Kā izveidot virtuālās tikšanās dienas kārtību?

Mūsdienās profesionāļi saskaras ar dažādām vajadzībām saistībā ar mainīto darbplūsmas formu. Un viens no tiem attiecas uz virtuālajām sanāksmēm. Lai sasniegtu vislabākos rezultātus, cilvēkiem ir jāpaliek vēl organizētākiem nekā iepriekš, un komandas sanāksmes darba kārtība ir iespēja.

Ko dara virtuālā konference?

Attālinātās sanāksmes darba kārtība ir ar kādu tēmu saistītu diskusiju punktu un aktivitāšu izklāsts. Darba kārtībā parasti ir:

• disertācija par tēmu;
• secīga darbību secība;
• un informācija par mācību materiāliem.

Lai jūsu programma būtu efektīvs videokonferenču rīks, jums tā ir jānosūta iepriekš (vismaz dienu pirms tiešsaistes sapulces), lai jūsu kolēģi varētu sagatavoties.

Kāpēc sanāksmes darba kārtība ir svarīga?

Lai rīkotu efektīvas virtuālās tikšanās, jums ir nepieciešams plāns. "Efektīvs" nozīmē, ka pēc jūsu saziņas komandai nav jautājumu. Viss ir skaidrs un caurspīdīgs. Lai sasniegtu šo rezultātu, jums ir jāievēro daži punkti un ierobežojumi, īpaši, ja jums ir ierobežots laiks konferencēm.

Efektīvu komandas sanāksmju darba kārtībā ietilpst:

• dati par "Kad? Kur? PVO?" - jautājumi, kas nosaka vietu un dalībniekus;
• formulētais diskusijas mērķis;
• dati par "mājasdarbiem" - kas dalībniekiem jāsagatavo sapulcei;
• darbību secība ar aptuveno katras darbības veikšanas laiku;
• datus par attiecīgo informāciju.

Šī ir vispilnīgākā variācija, taču to var mainīt atbilstoši savām vajadzībām.

Darba kārtības izmantošanas iemesli

Sanāksmju darba kārtības ir īpaši svarīgas un vēlamas, jo tās palīdz:

• labāk ir ievērot galveno tēmas līniju;
• saglabāt organizētību un koncentrēšanos (neatkāpties no galvenajām tēmām);
• ikviena iesaistīšana pirms sanāksmes sākuma (jūs izvēlaties cilvēkus, lai tie varētu runāt; viņi var arī palīdzēt pabeigt programmu)
• padarīt diskusijas rezultātus acīmredzamākus.

No pirmā acu uzmetiena šie punkti šķiet acīmredzami, bet visvienkāršākās lietas bieži tiek ignorētas.

Padomi dienas kārtības iestatīšanai

Komandas sanāksmes darba kārtībā varat izmantot dažādas idejas. Galvenais ir ievērot šādus noteikumus:

• dariet to iepriekš;
• lūdziet to aizpildīt izvēlētajiem cilvēkiem;
• koriģēt un nosūtīt plānu vismaz dienu pirms konferences;
• noteikt termiņus un tos ievērot;
• izcelt svarīgākos diskusiju punktus;
• izcelt aspektus, kas prasa kolektīvus lēmumus;
• izvairīties no tādu notikumu iekļaušanas, kurus ir grūti ierobežot laikā;
• Pieņemsim, ka katrs dalībnieks pilnībā iesaistās — ļaujiet visiem runāt.

Tas nodrošinās vislabāko iespējamo rezultātu.

Konferences darba kārtības veidne

Lai neizgudrotu riteni no jauna, varat izmantot šo veidni.

Izpildiet diagrammu un sakārtojiet, kā vēlaties.

Darba kārtība ir lielisks rīks, lai padarītu jūsu komandu produktīvāku un liktu jums skatīties uz lietām holistiski. Tas padara visu darbplūsmu apzinātu, tāpēc izmantojiet iespēju izbaudīt priekšrocības.