik pa laikam jāapspriež daži jautājumi. Un tiešsaistes tikšanās ir ideāls risinājums, lai ātri atrisinātu aktuālās problēmas. Bet kāds ir labākais veids, kā padarīt tos efektīvus, un kāpēc mums ir vajadzīgs ietvars pat individuālajām sanāksmēm?
Kas ir individuāla tikšanās?
Individuāla sapulce ir tiešsaistes sapulce, kas notiek ar vienu personu, izmantojot videokonferenču sistēmu vai video tērzēšanas lietotni. Šis formāts ir izplatītāks nekā parastās komandas sanāksmes, jo tas ir elastīgāks (mazāk dalībnieku, vieglāk organizēt un vadīt).
Tas sniedz cilvēkiem daudz iespēju attālinātai saziņai un biznesa mērķiem.
Ieguvumi no klātienes tikšanās
Personālas darbinieku tikšanās bieži notiek uzņēmumos, kas darbojas hibrīdā vai pilnībā attālinātā veidā. Tie ļauj:
- Ietaupiet laiku un naudu – vai tā būtu individuāla saruna ar darbinieku vai individuāla tikšanās ar vadītāju – tas liek kolēģiem strādāt ātrāk, jo viņi visu var tieši un ātri pārrunāt. Nav nepieciešams doties uz biroju uz interviju vai pieteikt tikšanos biznesa pusdienām: varat piezvanīt, izmantojot video sapulces lietotni.
- Parādiet lielāku produktivitāti – jo ātrāk apspriedīsit un pieņemsit lēmumus, jo ātrāk parādīsies rezultāts. Tas ietekmē jebkuru iekšējo vai ārējo komunikāciju.
- Saproti problēmu skaidrāk – komandas sapulcēs ir situācijas, kad esi nedaudz satraukts par kādu problēmu, un, kad tā ir atrisināta, jālūdz vēlreiz, lai to noskaidrotu. Individuālās tikšanās ļauj izvairīties no šīm neērtībām un padara visu skaidru jau no paša sākuma.
- Veidojiet savstarpēju sapratni – kad divi cilvēki sazinās, viņiem ir vieglāk atrast kopīgu valodu. Viņi var pievērst uzmanību sarunu biedra interesēm un viedokļiem, un savstarpējā saziņa ir vairāk savstarpēja. Tādējādi ir vieglāk atrast kompromisu.
Jūs varat turpināt šo sarakstu, kā vēlaties. Būtība ir tāda, ka dažās situācijās, kad jums ir jāparāda sevi vai jāpārliecina kāds, ir daudz ērtāk piedalīties tiešsaistes konferencē viens pret vienu. Bet, lai sasniegtu vēl labāku rezultātu, jums joprojām ir nepieciešams kaut kāds ietvars.
Kāpēc jums ir nepieciešama sapulces struktūra?
Lai organizētu saziņu ar partneri, vadītāju vai klientu, jums ir nepieciešama individuālas tikšanās struktūra. Starppersonu sarunā ir daudz vieglāk novērst uzmanību un zaudēt diskusiju līniju. Tātad jums ir nepieciešams kāds diplomdarbs, lai vadītu sevi un pieskartos visiem vēlamajiem punktiem. Turklāt, ja jūsu sapulce pāriet no pabeigtiem un pašreizējiem uzdevumiem uz turpmākiem, diskusija būs loģiskāka un jūs, visticamāk, padarīsit savu tikšanos produktīvāku.
Kā strukturēt individuālu tikšanos?
Rāmja izveide ietver sagatavošanu. Tas ietver divus posmus: pirms sanāksmes un sanāksmes laikā.
Pirms sanāksmes jums vajadzētu:
- noteikt kontekstu - kāds projekts, kāds uzdevums un kādas problēmas radās;
- nosakiet individuālās tikšanās darba kārtību - ko vēlaties apspriest un uzsvērt;
- izveido plānu – pieraksti to un atstāj vietu piezīmēm.
Paturot prātā šo struktūru, jums būs vieglāk koncentrēties uz vissvarīgākajiem punktiem. Lūdzu, ņemiet vērā, ka tikšanās laikā labāk ir ievērot šādu secību:
- Sāciet ar reģistrāciju, pajautājiet, vai viss ir kārtībā, vai ir uzticams savienojums, vai sarunu biedram ir kvalitatīva skaņa un video. Varbūt parunājiet dažas minūtes, lai atvieglotu situāciju, ja kaut kas noiet greizi.
- Pārrunājiet grūtības un problēmas, kas jums ir. Tie parasti ir vissteidzamākie pārrunājamie jautājumi, tāpēc sāciet ar tiem, lai nepalaistu garām neko nozīmīgu.
- Atzīstiet uzvaras – nedaudz uzmundriniet sevi, jo problēmu risināšana vienmēr ir saspringta. Pārrunājiet, ar ko un kā tikāt galā un kādus pozitīvus rezultātus sasniedzāt.
- Izveidojiet un izsekojiet darbības, lai noteiktu, kādas nākamās darbības jūs veiksit, lai pabeigtu savu darbu.
Izveidojiet strukturētu diskusiju plānu, un jums būs vieglāk runāt precīzi, kas nozīmē, ka jūsu sarunu biedrs, visticamāk, jūs sapratīs.
Izveidojiet sapulces pamatu atbilstoši savām vajadzībām
Apsveriet sarunas iemeslus. Ja viņš piedāvā dažus ātrus risinājumus, vislabāk ir runāt īsi. Bet joprojām ievērojiet izveidoto plānu, lai koncentrētos uz būtiskāko. Tas ietaupa laiku un pūles, lai atrastu kopīgu valodu. Ja jums kaut kas jāpaskaidro vai jāparāda, iekļaujiet plānā prezentāciju vai citu uzskates līdzekli. Bet ievērojiet secību: no pagātnes uz nākotni, no negatīva uz pozitīvu.
Tiešsaistes individuālās tikšanās ir plaši izplatītas biznesa cilvēku vidū. Tie ir ātri un efektīvi, kas ļauj mums labāk saprast vienam otru un detalizētāk uzsvērt kritisko punktu. Izmantojiet iespēju uzlabot sanāksmes, izmantojot kvalitatīvu videokonferenču aprīkojumu un lietotni iMind.